Zo organiseer je een kinderfilmavond zonder gedoe

Begin niet met popcorn, maar met de film, locatie en rechten. Daarna leg je de aanmeldingen vast, verzamel je dieetwensen en bepaal je hoeveel stoelen, kussens, bekers en snacks nodig zijn. Plan de techniek ruim vóór de start: een beamer, laptop, geluid en ondertiteling moeten samen getest worden. Op de dag zelf werk je van ruimte en apparatuur naar eten en ontvangst, zodat je niet nog kabels hoeft weg te werken wanneer de kinderen binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Film en locatie vastleggen
2
Filmrechten controleren
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Herinnering aan deelnemers sturen
8
Definitieve deelnemerslijst maken
9
Filmbestand en ondertiteling testen
2 personen
10
Apparatuur ophalen
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Boodschappen controleren
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Popcorn en snacks klaarzetten
3 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte ventileren
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen en kussens plaatsen
3 personen
19
Projectiescherm opbouwen
2 personen
20
Projector en laptop aansluiten
2 personen
21
Geluid aansluiten
2 personen
22
Film volledig testen
2 personen
23
Kabels veilig afdekken
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Licht en noodverlichting testen
2 personen
26
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
27
Allergenen zichtbaar markeren
28
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
29
Toiletten controleren
30
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
4 personen
32
Kinderen naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
33
Welkomstwoord geven
34
Huisregels uitleggen
35
Film starten
36
Popcorn en drankjes serveren
4 personen
37
Zaal en kinderen begeleiden
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Snacks bijvullen
2 personen
40
Pauze aankondigen
41
Pauzesnacks serveren
4 personen
42
Toiletronde uitvoeren
2 personen
43
Film hervatten
44
Afval en lege bekers verzamelen
2 personen
45
Einde van de film aankondigen
46
Kinderen naar ouders begeleiden
4 personen
47
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Decoratie verwijderen
2 personen
50
Meubilair terugplaatsen
4 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Afval naar containers brengen
2 personen
53
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
54
Toiletten schoonmaken
2 personen
55
Apparatuur inpakken
2 personen
56
Locatie afsluiten
2 personen
57
Geleende spullen retourneren
2 personen
58
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Zitzakkenaantal 12
Kledingrek
Kledinghangersaantal 60

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Afstandsbediening
Reservebatterijenaantal 8
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveertraysaantal 6
Serveerkommenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Popcornmachine

Decoratie

Filmpostersaantal 6
Slingersaantal 8
Filmklapper
Naamkaartjesaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de volledige filmtest minimaal 24 uur vooraf en nogmaals op locatie. Controleer beeld, geluid, ondertiteling, afstandsbediening en reservebatterijen; een bestand dat thuis werkt, kan op een andere laptop of beamer alsnog problemen geven.
Stuur de herinnering uiterlijk 2 dagen voor de filmavond. Vermeld starttijd, eindtijd, locatie, wat kinderen eventueel zelf meenemen en vraag dieetwensen opnieuw te controleren voordat je de boodschappen afrondt.
Maak de definitieve deelnemerslijst zodra de aanmeldtermijn sluit en reken per kind op één zitplaats plus een kleine reserve. Zet stoelen en zitzakken zo neer dat iedereen het scherm ziet en de looproute naar toilet en uitgang vrij blijft.
Zet dranken minstens 2 uur voor de start koud en maak popcorn en snacks pas klaar nadat de techniek is getest. Gebruik herbruikbare bekers, kommen en serveertrays, zodat je tijdens de film minder hoeft rond te lopen met losse verpakkingen.
Werk kabels direct af met kabelmatten en test licht en noodverlichting vóór de ontvangst. Houd zaklampen beschikbaar en laat rondom het projectiescherm genoeg vrije ruimte voor veilig bewegen; versiering mag het zicht en de uitgang niet blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderfilmavond organiseren?: Leg film en locatie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 2 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement, zodat je deelnemerslijst, snacks en dieetwensen kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor openen, ventileren, tafels en zitplaatsen, scherm, beamer, geluid, versiering en snacks. Plan daarna nog 30 minuten zonder kinderen voor een volledige filmtest en het veilig afdekken van kabels.
Wanneer moet ik filmrechten voor een kinderfilmavond controleren?: Controleer de filmrechten voordat je uitnodigingen verstuurt, dus meestal 2 tot 3 weken vooraf. Wacht met het definitief aankondigen van de film totdat je weet dat vertoning op jouw locatie is toegestaan.
Hoeveel snacks en drinken heb ik nodig per kind?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per kind en plan daarnaast water. Voor popcorn en snacks werkt een kleine portie per kind plus 10 procent reserve; houd extra rekening met gemelde dieetwensen en morsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.