Kinderfestival organiseren: checklist van plan tot opruimen

Een kinderfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen spelletjes en hapjes klaarzetten. Leg eerst datum, programma en locatie vast, controleer daarna vergunningen en reserveer leveranciers op tijd. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligersindeling. Op de dag zelf draait alles om een logische terreinindeling, duidelijke activiteitsposten, veilige stroomvoorziening en een plan voor wisselvallig weer. Deze checklist helpt je de 68 taken in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Leveranciers reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Vrijwilligers werven
2 personen
Activiteitenbegeleiders indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Spellen sorteren
2 personen
Prijzen en knutselsets klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Activiteitsposten inrichten
5 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Knutselmateriaal uitstallen
2 personen
Prijzenkraam inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Drankposten inrichten
3 personen
Toiletten controleren
EHBO-koffer plaatsen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Kinderactiviteiten begeleiden
8 personen
Knutseltafel begeleiden
3 personen
Spelmaterialen aanvullen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Wedstrijden begeleiden
3 personen
Gezichtsschilderen begeleiden
2 personen
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
Prijswinnaars registreren
Maaltijd uitserveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Eindronde terrein uitvoeren
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen inpakken
3 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Afval laten afvoeren
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Inschrijftafel
Krukkenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Kinderbekersaantal 60
Bordenaantal 130
Kinderbordenaantal 50
Besteksetsaantal 130
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koekenpannenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Ballonnenpompaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 120

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
zachte ballenaantal 20
Waterbakkenaantal 4
Bellenblaasstokkenaantal 20
Knutseltafellopersaantal 6
Kleurpotlodensetsaantal 20
Schortenaantal 12
Verfkwastenaantal 40
Verfbakjesaantal 12
Gezichtsverfsetsaantal 6
Glittersaantal 6
Prijzen en stickersaantal 150

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbakken voor buitenaantal 6
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Desinfectiemiddelaantal 4
EHBO-koffer

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan vrijwilligers en activiteitenbegeleiders uiterlijk twee weken vooraf in. Maak per activiteitspost duidelijk wie opent, materiaal aanvult en kinderen doorverwijst als een groep vol zit.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wanneer de partytenten worden opgezet. Leg ook vast waar kinderen en materialen droog kunnen staan als een buitenactiviteit niet doorgaat.
Zet een aparte inschrijftafel neer met kinderbekers, naamlabels en informatie over het programma. Zo voorkom je dat ouders bij de activiteitsposten naar aanmeldingen of dieetwensen moeten zoeken.
Test luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste bezoekers komen. Gebruik oplaadbare lampen als een deel van het terrein minder goed verlicht is of de opbouw uitloopt.
Maak prijzen, knutselsets en spellen per activiteit apart klaar voordat je de tafels en stoelen plaatst. Controleer daarna per post of alle materialen aanwezig zijn, zodat je tijdens het festival niet hoeft te sorteren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Controleer vergunningen meteen, omdat de behandeling meerdere weken kan duren. Reserveer leveranciers en informeer vrijwilligers zodra het programma vaststaat.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kinderfestival versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Geef ouders minimaal 2 weken om zich aan te melden en dieetwensen door te geven. Publiceer het definitieve programma uiterlijk 7 dagen voor het festival.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kinderfestival?: Reken per activiteitspost op minimaal 1 begeleider en plan daarnaast 2 tot 3 mensen voor ontvangst, catering, voorraad en onverwachte situaties. Voor een festival met 6 activiteitsposten kom je daarmee uit op ongeveer 10 tot 12 vrijwilligers.
Wanneer controleer ik de materialen en het terrein?: Controleer spellen, prijzen, knutselsets en technische spullen 1 tot 2 dagen vooraf. Inspecteer het terrein op de ochtend zelf vóór de opbouw, neem leveringen aan en controleer daarna of afzettingen, tenten, tafels en activiteitsposten veilig staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.