Checklist pour organiser un festival pour enfants

Un festival pour enfants demande une préparation précise, surtout si plusieurs activités se déroulent en même temps. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis enchaîne avec les autorisations, les fournisseurs et les inscriptions. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier la météo, refroidir les boissons, préparer les encas et contrôler le matériel. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des tâches, des premières réservations à l’installation des postes d’activité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Réserver les fournisseurs
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les animateurs d'activités
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Trier les jeux
2 personnes
Préparer les prix et les kits de bricolage
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les postes d'activité
5 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Disposer le matériel de bricolage
2 personnes
Installer le stand des prix
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Installer les points de boissons
3 personnes
Vérifier les toilettes
Installer la trousse de premiers secours
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Présenter le programme
Encadrer les activités pour enfants
8 personnes
Encadrer l’atelier bricolage
3 personnes
Réapprovisionner le matériel de jeu
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Encadrer les matchs
3 personnes
Animer le maquillage du visage
2 personnes
Assurer le programme musical
2 personnes
Enregistrer les gagnants des prix
Servir le repas
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Effectuer le tour final du site
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Faire évacuer les déchets
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Tabouretsqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets pour enfantsqté 60
Assiettesqté 130
Assiettes pour enfantsqté 50
Couvertsqté 130
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Poêlesqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Panneaux directionnelsqté 10
Badges nominatifsqté 120

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Cônesqté 30
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
balles souplesqté 20
Bacs à eauqté 4
Baguettes à bullesqté 20
Chemins de table pour tables de bricolageqté 6
Sets de crayons de couleurqté 20
Tabliersqté 12
Pinceauxqté 40
Bacs à peintureqté 12
Kits de maquillageqté 6
Paillettesqté 6
Prix et autocollantsqté 150

Nettoyage

Poubellesqté 12
Poubelles d’extérieurqté 6
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Désinfectantqté 4
Trousse de premiers secours

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Prévois les inscriptions au moins 2 à 3 semaines avant le festival : tu connaîtras ainsi le nombre d’enfants, les besoins alimentaires et le nombre d’animateurs nécessaires.
Demande les informations alimentaires dès l’inscription. Prépare une liste séparée des allergies et vérifie les portions avant de faire les courses.
Confirme les livraisons 48 heures à l’avance et réserve un emplacement accessible pour les recevoir. Cela évite de chercher les tables, les tentes ou les boissons au dernier moment.
Vérifie la météo la veille et le matin même. Pour chaque activité extérieure, prévois un emplacement couvert et garde les rallonges, multiprises et lampes rechargeables accessibles.
Installe d’abord le balisage, la table d’inscription et les zones de circulation, puis les tables, les chaises et les postes d’activité. Termine par les jeux, les kits de bricolage, les encas et les boissons refroidies.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival pour enfants ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Les autorisations, la réservation du lieu, les fournisseurs et le recrutement des bénévoles doivent être réglés en premier.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival pour enfants ?: Prévois au minimum 1 adulte responsable par poste d’activité, plus 2 personnes pour l’accueil et l’aide générale. Ajoute 1 bénévole de renfort pour chaque groupe de 10 à 15 enfants si les activités demandent une surveillance rapprochée.
Quand envoyer les invitations pour un festival pour enfants ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant l’événement et fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant. Tu auras ainsi le temps d’ajuster les repas, les kits de bricolage, les jeux et les équipes d’animation.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival pour enfants ?: Contrôle la météo, les livraisons, le matériel et l’aménagement du lieu. Prépare aussi les encas, refroidis les boissons et regroupe les jeux et les kits de bricolage au moins la veille au soir.

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