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Kinderfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kinderfestival braucht mehr Vorbereitung als ein einzelnes Spiel- oder Bastelangebot. Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, prüfe Genehmigungen und buche benötigte Lieferanten. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Helferplanung sowie die Vorbereitung von Aktivitäten und Verpflegung. Kurz vor dem Termin entscheidest du anhand der Wettervorhersage über Zelte, Aufbau und Ausweichlösungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Lieferanten reservieren

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Aktivitätsbetreuer einteilen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Spiele sortieren

    2 Personen

  • Preise und Bastelsets bereitlegen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Aktivitätsposten einrichten

    5 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Bastelmaterial auslegen

    2 Personen

  • Preise-Stand aufbauen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränkestationen einrichten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm vorstellen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    8 Personen

  • Kreativtisch betreuen

    3 Personen

  • Spielmaterial auffüllen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Wettkämpfe begleiten

    3 Personen

  • Gesichtsbemalung betreuen

    2 Personen

  • Musikprogramm organisieren

    2 Personen

  • Preisträger registrieren

  • Mahlzeit servieren

    5 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

  • Verabschiedung der Besucher begleiten

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Abschlussrunde des Geländes durchführen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abwischen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Abfall abtransportieren lassen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 6
  • Anmeldetisch
  • HockerAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KinderbecherAnz. 60
  • TellerAnz. 130
  • KindertellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 130
  • KaffeetassenAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • PfannenAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltedosenAnz. 12

Dekoration

  • BallonsAnz. 200
  • BallonpumpeAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • Wegweiser-SchilderAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 120

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 6
  • KegelAnz. 30
  • ReifenAnz. 12
  • SpringseileAnz. 12
  • weiche BälleAnz. 20
  • WasserbehälterAnz. 4
  • SeifenblasenstäbeAnz. 20
  • BasteltischläuferAnz. 6
  • BuntstiftsetsAnz. 20
  • SchürzenAnz. 12
  • PinselAnz. 40
  • FarbschalenAnz. 12
  • GesichtsmalsetsAnz. 6
  • GlitzerAnz. 6
  • Preise und StickerAnz. 150

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Mülleimer für den AußenbereichAnz. 6
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • DesinfektionsmittelAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Koffer

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane das Programm mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und veröffentliche die Zeiten spätestens 10 Tage vor dem Festival. So können Familien Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Teilnahme an einzelnen Aktivitäten rechtzeitig mitteilen.
  • Teile die Aktivitätsposten nicht erst am Veranstaltungstag ein. Lege pro Posten mindestens eine verantwortliche Person fest und plane zusätzlich 2 bis 3 flexible Helfer für Pausen, Nachschub und unerwartete Ausfälle ein.
  • Prüfe 24 Stunden vor Beginn die Wettervorhersage und bestätige alle Lieferungen. Partyzelte, wiederaufladbare Lampen und Verlängerungskabel werden häufig zu spät kontrolliert, obwohl sie für Schatten, Strom und die Abendstunden gebraucht werden.
  • Kühle Getränke am Vorabend und bereite Snacks so vor, dass sie spätestens 30 Minuten vor Einlass ausgegeben werden können. Stelle am Anmeldetisch Kinderbecher und Kinderteller bereit, damit sich dort keine Schlange wegen fehlendem Geschirr bildet.
  • Beginne den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass: erst Gelände absperren, dann Tische und Stühle aufstellen, Aktivitätsposten einrichten und zuletzt Preise, Bastelsets sowie Lautsprecher und Mikrofon prüfen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kinderfestival organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Genehmigungen, Lieferanten und Helfer sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wie viele Helfer braucht ein Kinderfestival?
Plane mindestens eine Betreuungsperson pro Aktivitätsposten und zusätzlich 2 bis 3 flexible Helfer ein. Bei mehr als 50 Kindern sollte außerdem eine eigene Person für Anmeldung und organisatorische Fragen zuständig sein.
Wann sollte man Einladungen für ein Kinderfestival verschicken?
Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Festival. Setze den Anmeldeschluss auf 7 bis 10 Tage vorher, damit du Mengen für Getränke, Snacks, Teller und Bastelsets passend vorbereiten kannst.
Wie lange dauert der Aufbau für ein Kinderfestival?
Rechne bei Zelten, Sitzplätzen und mehreren Aktivitätsposten mit mindestens 2 Stunden Aufbauzeit. Für die abschließende Kontrolle von Lieferungen, Materialien, Strom und Verpflegung solltest du weitere 30 Minuten einplanen.

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