Kinderfeest organiseren: een praktische checklist

Een kinderfeest loopt soepeler als je eerst de gastenlijst vastlegt en daarna pas eten, spelletjes en versiering regelt. Verstuur uitnodigingen op tijd, noteer dieetwensen en contactgegevens van ouders en werk met een duidelijke aanwezigheidslijst. Controleer enkele dagen vooraf het weer, haal taart en gekoelde producten op en zet dranken koud. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte, tafels en spelhoeken in; daarna volgen buffet, muziek en cadeautafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanwezigheidslijst maken
Ouders contactgegevens noteren
Feestthema bepalen
2 personen
Spellen selecteren
2 personen
Spelmaterialen verzamelen
2 personen
Taart bestellen
Partymaterialen inkopen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Taart en gekoelde producten ophalen
Dranken koud zetten
Hapjes voorbereiden
2 personen
Cadeautafel vrijmaken
Weersverwachting controleren
Binnenruimte opruimen
2 personen
Buitenterrein controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Spelhoeken inrichten
2 personen
Muziek installeren
Cadeautafel inrichten
Buffettafel dekken
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Dranken klaarzetten
Naamkaartjes klaarleggen

Event

Ontvangst van de kinderen
3 personen
Jassen en cadeaus aannemen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Eerste spelronde begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Tweede spelronde begeleiden
3 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart en ijs serveren
3 personen
Cadeaus begeleiden
2 personen
Vrij spelen begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Vertrek van kinderen begeleiden
3 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
2 personen
Spelmateriaal controleren
Geleende spullen retourneren
Overgebleven spullen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kinderstoelenaantal 20
Tafelsaantal 4
Buffettafel
Cadeautafel
Kapstok

Servies

Kinderbordenaantal 24
Kinderbekersaantal 24
Koffiekopjesaantal 12
Vorkenaantal 24
Messenaantal 24
Lepelsaantal 24
Serveerschalenaantal 8
Taartbordjesaantal 24
Taartmes
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Ballonnenpomp
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 5
Confettivrije tafeldecoratieaantal 4
Naamkaartjesaantal 24
Cadeaupapieraantal 2
Lintaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 2
Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 2

Sportmateriaal

zachte ballenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 12
Schatkist
Speelkaartenaantal 2
Kleurpotlodenaantal 24
Viltstiftenaantal 24
Kleurplatenaantal 30
Knutselschortenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Tangenaantal 2
Serveerschalenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2
Vuilnisgrijper
Handveger en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstel

Verlichting

Lichtslingersaantal 3
Batterijlantaarnsaantal 2

Veiligheid

EHBO-doos
Antislipmattenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf en vraag om een uiterste aanmelddatum. Zo houd je minstens 7 dagen over om dieetwensen, afmeldingen en contactgegevens van ouders te verwerken.
Kies uiterlijk 2 weken vooraf het thema en de spellen. Leg per spel het materiaal klaar, bijvoorbeeld zachte ballen, hoepels en springtouwen, en plan één reserveactiviteit voor kinderen die eerder klaar zijn.
Controleer 3 dagen vooraf de boodschappenlijst en de weersverwachting. Bij buitenactiviteiten heb je dan nog tijd om de binnenruimte op te ruimen en een alternatief in te richten.
Haal taart en gekoelde producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op. Zet dranken enkele uren voor de start koud en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf, zodat je niet tijdens het ontvangst in de keuken staat.
Richt 60 tot 90 minuten voor aanvang de ruimte in: tafels en stoelen, buffet, cadeautafel, versiering en spelhoeken. Test de Bluetoothspeaker en leg kinderborden, bekers en taartbordjes op hun plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik uitnodigingen voor een kinderfeest versturen?: Stuur de uitnodigingen meestal 3 tot 4 weken voor het feest. Geef een antwoordtermijn van ongeveer 10 tot 14 dagen, zodat je 1 tot 2 weken hebt voor de definitieve planning.
Wanneer moet ik de taart voor een kinderfeest bestellen?: Bestel de taart bij voorkeur 7 tot 14 dagen vooraf, afhankelijk van de gewenste uitvoering. Plan het ophalen op de feestdag of maximaal 1 dag eerder en bewaar de taart gekoeld.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kinderfeest klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten voor het klaarzetten van tafels, buffet, cadeautafel, versiering, muziek en spelhoeken. Trek bij een buitenfeest nog 30 minuten uit om het terrein te controleren.
Wanneer regel ik dieetwensen en contactgegevens van ouders?: Vraag dieetwensen en telefoonnummers tegelijk met de aanmelding op en verwerk alles uiterlijk 7 dagen voor het feest. Maak daarna een definitieve aanwezigheidslijst voor ontvangst en noodgevallen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.