Kinderdisco organiseren: checklist en planning

Een kinderdisco vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en versiering. Leg eerst datum en zaal vast, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en informeer ouders duidelijk over tijden, ophalen en noodcontacten. Test geluid en verlichting vóór de dag zelf en zet muziek, spelrondes en vrijwilligers klaar. Met deze checklist houd je ook de praktische details bij: van allergievrije hapjes en gekoelde dranken tot een vrije dansvloer en een werkende microfoon.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zaal vastleggen
Reservering bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Ouderinformatie versturen
Muziek voor kinderen selecteren
2 personen
Muziekbestanden op USB zetten
Programma en spelrondes maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Toestemming voor foto's verzamelen
Geluid en verlichting testen
2 personen
Spelmateriaal controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes portioneren
3 personen
Allergievrije hapjes apart zetten
2 personen
Aanwezigheidslijsten printen
Materialen naar de zaal brengen
3 personen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Lichtapparatuur ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Inchecktafel inrichten
2 personen
Hapjes- en drankentafel inrichten
3 personen
Veiligheidsuitgangen vrijmaken
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers kort instrueren
3 personen

Event

Kinderen registreren bij binnenkomst
3 personen
Ouders naar vertrekpunt begeleiden
2 personen
Kinderdisco openen
2 personen
Dansmuziek bedienen
Dansspellen begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Rustmoment begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Danswedstrijd begeleiden
3 personen
Spelmaterialen uitdelen
2 personen
Groepsspellen begeleiden
4 personen
Avondhapjes serveren
3 personen
Kinderen naar ouders begeleiden
3 personen
Uitchecken en spullen meegeven
3 personen
Muziek afsluiten

Nazorg

Apparatuur veilig uitschakelen
2 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 4
Kledingrek
Klaptafel

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Laptop
USB-stickaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 4
Discolampaantal 2
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Papieren sterrenaantal 20
Tafelkledenaantal 8
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Tangen en lepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Schalen voor snacksaantal 12
Koelelementenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Sportmateriaal

Hoepelsaantal 12
Zachte ballenaantal 12
Lintjesaantal 30
Pionnenaantal 20
Prijzendoosjesaantal 40

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 2

Registratie

Aanwezigheidslijstenaantal 6
Naamstickersaantal 120
Pennenaantal 12
Polsbandjesaantal 120
Informatiebordenaantal 6

Overig

Opbergkrattenaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 4
Scharenaantal 6
Kist met gevonden voorwerpen

Tips

Stuur ouderinformatie uiterlijk 7 dagen voor de kinderdisco. Vermeld begin- en eindtijd, locatie, haalafspraken, noodnummer, kledingadvies en wanneer kinderen iets eten of drinken.
Maak het programma in blokken van 15 tot 20 minuten. Wissel dansen af met spelrondes, zodat kinderen niet de hele middag alleen op de dansvloer staan.
Test actieve speakers, mengpaneel, draadloze microfoon, laptop, USB-stick en verlichting minstens 1 dag vooraf. Neem ook verlengkabels en stekkerdozen mee; die ontbreken vaak pas bij het aansluiten.
Zet allergievrije hapjes apart op een duidelijk gemarkeerde serveerschaal en gebruik daarvoor eigen tangen of lepels. Koel dranken vooraf en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per kind.
Maak de dansvloer vóór de gasten binnenkomen volledig vrij en print de aanwezigheidslijsten. Plan minimaal 60 minuten voor opbouw, inclusief tafels, stoelen, versiering, geluidsapparatuur en controle van toiletten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderdisco organiseren?: Leg de datum en zaal bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit aanmeldingen 7 dagen voor het feest, zodat je aantallen, dieetwensen en vrijwilligers kunt regelen.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een kinderdisco?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per kind en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor en houd extra water apart voor actieve spelrondes.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig bij een kinderdisco?: Plan minimaal 1 begeleider per 10 tot 12 kinderen, plus één volwassene bij ontvangst en één persoon voor muziek en techniek. Bij 30 kinderen kom je dus uit op ongeveer 4 tot 5 volwassenen.
Wanneer test ik de muziek en verlichting voor een kinderdisco?: Test de geluidsapparatuur, USB-stick, microfoon en verlichting minstens 1 dag vooraf. Doe op locatie opnieuw een korte controle zodra alles is aangesloten en reserveer daarvoor minimaal 30 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.