Checklist voor een kinderboerderij open dag

Een open dag op de kinderboerderij vraagt meer voorbereiding dan alleen activiteiten klaarzetten. Je plant tegelijk het dierenprogramma, de ontvangst van bezoekers, vrijwilligers, catering en de praktische opbouw buiten. Begin met datum, programma en openingstijden en werk daarna toe naar reserveringen, leveringen en taakverdeling. In de laatste dagen controleer je het weer, verzorg je de dieren extra en test je kassa, pinapparaat en stroom voordat de eerste bezoekers komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Openingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen maken
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Dierenprogramma controleren
2 personen
Dierenverblijven inspecteren
2 personen
Dieren extra verzorgen
2 personen
Voerporties klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Allergenenlabels maken
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Kinderactiviteiten voorbereiden
3 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Geldwisselgeld klaarleggen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Kraam voor informatie inrichten
2 personen
Kassapunt inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Speelzone afzetten
2 personen
Knuffelhoek veilig inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers briefen
2 personen
Dierenrust voor opening creëren
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Informatiekraam bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Dieren rondleiden
2 personen
Voermoment begeleiden
3 personen
Knuffelhoek begeleiden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Ponyritjes begeleiden
4 personen
Quizronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Dierenwelzijn controleren
2 personen
Rustpauzes voor dieren uitvoeren
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Dieren terugbrengen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
Dierenverblijven nalopen
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen reinigen
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Kassaopbrengst afstorten
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Herbruikbare koffiebekersaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Dienbladenaantal 6

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Contant geldkistje
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonaantal 2
Megafoon
Handmicrofoon

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Buitenlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Infobordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Pijlbordjesaantal 12

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Houten kruiwagensaantal 3
Hoepelsaantal 8
Ballenaantal 10
Ringwerpsetsaantal 3
Schminksetsaantal 3
Kleurpotlodenaantal 24
Kleurplatenaantal 150
Ponyhoofdstellenaantal 4
Poetssets voor pony'saantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het dierenprogramma uiterlijk enkele weken vooraf vast en controleer vlak voor opening opnieuw of alle dierenverblijven veilig en toegankelijk zijn. Plan extra verzorging en zet voerporties klaar voordat vrijwilligers met publieksactiviteiten beginnen.
Maak per tijdsblok een vrijwilligersindeling: minimaal één persoon voor ontvangst en betalingen, één voor kinderactiviteiten en één die toezicht houdt op dieren en bezoekers. Geef iedere vrijwilliger vooraf een mobiel telefoonnummer van de coördinator.
Controleer drie dagen vooraf de weersverwachting en bepaal waar partytenten, klaptafels en zitplaatsen komen. Zet bij buitengebruik verlengsnoeren en stekkerdozen zo neer dat bezoekers er niet over kunnen struikelen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en maak allergenenlabels voordat hapjes op serveerschalen komen. Zet dranken gekoeld klaar, maar houd koffie en heet water pas kort voor het programma warm in thermoskannen.
Test de kassa en pinapparaten uiterlijk de dag ervoor en leg contant wisselgeld apart klaar. Hang routebordjes en bewegwijzering vóór de opbouw van tafels en stoelen op, zodat bezoekers direct de ingang, activiteiten en dierenverblijven vinden.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kinderboerderij open dag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, openingstijden en vrijwilligers. Plan de definitieve leveringen, reserveringen en materialen uiterlijk 1 week voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kinderboerderij open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 20 tot 30 bezoekers tegelijk, plus een coördinator. Voor ontvangst, kinderactiviteiten en toezicht bij dieren heb je daarnaast per onderdeel een vast aanspreekpunt nodig.
Wanneer controleer je het weer voor een kinderboerderij open dag?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die momenten om partytenten, buitenactiviteiten, tafelschikking en verlichting aan te passen.
Wanneer moet ik eten en drinken voorbereiden voor een open dag?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten uiterlijk de dag ervoor. Bereid hapjes op de ochtend zelf, maak allergenenlabels vooraf en zet gekoelde dranken enkele uren voor opening koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.