Checklist pour organiser les portes ouvertes d’une ferme pédagogique

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un déroulé clair, des enclos prêts et une équipe qui sait quoi faire à chaque heure. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des horaires et inscriptions jusqu’au rangement final. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, étiquettes d’allergènes, météo, paiements, signalétique et matériel électrique. Prévoyez davantage de temps pour l’installation si des tentes, tables et activités enfants sont nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Publier les horaires d’ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le programme animalier
2 personnes
Inspecter les enclos des animaux
2 personnes
Prendre soin des animaux supplémentaires
2 personnes
Préparer les portions de nourriture
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Créer les étiquettes d'allergènes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Préparer les activités pour enfants
3 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Préparer la monnaie
Installer la signalétique
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer le point de caisse
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Délimiter la zone de jeu
2 personnes
Aménager un coin câlins en toute sécurité
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Créer un espace de repos pour les animaux avant l’ouverture
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Présenter le programme
Tenir le stand d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Faire visiter les animaux
2 personnes
Encadrer le moment du repas
3 personnes
Encadrer le coin câlins
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Encadrer les balades à poney
4 personnes
Animer la session de quiz
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Vérifier le bien-être animal
2 personnes
Effectuer les pauses de repos pour les animaux
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Ramener les animaux
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Déposer les recettes de la caisse
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 4
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à café réutilisablesqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Plateauxqté 6

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caisse en espèces
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphone mobileqté 2
Mégaphone
Microphone à main

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes d'extérieurqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 10
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Panneaux de directionqté 12

Matériel de sport

Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Brouettes en boisqté 3
Cerceauxqté 8
Ballonsqté 10
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Kits de maquillageqté 3
Crayons de couleurqté 24
Coloriagesqté 150
Harnachements pour poneysqté 4
Kits de toilettage pour poneysqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’annoncer les horaires : prévoyez des créneaux précis pour les visites, les activités enfants et le programme animalier, puis publiez les heures d’ouverture au moins 2 semaines à l’avance.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement. Préparez ensuite les étiquettes d’allergènes avec les portions et les en-cas réellement servis.
Faites une vérification météo 48 heures avant, puis le matin même. Les tentes, les tables, les chaises et la signalétique doivent être installées avant l’arrivée du public, avec un itinéraire visible dès le parking ou l’entrée.
Testez la caisse et chaque terminal de paiement la veille, et préparez la monnaie avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises afin d’éviter de chercher une prise ou un câble pendant l’accueil.
Attribuez chaque bénévole à une mission et à un horaire précis au moins 3 jours avant. Gardez une personne disponible pour les imprévus : animal supplémentaire à surveiller, livraison en retard ou activité à déplacer.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser des portes ouvertes à la ferme ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour fixer la date, publier les horaires, envoyer les invitations et répartir les bénévoles. Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant si des réservations ou des livraisons sont nécessaires.
Quand vérifier la météo pour une journée portes ouvertes ?: Consultez les prévisions 48 heures avant, puis faites une dernière vérification le matin de l’événement. Décidez à ce moment-là quelles activités restent dehors et quelles activités doivent être déplacées sous les tentes ou à l’intérieur.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une ferme pédagogique ?: Prévoyez au moins 1 bénévole par zone ouverte au public, plus 1 personne à l’accueil et 1 personne pour les imprévus. Ajoutez du renfort pendant les pics d’arrivée et les activités enfants.
Quand préparer la nourriture et les boissons ?: Faites les courses et préparez les portions la veille lorsque c’est possible. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture et terminez les en-cas le jour même en respectant les besoins alimentaires recueillis.

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