Checklist kinderboerderij open dag organiseren

Een kinderboerderij open dag vraagt om meer dan activiteiten voor bezoekers. Je moet dierenverzorging, vrijwilligers, veiligheid en bezoekersstromen tegelijk organiseren. Leg eerst datum, openingstijden, vergunningen en meldingen vast; werk daarna toe naar een duidelijk programma en rooster. Controleer in de laatste week niet alleen het terrein, maar ook dierenverblijven, stroompunten, toiletten, voer en koelproducten. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat praktische zaken op de dag zelf blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Dierenverzorging informeren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Levering van boodschappen reserveren
Toiletten controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Dierenverblijven controleren
2 personen
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
Programma en plattegrond maken
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Voorraad dierenvoer controleren
Boodschappenlijst bestellen
Boodschappen ontvangen
2 personen
Houdbare voorraad opslaan
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Versiering voorbereiden
2 personen
Naambordjes voor vrijwilligers maken
Weersverwachting controleren
Terrein inspecteren
2 personen
Dieren voeren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringtafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dierenvoerporties klaarzetten
2 personen
Knuffelhoek veilig inrichten
2 personen
Kinderactiviteiten klaarzetten
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Routepijlen plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Dieren voeren begeleiden
3 personen
Knuffelhoek begeleiden
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Terrein en dieren controleren
2 personen
Laatste programmaonderdeel aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Dieren afsluiten en voeren
2 personen

Nazorg

Catering afsluiten
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelproducten controleren
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
Dierenverblijven nabeoordelen
2 personen
Sanitair grondig schoonmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Ontvangstbalie
Kledingrekkenaantal 2
Kleedjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Eerste hulpdoos
Zaklampenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 16
Contantgeldkistje
Pinapparaat
Powerbanksaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 20
Koelthermometersaantal 4
Foodboxenaantal 12
Thermosflessenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Naambadgesaantal 40
Krijtbordenaantal 8
Markeerstiftenaantal 12
Programmapostersaantal 20
Plattegrondenaantal 150
Routepijlenaantal 20
Schilderstapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Houten werpspelaantal 2
Hoepelsaantal 10
Zachte ballenaantal 12
Springtouwenaantal 8
Kleurplatenaantal 150
Kleurpotlodenaantal 10
Dierenquizkaartenaantal 100
Waterbakkenaantal 6
Hekjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Afvalbakkenaantal 10
Handschoenenaantal 12
Papieren handdoekhoudersaantal 4

Tips

Plan de bezoekersroute vóór je het programma definitief maakt. Markeer waar de ontvangstbalie, activiteiten, toiletten, dierenverblijven en eetpunten komen, zodat bezoekers niet door werk- of voerruimtes hoeven te lopen.
Maak het vrijwilligersrooster minimaal 1 week vooraf en zet per tijdsblok een aanspreekpunt bij de ontvangst, activiteiten en dieren. Plan ook aflossing; een vrijwilliger die 4 uur achter elkaar staat, heeft geen ruimte voor pauze of onverwachte hulp.
Controleer eten en drinken in twee stappen: reserveer de levering op tijd en koel bederfelijke producten direct na ontvangst. Zet houdbare voorraad apart en gebruik koelboxen met koelelementen als een vaste koelplek ontbreekt.
Doe de terreininspectie uiterlijk de dag vóór de open dag. Test alle stroompunten met koffiezetapparaten, waterkokers, geluidsinstallatie en microfoon en leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo dat bezoekers er niet over kunnen struikelen.
Maak een korte briefing voor vrijwilligers met route, programma, hygiëne en omgang met dieren. Naambadges en een zichtbaar krijtbord bij de ontvangst verkorten de uitleg en maken duidelijk bij wie bezoekers terechtkunnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderboerderij open dag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, vergunningen en meldingen. Regel vrijwilligers, publiciteit en leveranciers daarna uiterlijk 4 weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kinderboerderij open dag?: Dat hangt af van het programma en het aantal bezoekers, maar plan per gelijktijdige activiteit minstens 2 mensen: één voor begeleiding en één voor toezicht of vragen. Voeg daarnaast per dienst een aanspreekpunt toe voor ontvangst en dierenzorg.
Wanneer controleer je de dierenverblijven voor een open dag?: Doe een eerste controle ongeveer 1 week vooraf en een laatste ronde op de dag vóór opening. Controleer dan hekwerken, looproutes, voer, drinkwater en plekken waar bezoekers te dicht bij de dieren kunnen komen.
Wat moet je de dag vóór een kinderboerderij open dag regelen?: Controleer het terrein, de toiletten, stroompunten, dierenverblijven, materialen en weersverwachting. Zet houdbare voorraad klaar, koel verse producten en leg plattegrond, vrijwilligersrooster en naambadges bij de ontvangstbalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.