Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à la ferme pédagogique

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple, des animaux bien encadrés et une équipe visible au bon endroit. Commencez par fixer les horaires, vérifier les autorisations et répartir les bénévoles, puis préparez l’accueil, les enclos, les activités et le ravitaillement. Cette checklist rassemble 71 tâches et 64 fournitures pour suivre l’organisation dans l’ordre, sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment : toilettes, météo, chaîne du froid et signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Informer le soin des animaux
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la livraison des courses
Vérifier les toilettes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Créer le programme et le plan
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
Vérifier les stocks de nourriture pour animaux
Commander la liste de courses
Réceptionner les courses
2 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Préparer la décoration
2 personnes
Faire des badges pour les bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site
2 personnes
Nourrir les animaux
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les tables de catering
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les portions de nourriture pour animaux
2 personnes
Aménager un coin câlins en toute sécurité
2 personnes
Installer les activités pour enfants
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Encadrer le nourrissage des animaux
3 personnes
Encadrer le coin câlins
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Contrôler le terrain et les animaux
2 personnes
Annoncer le dernier élément du programme
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Isoler et nourrir les animaux
2 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
Réévaluer les enclos des animaux
2 personnes
Nettoyer les sanitaires en profondeur
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 4
Accueil
Portants à vêtementsqté 2
Couverturesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Système de sonorisation
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Piles rechargeablesqté 16
Caisse à espèces
Terminal de paiement
Batteries externesqté 3

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 20
Thermomètres de réfrigérationqté 4
Boîtes repasqté 12
Bouteilles isothermesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 40
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueursqté 12
Affiches du programmeqté 20
Plansqté 150
Flèches de directionqté 20
Ruban de masquageqté 6
Attaches-câblesqté 200

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Matériel de sport

Jeu de lancer en boisqté 2
Cerceauxqté 10
Balles souplesqté 12
Cordes à sauterqté 8
Coloriagesqté 150
Crayons de couleurqté 10
Cartes quiz sur les animauxqté 100
Bacs à eauqté 6
Barrièresqté 12
Gants de travailqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Poubellesqté 10
Gantsqté 12
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Conseils

Bloquez les horaires et les autorisations plusieurs semaines avant l’ouverture. Gardez aussi un créneau précis pour l’inspection du site et des enclos la veille.
Prévoyez un bénévole à l’accueil, un autre pour orienter les visiteurs et des personnes dédiées aux animaux et aux activités. Formalisez les créneaux dans un planning partagé au moins 7 jours avant.
Définissez un parcours à sens clair et affichez-le avec des panneaux en ardoise. Vérifiez que les zones d’animaux, les toilettes, les points d’alimentation et les sorties sont repérables dès l’arrivée.
Contrôlez les stocks de nourriture pour animaux avant de commander les courses destinées aux visiteurs. À la réception, mettez les produits réfrigérés au frais immédiatement et stockez les denrées non périssables à part.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis adaptez les tentes, les tables et le matériel électrique. Testez le système de sonorisation, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes à la ferme ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 pour l’orientation et 1 par zone d’animation ou d’animaux. Pour une fréquentation soutenue, constituez des équipes qui se relaient toutes les 2 à 3 heures afin de garder les postes occupés.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez les invitations environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Relancez les personnes inscrites 5 à 7 jours avant pour confirmer leur venue et recueillir les besoins alimentaires.
Quand vérifier les enclos et les toilettes avant l’événement ?: Faites une première vérification 7 jours avant pour organiser les réparations ou le nettoyage. Effectuez une inspection complète la veille, puis un dernier contrôle 1 à 2 heures avant l’ouverture.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au moins 1 gobelet, 1 assiette et 1 jeu de couverts par visiteur attendu, puis ajoutez une réserve de 10 à 15 %. Si la vaisselle réutilisable est lavée sur place, prévoyez plusieurs rotations et des bacs séparés pour le propre et le sale.

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