Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en una granja infantil

Una jornada de puertas abiertas en una granja infantil necesita más coordinación que una visita normal: hay animales, actividades, comida, familias y voluntarios en el mismo espacio. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico, desde fijar la fecha y tramitar permisos hasta revisar los recintos y preparar la recepción. También contempla las compras, el material, el recorrido de visitantes y el plan alternativo para el tiempo. Empieza varias semanas antes y reserva los últimos días para comprobaciones sobre el terreno.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Informar al cuidado de animales
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar la entrega de la compra
Comprobar los baños
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar los recintos de los animales
2 personas
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
Crear el programa y el plano
2 personas
Crear el horario de voluntarios
Comprobar el material de actividades
2 personas
Comprobar el stock de pienso para animales
Encargar la lista de la compra
Recibir los víveres
2 personas
Almacenar existencias no perecederas
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Preparar la decoración
2 personas
Hacer carteles con nombres para voluntarios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el recinto
2 personas
Alimentar a los animales
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar las mesas de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las porciones de comida para animales
2 personas
Montar la zona de abrazo de forma segura
2 personas
Preparar las actividades para niños
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar flechas de ruta
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Guiar visitas
3 personas
Guiar la alimentación de los animales
3 personas
Guiar el rincón de abrazos
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el recinto y los animales
2 personas
Anunciar el último punto del programa
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Cerrar y alimentar a los animales
2 personas

Seguimiento

Cerrar catering
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Comprobar los productos refrigerados
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
Revisar de nuevo los recintos de animales
2 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas altascant. 4
Mostrador de recepción
Percheroscant. 2
Mantelescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Equipo de sonido
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Baterías recargablescant. 16
Cajita para efectivo
Máquina de sellado
Baterías externascant. 3

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 20
Termómetros para refrigeracióncant. 4
Cajas de comidacant. 12
Botellas térmicascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Credencialescant. 40
Pizarrascant. 8
Rotuladores fosforescentescant. 12
Pósteres del programacant. 20
Planoscant. 150
Flechas de rutacant. 20
Cinta de pintorcant. 6
Bridascant. 200

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 8

Material deportivo

Juego de lanzamiento de maderacant. 2
Aroscant. 10
Pelotas blandascant. 12
Cuerdas para saltarcant. 8
Libros para colorearcant. 150
Lápices de colorescant. 10
Tarjetas de quiz de animalescant. 100
Bandejas de aguacant. 6
Vallascant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Papeleracant. 10
Guantescant. 12
Dispensadores de papel de cocinacant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el horario y los permisos antes de publicar la jornada. Deja al menos 3 semanas para reunir voluntarios, gestionar inscripciones y comunicar las condiciones de visita.
Define una ruta única para los visitantes y señala en el plano la recepción, los baños, los recintos, las actividades y las salidas. Haz un recorrido completo 1 o 2 días antes para detectar cruces, zonas estrechas o puntos sin cobertura.
Asigna turnos de voluntariado de 2 a 3 horas y entrega a cada persona una credencial con su función. Prevé al menos una persona en recepción, otra para orientar al público y otra pendiente de cada actividad o zona de animales.
Separa las compras por fecha de consumo: guarda los productos no perecederos al recibirlos y enfría los refrigerados el mismo día. Comprueba también el stock de pienso para animales, porque no debe mezclarse con la previsión de comida para visitantes.
Revisa el pronóstico 48 horas antes y vuelve a inspeccionar el recinto la mañana del evento. Comprueba carpas, mesas, electricidad, cables, baños, recintos de animales y el material de actividades antes de que lleguen las primeras familias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en una granja infantil?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese margen permite fijar horario, comprobar permisos, reclutar voluntarios, publicar las inscripciones y encargar la compra sin depender de gestiones de última hora.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula al menos 1 voluntario para recepción, 1 para orientar el recorrido y 1 por cada actividad o zona de animales activa. Para grupos de 30 a 40 visitantes, suele ser más manejable trabajar con 6 a 8 personas por turnos.
¿Cuándo hay que revisar los recintos de los animales?: Haz una revisión completa entre 24 y 48 horas antes y otra inspección la misma mañana. Comprueba cierres, vallas, accesos, señalización y que la ruta del público no interfiera con el cuidado de los animales.
¿Cuándo se prepara la comida y la bebida para el evento?: Recibe la compra según la fecha de consumo: los productos no perecederos pueden almacenarse al llegar, mientras que los refrigerados deben enfriarse el mismo día. Deja listas las bebidas, vajilla y equipos de café antes de abrir la recepción.

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