Zo organiseer je een kinderactiviteitenmiddag

Begin met de datum, locatie en leeftijdsgroep, en bouw daarna het programma rond een beperkt aantal activiteitenstations. Regel vrijwilligers en materialen vroeg, want vooral reserveringen, ouderinformatie en dieetwensen blijven snel liggen. Werk met een draaiboek per tijdstip en geef iedere vrijwilliger één duidelijke taak. Controleer vlak voor de middag de aanmeldingen, het weer en de binnenoptie. Op de dag zelf draait alles om een logische looproute, zichtbare uitleg en voldoende tijd voor opbouw en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Activiteitenprogramma opstellen
2 personen
3
Begroting en boodschappenlijst maken
2 personen
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Activiteiten en materialen reserveren
2 personen
9
Ouderinformatie voorbereiden
10
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
11
Spelregels en instructies schrijven
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Binnenprogramma voorbereiden
2 personen
14
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
15
Vrijwilligersinstructies delen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Materialen ophalen
2 personen
18
Koelwaren koelen
2 personen
19
Fruit en groenten voorbereiden
2 personen
20
Prijzentafels samenstellen
2 personen
21
Naambadges voorbereiden
22
Programma en bewegwijzering printen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Activiteitenstations inrichten
5 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Geluidsapparatuur testen
28
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
29
Registratietafel klaarzetten
2 personen
30
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
31
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
32
Vrijwilligers instrueren
2 personen
33
Kinderen registreren
3 personen
34
Ouders en kinderen welkom heten
2 personen
35
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
36
Sport- en spelronde begeleiden
4 personen
37
Speurtocht begeleiden
3 personen
38
Pauzedrankjes serveren
3 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Afval en tafels controleren
2 personen
42
Dans- en muziekactiviteit begeleiden
2 personen
43
Prijsjes uitreiken
2 personen
44
Kinderen veilig laten ophalen
3 personen
45
Eindcontrole locatie uitvoeren
2 personen

Nazorg

46
Activiteitenmateriaal verzamelen
4 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Versiering verwijderen
2 personen
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
54
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Klaptafelsaantal 3
Tafelkleedtafelsaantal 2
Partytentenaantal 2
Picknickkleedjesaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Mokkenaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 60

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Lamineerapparaat

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 10
Koelelementenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 3
Zachte ballenaantal 8
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Estafettestokkenaantal 8
Doeltjesaantal 2
Spelparachute
Stoepkrijtaantal 12
Bellenblaasaantal 6
Sponsballenaantal 20
Waterbekersaantal 30
Blinddoekenaantal 10
Schatkist
Plastic hoepelringenaantal 20
Parcoursmattenaantal 6
Knutseltafellopersaantal 8
Schortenaantal 20
Verfkwastenaantal 40
Kleurpotlodenaantal 60
Viltstiftenaantal 60
Kinderschaarsetsaantal 20
Lijmstiftenaantal 20
Knutselbakkenaantal 10
Gezelschapsspellenaantal 8
Prijsbekersaantal 20
Medaillelintenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
Batterijlantaarnsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 20 tot 30 minuten en zet per activiteit een korte spelregel en instructie klaar. Zo hoeven vrijwilligers niet ter plekke te bedenken wat ze moeten uitleggen.
Wijs per station minimaal één vrijwilliger aan en maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf. Plan daarnaast één persoon voor ontvangst, naambadges en vragen van ouders.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer de lijst opnieuw 2 dagen vooraf. Zet fruit, groenten en andere versnaperingen apart klaar wanneer kruisbesmetting een risico vormt.
Maak uiterlijk 2 dagen voor de middag een binnenprogramma voor slecht weer. Controleer ook de weersverwachting en leg pijlborden, verlengkabels en stekkerdozen zo klaar dat de buitenopstelling snel kan worden aangepast.
Open de locatie minstens 90 minuten vóór aanvang. Zet eerst tafels, stoelen en activiteitenstations neer, test de bluetoothspeaker en plaats daarna pas decoratie, prijzentafels en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kinderactiviteitenmiddag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per activiteitenstation, plus 2 mensen voor ontvangst en algemene hulp. Bij 5 stations heb je dus minstens 7 vrijwilligers nodig; plan bij voorkeur 1 extra persoon voor pauzes en onverwachte drukte.
Hoe lang van tevoren moet je een kinderactiviteitenmiddag organiseren?: Start 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en vrijwilligers. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor de middag.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kinderactiviteitenmiddag?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en 30 tot 45 minuten voor het opruimen. Bij meerdere activiteitenstations, partytenten of een binnen-buitenopstelling is 2 uur opbouw praktischer.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een kinderactiviteitenmiddag?: Maak uiterlijk 2 dagen vooraf een volledig binnenprogramma en controleer of alle activiteiten daar passen. Verplaats niet alleen de spellen, maar ook ontvangst, bewegwijzering, tafels, stoelen en materialen naar de binnenlocatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.