Zo organiseer je een kerstviering zonder haastwerk

Begin een kerstviering niet met versiering, maar met datum, locatie en het programma. Daarna weet je hoeveel gasten je moet verwachten en kun je dieetwensen, catering en reserveringen goed regelen. Plan vervolgens muziek, het kerstverhaal en eventuele spellen, zodat het programma niet alleen uit eten bestaat. Controleer in de laatste week de aantallen en regel de boodschappen. Op de dag zelf werk je van ruimte naar tafel: eerst opstellen en testen, daarna decoreren, buffet klaarzetten en koffie en thee voorbereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen definitief maken
7
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Muziek afspeellijst maken
10
Kerstverhaal voorbereiden
11
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
4 personen
15
Locatie controleren
2 personen
16
Tafels opstellen
4 personen
17
Stoelen plaatsen
4 personen
18
Tafels dekken
4 personen
19
Kerstboom versieren
3 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Verlichting plaatsen
2 personen
22
Geluidsapparatuur testen
2 personen
23
Buffet klaarzetten
4 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Informatietafel inrichten

Event

26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Welkomstdrank serveren
3 personen
28
Hapjes serveren
4 personen
29
Kerstprogramma begeleiden
2 personen
30
Buffet uitserveren
5 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Koffie en thee bijvullen
2 personen
33
Servies afruimen
3 personen
34
Kerstspel begeleiden
2 personen
35
Dessert serveren
3 personen
36
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

37
Restanten verpakken
3 personen
38
Afval verzamelen
3 personen
39
Servies afwassen
4 personen
40
Meubilair terugplaatsen
4 personen
41
Locatie schoonmaken
4 personen
42
Decoratie verwijderen
3 personen
43
Materialen controleren
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Slingersaantal 10
Kerstkransenaantal 3
Tafellopersaantal 8
Kerstservettenhoudersaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledkaarsenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag genodigden om zich uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf aan te melden. Verzamel tegelijk dieetwensen; zo hoef je niet op de dag zelf nog uit te zoeken welke gerechten veilig zijn.
Maak het programma met vaste tijden voor ontvangst, eten, het kerstverhaal en spellen. Plan tussen onderdelen 10 tot 15 minuten ruimte, zodat uitloop niet meteen het buffet of de muziek verstoort.
Bepaal de catering pas nadat de aanmeldingen definitief zijn. Tel per gast het benodigde servies, bestek en glaswerk en leg voor buffet en dessert extra serveerschalen en opscheplepels klaar.
Doe de boodschappen één tot twee dagen vooraf en zet dranken tijdig koud. Bereid hapjes zo veel mogelijk eerder; houd met koelboxen en serveerschalen met deksel rekening met vervoer en bewaartijd.
Plan de locatiecontrole op de dag zelf minstens 2 uur voor ontvangst. Stel tafels en stoelen op, test luidsprekers en microfoons met verlengsnoeren en controleer daarna pas kerstboom, slingers en ledlichtsnoeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstviering organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 tot 4 weken voor de viering en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf.
Wanneer moet je de catering voor een kerstviering regelen?: Maak een voorlopige inschatting zodra de uitnodigingen uit zijn, maar bepaal de definitieve hoeveelheden pas na de sluiting van de aanmeldingen. Geef de cateraar of leverancier minimaal 7 dagen vooraf de aantallen en dieetwensen door.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerstviering klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, decoratie, buffet en techniek. Plan nog 30 minuten extra als je ook een kerstboom, verlichting en een informatietafel moet inrichten.
Wanneer zet je drankjes koud voor een kerstviering?: Zet gekoelde dranken minstens 4 uur vooraf koud; bij grote hoeveelheden is de avond ervoor praktischer. Controleer vlak voor ontvangst of er ook waterglazen, wijnglazen en voldoende koffie- en theeservies klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.