Zo organiseer je een kerstviering zonder last-minute stress

Begin een kerstviering niet met versiering, maar met datum, locatie en een haalbaar tijdschema. Daarna leg je vast wie komt, welke dieetwensen er zijn en wie welke taak uitvoert. Plan boodschappen, reserveringen en verse producten apart, zodat je niet alles op één dag hoeft te regelen. In de laatste week controleer je cadeaus, activiteiten, servies en veiligheid. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke indeling van ontvangst, eten en programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en tijdschema maken
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Herinnering aan deelnemers sturen
7
Deelnemerslijst afdrukken
8
Dieetoverzicht afdrukken
9
Reserveringen bevestigen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Verse producten ophalen
2 personen
13
Kerstversiering sorteren
2 personen
14
Muziek en afspeellijst klaarzetten
15
Kerstquiz samenstellen
2 personen
16
Spellen en activiteiten kiezen
2 personen
17
Kerstknutselwerk voorbereiden
3 personen
18
Cadeaus controleren
2 personen
19
Cadeaus inpakken
3 personen
20
Naamstickers voorbereiden
21
Menukaarten afdrukken
22
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
23
EHBO-koffer controleren
24
Brandblusser bereikbaar maken
25
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
26
Ruimte vooraf schoonmaken
3 personen
27
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
28
Buffettafels opstellen
2 personen
29
Kerstboom plaatsen
3 personen
30
Kerstboom versieren
3 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Lichtjes ophangen
2 personen
33
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
34
Muziek testen
35
Knutseltafels inrichten
3 personen
36
Quizmateriaal klaarleggen
2 personen
37
Cadeautafel inrichten
2 personen
38
Naamstickers klaarleggen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
4 personen
42
Diner voorbereiden
5 personen
43
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
44
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
45
Toiletten controleren
46
Ingang feestelijk aankleden
2 personen
47
Ontvangstteam klaarzetten
2 personen

Event

48
Deelnemers ontvangen
3 personen
49
Naamstickers uitdelen
2 personen
50
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
51
Welkomstwoord verzorgen
52
Kerstknutselactiviteit begeleiden
4 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Kerstquiz begeleiden
2 personen
56
Quizantwoorden nakijken
2 personen
57
Winnaars bekendmaken
58
Dinerbuffet openen
2 personen
59
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
60
Diner serveren
5 personen
61
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
62
Servies inzamelen
3 personen
63
Kerstliederen begeleiden
2 personen
64
Kerstverhaal voordragen
65
Cadeaus uitdelen
3 personen
66
Dessert en koffie serveren
4 personen
67
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

68
Restanten veilig koelen
2 personen
69
Afval verzamelen
4 personen
70
Versiering verwijderen
3 personen
71
Kerstboom opruimen
3 personen
72
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
73
Servies afwassen
4 personen
74
Keuken schoonmaken
3 personen
75
Zaal schoonmaken
4 personen
76
Toiletten schoonmaken
2 personen
77
Apparatuur uitschakelen
2 personen
78
Materialen controleren
2 personen
79
Geleende spullen retourneren
2 personen
80
Overgebleven eten verdelen
2 personen
81
Verloren voorwerpen verzamelen
82
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
83
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Theelepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstboomtopper
Guirlandesaantal 6
Kerstkransenaantal 3
Tafellopersaantal 8
Kerstservettenaantal 80
Naamstickersaantal 70
Cadeaupapieraantal 6
Lintaantal 4
Kersttafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledkaarsenaantal 24
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Laptop
Projectiescherm
Beamer

Keuken

Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Ovenschalenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Sportmateriaal

Kerstquizformulierenaantal 60
Pennenaantal 60
Knutselmattenaantal 6
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 10
Knutselpapieraantal 10
Kerststickersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 3 weken vooraf vast. Reserveer daarin tijd voor ontvangst, eten, de kerstquiz, spellen of knutselwerk en het uitdelen van cadeaus; zo voorkom je dat het diner en de activiteiten uitlopen.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en sluit de inventarisatie 10 dagen voor de kerstviering. Druk daarna één dieetoverzicht af en leg het bij de keuken of buffettafels.
Doe houdbare boodschappen 3 tot 5 dagen vooraf en haal verse producten pas 1 dag voor het evenement op. Controleer vóór vertrek je boodschappenlijst, zodat je niet op de dag zelf nog servies, drank of ingrediënten mist.
Maak 7 dagen vooraf een vrijwilligersindeling met ontvangst, buffet, activiteiten en opruimen. Zet ook de deelnemerslijst, naamstickers en menukaarten klaar; losse namen op het laatste moment kosten vooral tijd bij binnenkomst.
Controleer de ruimte 1 dag vooraf: zet tafels, stoelen, buffettafels en kapstokken logisch neer, werk ledlichtslingers veilig weg en maak vluchtroutes vrij. Houd de EHBO-koffer bereikbaar en zorg dat de brandblusser niet achter decoratie staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstviering organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Rond dieetwensen, reserveringen en het programma uiterlijk 10 dagen vooraf af.
Wanneer stuur je de uitnodigingen voor een kerstviering?: Stuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken voor de kerstviering. Geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 2 weken vooraf, zodat je aantallen, eten en zitplaatsen kunt plannen.
Wanneer doe je boodschappen voor een kerstviering?: Houdbare boodschappen haal je 3 tot 5 dagen vooraf; verse producten koop je 1 dag vooraf. Controleer op de ochtend van het evenement alleen nog gekoelde producten en de hoeveelheden per deelnemer.
Hoe voorkom je problemen met dieetwensen tijdens een kerstviering?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 10 dagen vooraf. Maak één apart overzicht voor de keuken en label gerechten voordat het buffet opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.