So organisierst du eine Weihnachtsfeier ohne Hektik

Beginne bei der Weihnachtsfeier nicht mit der Dekoration, sondern mit Datum, Ort und der erwarteten Teilnehmerzahl. Danach legst du den Zeitplan fest, verschickst die Einladungen und sammelst Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Plane Essen, Getränke, Geschenke und Programmpunkte so, dass am Veranstaltungstag nur noch Aufbau, Ausgabe und kurze Kontrollen bleiben. Besonders häufig werden Rückmeldungen, frische Lebensmittel, Helferaufteilung und sichere Fluchtwege zu spät berücksichtigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Erinnerung an die Teilnehmer senden
7
Teilnehmerliste ausdrucken
8
Diätübersicht ausdrucken
9
Reservierungen bestätigen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
3 Personen
12
Frische Produkte abholen
2 Personen
13
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
14
Musik und Playlist vorbereiten
15
Weihnachtsquiz zusammenstellen
2 Personen
16
Spiele und Aktivitäten auswählen
2 Personen
17
Weihnachtsbasteln vorbereiten
3 Personen
18
Geschenke prüfen
2 Personen
19
Geschenke einpacken
3 Personen
20
Namensaufkleber vorbereiten
21
Menükarten drucken
22
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
23
Erste-Hilfe-Koffer prüfen
24
Feuerlöscher zugänglich machen
25
Fluchtwege freihalten
2 Personen
26
Raum im Voraus reinigen
3 Personen
27
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
28
Buffetische aufstellen
2 Personen
29
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
30
Weihnachtsbaum schmücken
3 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Lichter aufhängen
2 Personen
33
Musikanlage anschließen
2 Personen
34
Musik testen
35
Basteltische einrichten
3 Personen
36
Quizmaterial bereitlegen
2 Personen
37
Geschenketisch einrichten
2 Personen
38
Namensaufkleber bereitlegen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
41
Snacks vorbereiten
4 Personen
42
Abendessen vorbereiten
5 Personen
43
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
44
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
45
Toiletten kontrollieren
46
Eingang festlich dekorieren
2 Personen
47
Empfangsteam bereitstellen
2 Personen

Event

48
Teilnehmende empfangen
3 Personen
49
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
50
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
51
Begrüßungswort übernehmen
52
Weihnachtsbastelaktivität begleiten
4 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Weihnachtsquiz moderieren
2 Personen
56
Quizantworten überprüfen
2 Personen
57
Gewinner bekanntgeben
58
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
59
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
60
Abendessen servieren
5 Personen
61
Diätmahlzeiten austeilen
2 Personen
62
Geschirr einsammeln
3 Personen
63
Weihnachtslieder begleiten
2 Personen
64
Weihnachtsgeschichte vortragen
65
Geschenke austeilen
3 Personen
66
Dessert und Kaffee servieren
4 Personen
67
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen

Nachbereitung

68
Reste sicher kühlen
2 Personen
69
Abfall sammeln
4 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Weihnachtsbaum wegräumen
3 Personen
72
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
73
Geschirr abwaschen
4 Personen
74
Küche reinigen
3 Personen
75
Saal reinigen
4 Personen
76
Toiletten reinigen
2 Personen
77
Geräte ausschalten
2 Personen
78
Materialien prüfen
2 Personen
79
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
80
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
81
Fundsachen sammeln
82
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
83
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
HockerAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
SuppenschalenAnz. 60
GläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 60
TeelöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12
AusgießkannenAnz. 6

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 60
Weihnachtsbaumspitze
GirlandenAnz. 6
WeihnachtskränzeAnz. 3
TischläuferAnz. 8
WeihnachtsserviettenAnz. 80
NamensaufkleberAnz. 70
GeschenkpapierAnz. 6
BandAnz. 4
WeihnachtstischdekorationAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
StumpenkerzenAnz. 24
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
Laptop
Projektionsleinwand
Beamer

Küche

KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
AuflaufformenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 12
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Sportmaterial

Weihnachtsquiz-FormulareAnz. 60
StifteAnz. 60
BastelmattenAnz. 6
ScherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 30
BuntstifteAnz. 10
BastelpapierAnz. 10
WeihnachtsaufkleberAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Ort und einen groben Ablauf mindestens 6 Wochen vorher fest. Plane feste Zeitfenster für Empfang, Essen, Quiz oder Spiele und den Geschenketeil ein, damit das Programm nicht aus dem Ruder läuft.
Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vor der Feier und setze eine Rückmeldefrist spätestens 10 Tage vorher. Frage dabei direkt nach Allergien, Unverträglichkeiten und vegetarischen oder anderen Ernährungswünschen.
Erstelle aus den Anmeldungen eine Teilnehmer- und Diätübersicht und drucke beide Listen spätestens am Vortag aus. So muss beim Buffet niemand raten, welche Speise für wen geeignet ist.
Teile Helfer für Aufbau, Buffet, Musik, Geschenke und Abbau ein. Eine kurze Einteilung mit Namen und Uhrzeiten verhindert, dass am Beginn der Feier noch Tische, Stühle, Buffetische oder Gläser fehlen.
Prüfe Dekoration, Lichterketten, Verlängerungskabel, Geschenke und Erste-Hilfe-Koffer am Vortag. Stelle Feuerlöscher und freie Fluchtwege sicher, bevor Weihnachtsbaum, Girlanden und Tischdekoration aufgebaut werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier organisieren?: Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Ablauf. Die Einladungen sollten 4 bis 6 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wann sollte man die Einladungen zur Weihnachtsfeier verschicken?: Verschicke sie 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und nenne eine klare Rückmeldefrist. Plane mindestens 10 Tage für Zu- und Absagen, Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerliste ein.
Wie plant man das Essen für eine Weihnachtsfeier?: Lege das Menü nach Ablauf der Anmeldefrist fest und berücksichtige die gemeldeten Ernährungswünsche. Prüfe die Einkaufsliste 2 bis 3 Tage vorher, kaufe haltbare Produkte dann ein und hole frische Lebensmittel möglichst am Veranstaltungstag ab.
Was muss am Tag vor der Weihnachtsfeier erledigt sein?: Am Vortag sollten Teilnehmer- und Diätübersicht, Geschenke, Dekoration, Playlist, Quiz und Helferaufteilung fertig sein. Kontrolliere außerdem Geschirr, Gläser, Verlängerungskabel, Erste-Hilfe-Koffer, Feuerlöscher und freie Fluchtwege.

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