Cómo organizar una celebración de Navidad sin imprevistos

Una celebración de Navidad se organiza mejor por fases: primero fija la fecha y el lugar, después confirma asistentes y necesidades, y solo entonces cierra compras y montaje. El programa debe incluir las comidas, los juegos, el concurso y las manualidades, con responsables asignados para cada bloque. La última semana sirve para confirmar reservas, revisar dietas y preparar regalos; el mismo día, despeja las salidas y deja accesibles el botiquín y el extintor.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Crear el programa y el horario
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Enviar un recordatorio a los participantes
7
Imprimir la lista de participantes
8
Imprimir el resumen de dietas
9
Confirmar las reservas
10
Comprobar la lista de la compra
2 personas
11
Hacer la compra
3 personas
12
Recoger productos frescos
2 personas
13
Clasificar la decoración navideña
2 personas
14
Dejar lista la música y la lista de reproducción
15
Preparar el concurso navideño
2 personas
16
Elegir juegos y actividades
2 personas
17
Preparar manualidades navideñas
3 personas
18
Comprobar los regalos
2 personas
19
Empaquetar los regalos
3 personas
20
Preparar etiquetas con nombres
21
Imprimir menús
22
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
23
Comprobar el botiquín
24
Dejar el extintor accesible
25
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
26
Limpiar el espacio con antelación
3 personas
27
Montar mesas y sillas
4 personas
28
Montar mesas de buffet
2 personas
29
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
30
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Colgar luces
2 personas
33
Conectar el equipo de música
2 personas
34
Probar la música
35
Montar mesas de manualidades
3 personas
36
Preparar el material del quiz
2 personas
37
Montar la mesa de regalos
2 personas
38
Preparar las etiquetas con nombres
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Preparar aperitivos
4 personas
42
Preparar la cena
5 personas
43
Separar comidas especiales
2 personas
44
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
45
Comprobar los baños
46
Decorar la entrada festivamente
2 personas
47
Preparar el equipo de recepción
2 personas

Evento

48
Recepción de participantes
3 personas
49
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
50
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
51
Dar la bienvenida
52
Dirigir la actividad de manualidades navideñas
4 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Coordinar el quiz navideño
2 personas
56
Revisar las respuestas del quiz
2 personas
57
Anunciar a los ganadores
58
Abrir el bufé de la cena
2 personas
59
Reponer el buffet de cena
3 personas
60
Servir la cena
5 personas
61
Repartir las comidas dietéticas
2 personas
62
Recoger la vajilla
3 personas
63
Acompañar villancicos
2 personas
64
Recitar el relato de Navidad
65
Repartir los regalos
3 personas
66
Servir el postre y el café
4 personas
67
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

68
Enfriar de forma segura los sobrantes
2 personas
69
Recoger la basura
4 personas
70
Retirar la decoración
3 personas
71
Recoger el árbol de Navidad
3 personas
72
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
73
Lavar la vajilla
4 personas
74
Limpiar la cocina
3 personas
75
Limpiar la sala
4 personas
76
Limpiar los baños
2 personas
77
Apagar el equipo
2 personas
78
Comprobar los materiales
2 personas
79
Devolver los objetos prestados
2 personas
80
Repartir la comida sobrante
2 personas
81
Recoger objetos perdidos
82
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
83
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Taburetescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazones para sopacant. 60
Vasoscant. 70
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 60
Tenedorescant. 60
Cucharascant. 60
Cucharillascant. 60
Cucharonescant. 12
Jarras para servircant. 6

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 60
Adorno para la punta del árbol de Navidad
Guirnaldascant. 6
Coronas navideñascant. 3
Manteles runnerscant. 8
Servilletas navideñascant. 80
Pegatinas con nombrecant. 70
Papel de regalocant. 6
Cintacant. 4
Decoración navideña para la mesacant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Velas LEDcant. 24
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono
Portátil
Pantalla de proyección
Proyector

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Fuentes para hornocant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 3
Recipientes herméticoscant. 12
Acumuladores de fríocant. 12

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Material deportivo

Cuestionarios de Navidadcant. 60
Bolígrafoscant. 60
Tapetes de manualidadescant. 6
Tijerascant. 20
Barras de pegamentocant. 30
Lápices de colorescant. 10
Papel para manualidadescant. 10
Pegatinas navideñascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre cuatro y seis semanas antes con la fecha, el lugar y las invitaciones. Da a los invitados al menos 7 días para confirmar su asistencia y sus preferencias dietéticas.
Cierra el menú cinco días antes y separa la compra en productos almacenables y productos frescos. Recoge estos últimos entre 24 y 48 horas antes para no depender de una compra de última hora.
Prepara el programa con bloques de 30 a 60 minutos y asigna una persona a cada actividad. El concurso navideño, los juegos y las manualidades necesitan materiales listos antes de que lleguen los invitados.
Haz el montaje el día anterior siempre que sea posible: clasifica la decoración, prepara las mesas del buffet y comprueba vajilla, vasos, cubiertos y sillas. Deja también empaquetados los regalos y listas las etiquetas con nombres.
Envía un recordatorio 48 horas antes y lleva impresas la lista de participantes y el resumen de dietas. Antes de abrir las puertas, revisa las rutas de evacuación, coloca el extintor en un punto visible y comprueba el botiquín.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar una celebración de Navidad?: Empieza entre cuatro y seis semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y recopilar respuestas. Deja cerrados el menú, las actividades y los regalos como máximo cinco días antes.
¿Cuándo debo pedir las preferencias dietéticas?: Pídelas junto con la confirmación de asistencia y fija un plazo de respuesta de 7 días. Revisa el resumen final 48 horas antes y compártelo con quienes preparen o sirvan la comida.
¿Cuándo hago la compra para una celebración de Navidad?: Compra los productos que se conservan bien entre 3 y 5 días antes. Recoge los productos frescos entre 24 y 48 horas antes y comprueba la lista de la compra una última vez el día anterior.
¿Qué debo revisar justo antes de empezar la celebración?: Reserva los últimos 30 minutos para comprobar asistentes, dietas, regalos, música y distribución de voluntarios. También debes despejar las rutas de evacuación y dejar accesibles el botiquín y el extintor antes de recibir al primer invitado.

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