Zo organiseer je een kerstpakkettenactie

Een kerstpakkettenactie staat of valt met een betrouwbare ontvangerslijst, duidelijke ophaaltijden en genoeg handen op de juiste momenten. Begin met de aanmeldingen en dieetwensen, bevestig daarna leveranciers en bestellingen. Pas wanneer aantallen en levering kloppen, richt je de inpakkruimte in en deel je vrijwilligers in. Zo voorkom je dat dozen, labels of speciale pakketten op het laatste moment ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
2 personen
6
Ontvangerslijst controleren
2 personen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Leveranciers bevestigen
9
Boodschappenlijst bestellen
2 personen
10
Cadeaudozen bestellen
11
Ophaaltijden afspreken
12
Naamlabels afdrukken
2 personen
13
Route voor bezorging maken
2 personen
14
Vrijwilligers instrueren
2 personen
15
Dieetpakketten markeren
2 personen
16
Levering aannemen
3 personen
17
Levering controleren
2 personen
18
Voorraad sorteren
4 personen
19
Cadeaudozen vouwen
4 personen
20
Inpaktafels klaarzetten
3 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Inpakmateriaal verdelen
3 personen
24
Cadeauproducten verdelen
5 personen
25
Pakketten samenstellen
8 personen
26
Pakketten controleren
3 personen
27
Pakketten labelen
3 personen
28
Uitgiftebalie inrichten
3 personen
29
Koffie en thee zetten
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen

Event

31
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
32
Bezoekers ontvangen
3 personen
33
Ontvangers registreren
2 personen
34
Pakketten uitgeven
4 personen
35
Pakketten klaarzetten
3 personen
36
Bezorgpakketten verzamelen
3 personen
37
Bezorgpakketten controleren
2 personen
38
Bezorgpakketten meegeven
2 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Hapjes serveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Inpakvoorraad aanvullen
2 personen
43
Ontbrekende pakketten noteren
44
Laatste afhalers bellen
2 personen
45
Restvoorraad tellen
2 personen
46
Uitgifte afsluiten
2 personen
47
Pakketten veilig opslaan
3 personen

Nazorg

48
Afval verzamelen
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
51
Locatie schoonmaken
4 personen
52
Apparatuur uitschakelen
2 personen
53
Overgebleven pakketten bezorgen
4 personen
54
Restvoorraad opslaan
2 personen
55
Materialen terugbrengen
3 personen
56
Geleende spullen retourneren
2 personen
57
Afmeldingen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Verpakking

Cadeaudozenaantal 100
Inpakpapierrollenaantal 12
Cadeaulintrollenaantal 8
Verzenddozenaantal 20
Plakbanddispensersaantal 6
Scharenaantal 10
Stiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Labelprinter

Decoratie

Kerstbannersaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 30

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het bestellen van cadeaudozen en producten. Controleer daarna de ontvangerslijst op dubbele namen, ontbrekende gegevens en dieetwensen voordat je aantallen doorgeeft.
Plan de levering vóór de inpakdag en wijs één persoon aan om dozen, producten en eventuele tekorten te controleren. Sorteer de voorraad direct per productsoort, zodat vrijwilligers niet tijdens het inpakken hoeven te zoeken.
Maak voor elke ontvanger een naamlabel en markeer dieetpakketten zichtbaar, maar houd de volledige dieetlijst bij één coördinator. Een losse lijst op tafel raakt snel kwijt of wordt verkeerd gelezen.
Zet per inpaktafel een vaste set klaar met dozen, papier, lint, plakband, scharen en stiften. Verdeel daarna pas de cadeauproducten; zo blijft duidelijk welke materialen op elke tafel nog aangevuld moeten worden.
Geef bezorgvrijwilligers vóór vertrek een route, een telefoonnummer voor problemen en een tijdvenster per adres. Plan na het inpakken minstens één controlemoment waarop niet-opgehaalde pakketten en resterende bezorgingen worden afgehandeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstpakkettenactie organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met locatie, leveranciers en aanmeldingen. Plan het bestellen van cadeaudozen en producten pas nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt gecontroleerd.
Wanneer moet ik de ontvangerslijst voor kerstpakketten controleren?: Controleer de lijst direct na het sluiten van het aanmeldformulier en nogmaals vóór het afdrukken van de naamlabels. Doe de laatste controle uiterlijk 1 dag voor het inpakken, inclusief adressen en dieetmarkeringen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstpakkettenactie?: Reken op minimaal 1 coördinator voor de hele actie en deel de overige vrijwilligers op in ontvangst, voorraad, inpakken en bezorging. Plan extra mensen tijdens het inpakken, omdat sorteren, vouwen en controleren anders door elkaar gaan lopen.
Wat moet ik doen als een levering voor de kerstpakkettenactie niet klopt?: Controleer de levering meteen bij ontvangst aan de hand van de bestellijst en noteer ontbrekende of beschadigde artikelen dezelfde dag. Neem direct contact op met de leverancier en pas de inpakvolgorde aan, zodat complete pakketten eerst worden samengesteld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.