Kerstoptocht organiseren: een praktische checklist

Een kerstoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen kerstwagens versieren en deelnemers uitnodigen. Je moet de route, rustpunten en locaties vastleggen, een vergunning aanvragen en verkeersmaatregelen regelen. Daarna volgen de deelnemerslijst, vrijwilligersindeling, kostuums, verlichting en catering. Deze checklist bevat 70 taken en 51 spullen, zodat je van de eerste afspraken tot de briefing en de laatste boodschappen niets overslaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en rustpunten vastleggen
2 personen
Vergunningaanvraag indienen
Start- en eindlocatie bevestigen
Optochtbegeleiders werven
2 personen
Muzikanten en figuranten benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Routekaart verspreiden
2 personen
Verkeersborden bestellen
Dranghekken reserveren
Kerstkostuums controleren
2 personen
Kerstwagens versieren
4 personen
Lichtdecoratie testen
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Vrijwilligersindeling maken
Briefing voor begeleiders maken
Weersverwachting controleren
Deelnemers over wijzigingen informeren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Aanmeldtafel voorbereiden
Routepijlen klaarleggen
2 personen
Startlocatie afzetten
3 personen
Dranghekken plaatsen
4 personen
Verlichting langs route plaatsen
4 personen
Tafels en tenten opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Kerstbomen en decoratie plaatsen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes en servies klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Kerstkostuums uitgeven
2 personen
Kinderen begeleiden naar startvak
4 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Optocht openen
2 personen
Voorhoede begeleiden
4 personen
Midden van de stoet begeleiden
4 personen
Achterhoede begeleiden
4 personen
Kruispunten afzetten
6 personen
Routepijlen controleren
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
Kerstliederen begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Afvalbakken legen
3 personen
Servies en materialen inzamelen
4 personen
Tafels en tenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Dranghekken en borden verwijderen
4 personen
Route schoonvegen
4 personen
Keukenmateriaal schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Kerstwagens terugbrengen
3 personen
Kostuums wassen en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Routeborden controleren en reinigen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Foto's met deelnemers delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Dranghekkenaantal 20
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Soeppannenaantal 3
Pollepelsaantal 4

Decoratie

Kerstbomenaantal 6
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 8
Kerstkostuumsaantal 20
Kerstmutsenaantal 100
Kerstwagensaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 18
Batterijlantaarnsaantal 30
LED-kaarsenaantal 60
Hoofdlampenaantal 12

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Portofoonsaantal 12
Megafoonaantal 2
Powerbanksaantal 8
Routebordenaantal 24
Verkeerspionnenaantal 30
Afzetlintaantal 8
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, rustpunten, start- en eindlocatie eerst vast. Controleer daarna welke vergunningen, verkeersborden en dranghekken nodig zijn; zonder die basis kun je de deelnemersinformatie nog niet definitief maken.
Begin minimaal enkele weken vooraf met het benaderen van optochtbegeleiders, muzikanten en figuranten. Maak daarna één vrijwilligersindeling met duidelijke posten, zodat iedereen vóór de briefing weet waar hij of zij moet staan.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en werk de deelnemerslijst doorlopend bij. Geef routewijzigingen niet alleen mondeling door, maar verspreid ook een actuele routekaart.
Test lichtsnoeren, batterijlantaarns, muziek en kerstkostuums vóór de optocht. Controleer de kerstwagens overdag én in het donker; een lichtprobleem op de startavond los je niet snel op.
Plan de catering niet pas op de dag zelf. Doe boodschappen nadat het verwachte aantal deelnemers bekend is, koel dranken vooraf en zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en soeppannen klaar bij de aanmeldtafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties en vergunningaanvraag. Regel vrijwilligers, muzikanten en figuranten uiterlijk 4 weken voor de optocht, zodat je nog kunt bijsturen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een kerstoptocht aanvragen?: Dien de aanvraag in zodra route, start- en eindlocatie en het verwachte deelnemersaantal bekend zijn, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Controleer de lokale termijn, want die kan per gemeente verschillen.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een kerstoptocht?: Plan minimaal één begeleider per duidelijke routepost en extra begeleiding bij start, eindpunt en rustpunten. Maak de definitieve indeling zodra de route vaststaat en houd daarnaast 1 of 2 reserves achter de hand.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een kerstoptocht?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor een eerste inschatting en opnieuw 48 en 24 uur voor vertrek. Informeer deelnemers direct bij wijzigingen in route, kledingadvies of starttijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.