Checklist kerstmarkt in het dorpscentrum organiseren

Een kerstmarkt in het dorpscentrum vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstverlichting. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over vergunningen, verkeersstromen, stroompunten en de bezetting van iedere kraam. Daarna volgen aanmeldingen, kraamindeling, leveringen, vrijwilligers en de verkooporganisatie. Gebruik deze checklist om eerst de vaste randvoorwaarden te regelen en pas daarna boodschappen, decoratie en de laatste controles af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Leveranciers reserveren
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Leveringen bevestigen
Programma publiceren
2 personen
Weersverwachting controleren
Routeborden voorbereiden
2 personen
Polsbandjes en bonnetjes tellen
2 personen
Kassageld klaarleggen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kerstverlichting testen
2 personen
Kramen en tenten controleren
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Kramen opstellen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomkabels leggen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Cateringkraam inrichten
4 personen
Warme dranken klaarmaken
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Kraamhouders instrueren
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers welkom heten
3 personen
Kassa bemannen
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eetruimte schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Verlichting inschakelen
Muziek afspelen
Programmaonderdelen aankondigen
Kinderen begeleiden
3 personen
Voorraad aanvullen
2 personen
Rondgang langs kramen maken
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Stroom uitschakelen
2 personen
Kraamvoorraad inpakken
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Verlichting verwijderen
4 personen
Terrein vegen
3 personen
Terrein schoon opleveren
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Kassageld afstorten
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Leveranciers afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 8
Kraamzeilenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Parasolvoetenaantal 8
Kunststof bakkenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
LED-lantaarnsaantal 20
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Batterijenaantal 40

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstkransenaantal 8
Kerstslingersaantal 16
Kunstsneeuwaantal 6
Decoratieve sterrenaantal 12
Kerststal
Vlaggenlijnenaantal 8
Draad en bindersaantal 4
Tafeldecoratieaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Soeplepelsaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 3
Soepketelsaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Contactgrillsaantal 2
Kassakist
Pinapparaat
Speakersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Ovenwantenaantal 6
Schortenaantal 12
Handwasbakkenaantal 3
Waterkannenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met datum, locatie en vergunningen voordat je kraamhouders uitnodigt. Werk ook het verkeersplan uit, zodat je weet waar routeborden, afzettingen en eventuele laad- en losmomenten komen.
Controleer per kraam hoeveel ruimte, tafeloppervlak en stroom nodig is. Leg de kraamindeling vast voordat je het programma publiceert; wijzigingen op het laatste moment zorgen snel voor ontbrekende aansluitingen of doorgangen.
Test kerstverlichting, verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels vooraf op locatie. Leg kabelmatten klaar op looproutes en controleer niet alleen of een lamp brandt, maar ook of de stroompunten de volledige opstelling aankunnen.
Sluit aanmeldingen enkele dagen vóór de markt af en verwerk dieetwensen en reserveringen in één overzicht. Bevestig daarna leveranciers, leveringen en vrijwilligers per tijdstip, zodat niemand op de opbouwdag nog moet uitzoeken waar hij nodig is.
Tel polsbandjes, bonnetjes, kassageld, bekers en voorraad vlak vóór de opening opnieuw. Koel dranken en bereid hapjes pas nadat de leveringen zijn gecontroleerd; zo ontdek je tekorten nog voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt in het dorpscentrum organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het verkeersplan. Reserveer daarna kramen, tenten, leveranciers en vrijwilligers, zodat de laatste week alleen nog controles en boodschappen overblijven.
Wanneer moet ik kraamhouders uitnodigen voor een kerstmarkt?: Nodig kraamhouders ongeveer 6 tot 8 weken vooraf uit en geef een duidelijke sluitingsdatum voor aanmeldingen. Verwerk de reacties uiterlijk 2 weken voor de markt in de kraamindeling en het programma.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Plan minimaal één verantwoordelijke voor de organisatie, één persoon voor kassa en bonnetjes, één voor leveranciers en opbouw, en extra hulp per druk onderdeel. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig de diensten nogmaals in de laatste week.
Wanneer controleer ik stroom en kerstverlichting op de kerstmarkt?: Controleer de stroompunten zodra de locatie vaststaat en test alle lichtslingers, LED-lantaarns, kabels en stekkerdozen uiterlijk 3 tot 7 dagen vooraf. Doe op de opbouwdag nog een korte controle nadat kramen en tenten zijn geplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.