Zo organiseer je een kerstlichtjesparade

Begin met een vaste route, een duidelijk startpunt en een eindpunt waar deelnemers kunnen opwarmen. Regel daarna vergunningen, meldingen en het verkeersplan voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en informatie over verlichting, en deel vrijwilligers in voor begeleiding en verkeer. Test op de dag zelf alle lichtkettingen, controleer batterijen en zet tenten, tafels en dranken klaar. Zo voorkom je dat de parade stilvalt door een onduidelijke route, ontbrekende verlichting of te weinig begeleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en startpunt vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen regelen
3
Verkeersplan opstellen
2 personen
4
Route controleren op obstakels
2 personen
5
Reserveringen voor materialen maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Begeleiders voor de route aanwijzen
2 personen
12
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Deelnemers herinneren aan verlichting
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen ophalen
2 personen
17
Lichtkettingen testen
2 personen
18
Batterijen controleren
19
Mokken en servies klaarzetten
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Warme dranken voorbereiden
2 personen
22
Startpunt afzetten
3 personen
23
Eindpunt afzetten
2 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Lichtdecoratie ophangen
4 personen
27
Routeborden plaatsen
3 personen
28
Verkeershekken plaatsen
4 personen
29
Verlichting langs de route plaatsen
4 personen
30
Stroompunten aansluiten
2 personen
31
Infobalie inrichten
2 personen
32
Inschrijflijst klaarleggen
33
Cadeautafel inrichten
2 personen
34
Afvalpunten plaatsen
2 personen
35
EHBO-materialen klaarleggen
36
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

37
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
38
Deelnemers aanmelden
3 personen
39
Verlichtingsmateriaal uitdelen
2 personen
40
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
41
Warme dranken serveren
3 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Fotopunt bemannen
44
Parade opstellen
4 personen
45
Parade openen
46
Vooroplopende begeleider inzetten
2 personen
47
Achterste begeleider inzetten
2 personen
48
Verkeerspunten bemannen
6 personen
49
Routeverlichting controleren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes bijvullen
2 personen
52
Deelnemers terugbegeleiden
3 personen
53
Bedankmoment begeleiden
2 personen
54
Lichtdecoratie uitschakelen
2 personen
55
Restanten uitdelen
2 personen

Nazorg

56
Tafels leegmaken
3 personen
57
Afval verzamelen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Partytenten afbreken
4 personen
61
Verkeershekken verwijderen
4 personen
62
Routeborden verwijderen
3 personen
63
Lichtmateriaal inpakken
3 personen
64
Materialen terugbrengen
2 personen
65
Afval afvoeren
2 personen
66
Verloren voorwerpen sorteren
67
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 8
Infobalie

Verlichting

LED-lichtkettingenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 20
LED-theelichtenaantal 60
Zaklampenaantal 8
Batterijhoudersaantal 20

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Bluetoothspeaker
Megafonenaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Steekwagensaantal 2

Verkeersmateriaal

Verkeershekkenaantal 16
Verkeerskegelsaantal 20
Routebordenaantal 12
Pionlintaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 16
Zaklampbatonsaantal 12

Decoratie

Kerstkransenaantal 4
Kerstbomenaantal 2
Kerstballenaantal 80
Decoratielintaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Kerstfigurenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 6
Slingersaantal 10

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 150
Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Thermometeraantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 16
Schalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Antislipmattenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, startpunt en eindpunt minstens enkele weken vooraf vast en loop de route daarna volledig na. Controleer vooral smalle doorgangen, obstakels en plekken waar deelnemers bij elkaar komen.
Regel vergunningen, meldingen en het verkeersplan voordat je deelnemers uitnodigt. Wijs per routegedeelte begeleiders aan en instrueer verkeersregelaars vooraf over kruisingen, verkeershekken en routeborden.
Laat deelnemers uiterlijk een week vooraf weten hoe laat en waar ze verzamelen, welke verlichting ze meenemen en hoe lang de route duurt. Stuur 24 uur voor vertrek nog een herinnering over verlichting en warme kleding.
Test alle LED-lichtkettingen en LED-lantaarns op de dag vóór het evenement en vervang lege batterijen direct. Leg zaklampen en batterijhouders apart bij de infobalie, zodat een defect licht snel kan worden opgelost.
Plan de opbouw zo dat partytenten, tafels en afzettingen minimaal 60 minuten vóór de start staan. Bereid warme dranken in thermoskannen voor en zet mokken, hapjes en dieetopties pas klaar nadat het aantal aanmeldingen is gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstlichtjesparade organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met route, startpunt, vergunningen en meldingen. Reserveer materialen zodra de route vaststaat en verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 2 weken voor de parade.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstlichtjesparade?: Reken minimaal op één begeleider per 15 tot 20 deelnemers, plus aparte verkeersregelaars bij drukke kruisingen. Wijs daarnaast ten minste twee mensen aan voor het startpunt en twee voor het eindpunt.
Hoeveel warme drank heb ik nodig voor een kerstlichtjesparade?: Bereken ongeveer 250 tot 300 milliliter per deelnemer bij een programma van 1 tot 2 uur. Neem voor het eerste uur extra voorraad mee: ongeveer twee tot drie bekers per persoon als de temperatuur laag is.
Wanneer moet ik de verlichting voor de kerstlichtjesparade controleren?: Test lichtkettingen, lantaarns en batterijhouders uiterlijk één dag vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Controleer per lichtbron de batterijen en houd reservebatterijen en zaklampen bij de infobalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.