Zo organiseer je een kerstbomeninzameling

Begin met de inzamellocatie, de capaciteit van de containers en de benodigde vergunningen. Daarna regel je vrijwilligers, communicatie en een duidelijke inrichting van het terrein. Op de dag zelf moeten bezoekers snel weten waar ze hun boom kwijt kunnen en moeten vrijwilligers veilig kunnen werken. Met een inschrijftafel, koffiepunt, routeborden en vaste instructies voorkom je opstoppingen en onduidelijkheid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Inzamelingslocatie bevestigen
2
Containers reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Vrijwilligers indelen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Informatie online plaatsen
9
Routeborden voorbereiden
2 personen
10
Vrijwilligersinstructies maken
11
Veiligheidsplan afdrukken
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Locatie inspecteren
2 personen
16
Containers plaatsen
4 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
20
Verlichting ophangen
2 personen
21
Routeborden plaatsen
2 personen
22
Inschrijftafel inrichten
2 personen
23
Koffiepunt inrichten
2 personen

Event

24
Vrijwilligers instrueren
2 personen
25
Bezoekers ontvangen
3 personen
26
Kerstbomen aannemen
4 personen
27
Bomen sorteren
3 personen
28
Inschrijvingen registreren
2 personen
29
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Afvalbakken legen
2 personen
33
Verlichting controleren
34
Laatste bomen aannemen
4 personen
35
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Kerstbomen afdekken
3 personen
37
Materialen opruimen
4 personen
38
Partytenten afbreken
4 personen
39
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Locatie schoonmaken
4 personen
42
Afval afvoeren
2 personen
43
Containers laten ophalen
44
Materialen retourneren
2 personen
45
Verloren voorwerpen verzamelen
46
Registratieformulieren archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Batterijlampenaantal 6
Handwagensaantal 3
Kerstboomcontainersaantal 4

Veiligheid

Veiligheidsvestenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsbrillenaantal 8
EHBO-koffers
Zaklampenaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Afzethekkenaantal 8

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Megafoon

Kantoor

Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Registratieformulierenaantal 150
Informatiebordenaantal 8
Routebordenaantal 10
Watervaste stiftenaantal 8
Ducttapeaantal 4
Tie-wrapsaantal 100

Servies

Mokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkkanaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de locatie en reserveer de kerstboomcontainers vroeg; controleer uiterlijk enkele weken vooraf hoeveel ruimte nodig is voor aanrijden, lossen en veilig werken.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok een aanspreekpunt aan. Zo blijven ontvangst, registratie, verkeer en het vullen van containers bezet als iemand uitvalt.
Zet routeborden, verkeerskegels en afzethekken vóór de opening neer. Plaats de inschrijftafel op een plek waar bezoekers niet hoeven te keren of tussen de containers door te lopen.
Test stroomvoorziening, verlengkabels, stekkerdozen en verlichting tijdens de locatie-inspectie. Neem batterijlampen en zaklampen mee voor donkere hoeken of uitval van stroom.
Leg veiligheidsinstructies zichtbaar klaar en geef iedere vrijwilliger vóór de start een korte briefing. Handschoenen, veiligheidsvesten en een vrije looproute worden vaak pas gemist wanneer de eerste bezoekers al arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstbomeninzameling?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor ontvangst en registratie, 2 voor het aannemen en verplaatsen van bomen en 1 voor verkeer of routebegeleiding. Voor een drukke locatie plan je per tijdsblok van 2 tot 3 uur een extra reserve in.
Wanneer moet je containers reserveren voor een kerstbomeninzameling?: Reserveer de containers zodra de locatie en inzameldatum vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Controleer daarna nogmaals de afmetingen, aanlevertijd en benodigde opstelruimte.
Wanneer zet je routeborden en afzethekken neer?: Plaats routeborden, verkeerskegels en afzethekken vóór de vrijwilligersbriefing en minimaal 30 minuten voor opening. Loop de route daarna één keer als bezoeker na, zodat omkeren en kruisingen op tijd zichtbaar worden.
Wat moet je doen bij slecht weer tijdens een kerstbomeninzameling?: Controleer de locatie uiterlijk 24 uur vooraf en zorg voor partytenten, verlichting en droge opbergruimte voor formulieren en elektrische aansluitingen. Spreek vooraf af wie de beslissing over doorgaan, aanpassen of tijdelijk pauzeren neemt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.