Checklist voor een kerktorenbeklimming organiseren

Een kerktorenbeklimming vraagt meer voorbereiding dan alleen een open deur en een trap. Leg eerst toestemming, route, capaciteit en veiligheidsregels vast; daarna kun je tijdsloten openen en deelnemers bevestigen. Op de dag zelf draaien ontvangst, wachtrij, begeleiding en hulpverlening tegelijk. Deze checklist helpt je om de beklimming stap voor stap te organiseren, inclusief zaken die vaak te laat worden geregeld, zoals sleutels, verlichting, vrijwilligersposten en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toestemming voor beklimming vastleggen
Torenroute en capaciteit bepalen
2 personen
Veiligheidsinspectie van de toren uitvoeren
2 personen
Weersverwachting en sluitingscriteria vastleggen
Aanmeldformulier en tijdsloten openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Tijdsloten en deelnemers bevestigen
2 personen
Reserveringen voor groepsbezoek vastleggen
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
Veiligheidsinstructie voorbereiden
Routebordjes en huisregels maken
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes en koffievoorraad klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangst- en inschrijftafel inrichten
2 personen
Wachtrij met afzetpalen inrichten
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Trap en rustpunten controleren
2 personen
Verlichting en zaklampen testen
2 personen
EHBO- en noodmateriaal plaatsen
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Briefing van torenbegeleiders geven
2 personen
Inschrijflijst en polsbandjes klaarleggen
2 personen

Event

Openingscontrole uitvoeren
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen controleren
2 personen
Bezoekers over veiligheidsregels informeren
2 personen
Groepen naar de toren begeleiden
3 personen
Trap en doorgang bewaken
4 personen
Bezoekers op het uitzichtpunt begeleiden
2 personen
Afdaling en doorstroming begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Toiletten controleren
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Laatste beklimming begeleiden
4 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Toren afsluiten
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afzetmateriaal verwijderen
2 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Verlichting en apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen tellen en opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Afzetpalen met lintaantal 12
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Theelepelsaantal 80
Gebaksbordjesaantal 100

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Dienbladenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Megafoon
Oplaadbare lampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 6

Veiligheid

Veiligheidsvestenaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshelmenaantal 20
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 10

Decoratie

Welkomstbord
Routebordjesaantal 12
Huisregelsbordenaantal 4
Polsbandjesaantal 150
Pennenaantal 12
Clipboardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de capaciteit per tijdslot voordat je het aanmeldformulier opent. Houd rekening met de smalste trap, rustpunten en de tijd die een groep nodig heeft om boven te komen en weer af te dalen.
Leg sluitingscriteria voor het weer vooraf vast en wijs één persoon aan die beslist. Zo hoef je bij regen, onweer of gladheid niet ter plekke te discussiëren over doorgaan.
Plan vrijwilligers op meerdere vaste posten: ontvangst, wachtrij, route en toezicht bij rustpunten. Geef iedereen vóór de start een korte veiligheidsinstructie en een communicatiemiddel.
Controleer de torenroute op de dag zelf van beneden naar boven. Test verlichting, zaklampen en noodmateriaal en verwijder of markeer punten waar bezoekers kunnen uitglijden.
Richt de ontvangst minstens 30 minuten voor het eerste tijdslot in. Leg deelnemerslijsten, pennen, clipboards, polsbandjes en huisregels klaar, zodat de eerste groep niet op de trap of buiten blijft wachten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor een kerktorenbeklimming?: Reserveer per groep de tijd voor ontvangst, de beklimming, het verblijf boven en de afdaling. Plan daarnaast minimaal 15 minuten tussen twee tijdsloten voor doorstroming, controle van de route en eventuele vertraging.
Wanneer moet ik tijdsloten voor een kerktorenbeklimming openen?: Open de aanmelding zodra route, capaciteit en veiligheidsvoorwaarden zijn vastgesteld, bij voorkeur enkele weken voor de beklimming. Bevestig deelnemers en tijdsloten uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig bij een kerktorenbeklimming?: Reken minimaal op één vrijwilliger bij ontvangst en één bij de route of rustpunten per gelijktijdige groep. Bij meerdere groepen tegelijk zijn extra posten nodig, zodat niemand onbegeleid op de trap zit.
Wat regel ik bij slecht weer voor een kerktorenbeklimming?: Leg vóór de uitnodigingen worden verstuurd vast bij welke omstandigheden je sluit, bijvoorbeeld onweer, harde wind of gladheid. Informeer deelnemers uiterlijk enkele uren vóór hun tijdslot als de beklimming niet doorgaat en vermeld hoe een nieuw moment wordt geregeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.