Zo organiseer je een kerkenwandeling

Bij een kerkenwandeling begint de organisatie niet bij de uitnodiging, maar bij de route en de beschikbaarheid van de kerken. Leg eerst de kerken en bezoekmomenten vast en controleer daarna of de wandelroute logisch en haalbaar is. Werk met een alternatieve route voor slecht weer, wegwerkzaamheden of een kerk die afvalt. Pas daarna regel je aanmeldingen, vrijwilligers, routekaarten en de ontvangst met drankjes en hapjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en kerken vastleggen
2 personen
2
Kerken benaderen
2 personen
3
Bezoekmomenten reserveren
4
Wandelroute controleren
2 personen
5
Alternatieve route bepalen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Bevestiging versturen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Rollen verdelen
2 personen
13
Kerkeninformatie verzamelen
2 personen
14
Routekaart maken
15
Programma samenstellen
2 personen
16
Routekaarten afdrukken
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
24
Cateringtafel inrichten
3 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Routeborden plaatsen
3 personen
27
Gidsen instrueren
4 personen

Event

28
Ontvangst openen
3 personen
29
Deelnemers registreren
3 personen
30
Routekaarten uitdelen
2 personen
31
Welkomstwoord geven
32
Veiligheidsinstructies geven
33
Wandelgroepen begeleiden
4 personen
34
Kerken openen en sluiten
3 personen
35
Routeborden controleren
2 personen
36
Ontvangst terugkerende wandelaars
2 personen
37
Koffie en thee serveren
3 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
41
Bedankwoord geven
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Routeborden ophalen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Materialen inventariseren
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Restanten opbergen
2 personen
51
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 12
Kapstok

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Koffiemokkenaantal 40
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Broodmandenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Megafoon
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 4
Welkomstbanner
Decoratieve vaasjesaantal 6
Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 2

Wandelmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 8
Klembordenaantal 4
Routekaartenaantal 70
Pennensetsaantal 10
Naamkaartjesaantal 70
Paraplu'saantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2
Handdoekrollenhoudersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en de bezoekmomenten minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Vraag elke kerk om een concreet tijdvak en noteer ook wie op locatie opent en afsluit.
Loop de volledige route uiterlijk 2 weken vooraf op hetzelfde tijdstip als de wandeling. Controleer rustpunten, verlichting, oversteekplaatsen en de plek van de alternatieve route.
Verwerk dieetwensen direct bij de aanmelding en sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen voor de wandeling. Stuur daarna één bevestiging met starttijd, route, contactnummer en kledingadvies.
Verdeel vrijwilligers per taak: ontvangst, routebegeleiding, kerkcontact en catering. Plan minstens één routebegeleider per groep en geef begeleiders een routekaart, klembord en opgeladen telefoon of powerbank.
Zet ontvangst en catering minstens 60 minuten voor de start klaar. Koel dranken vooraf, vul thermoskannen vlak voor vertrek en controleer of routeborden, pionnen en reflecterende hesjes op hun plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerkenwandeling organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met het vastleggen van de route en de kerken. Reserveer de bezoekmomenten eerst; uitnodigingen en vrijwilligersplanning volgen daarna.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerkenwandeling?: Reken op minimaal één routebegeleider per groep, plus een ontvangstvrijwilliger, een kerkcontact per locatie en één of twee mensen voor catering. Voor vier groepen kom je meestal uit op ongeveer 8 tot 10 vrijwilligers.
Wanneer moet ik de route van een kerkenwandeling controleren?: Loop de route uiterlijk 2 weken vooraf volledig na en controleer haar nogmaals 1 of 2 dagen voor de wandeling. Zo kun je wegwerkzaamheden, gewijzigde openingstijden of ontbrekende bewegwijzering nog opvangen.
Wat serveer je tijdens een kerkenwandeling?: Plan bij de ontvangst koffie, thee en water en zorg voor eenvoudige hapjes. Zet de catering minstens 60 minuten vooraf klaar en houd rekening met de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.