Zo organiseer je een kerkelijk ontbijt

Begin met datum, zaal en keuken voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel tegelijk de aanmeldingen en dieetwensen, zodat je boodschappen en tafelindeling op een definitief aantal gasten kunt afstemmen. Plan daarna vrijwilligers voor ontvangst, keuken, buffet en opruimen. Op de dag zelf draait alles om een korte controle van servies, koffieapparaten, koeling en allergenen voordat het buffet opengaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Herinnering aan deelnemers sturen
6
Definitief aantal gasten tellen
7
Dieetlijst controleren
8
Zaal en keuken reserveren
9
Tafelschikking bepalen
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Boodschappen koel bewaren
2 personen
14
Brood en beleg klaarzetten
3 personen
15
Eieren koken
2 personen
16
Fruit wassen en snijden
2 personen
17
Servies en bestek controleren
2 personen
18
Koffieapparaten testen
2 personen
19
Allergenenkaart maken
20
Zaal ventileren
2 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Tafels dekken
4 personen
24
Buffet inrichten
4 personen
25
Koffie en thee bereiden
3 personen
26
Dieetproducten apart klaarzetten
2 personen
27
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
28
Achtergrondmuziek instellen

Event

29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Welkomstwoord verzorgen
31
Ontbijt uitserveren
4 personen
32
Koffie en thee bijvullen
2 personen
33
Buffet aanvullen
3 personen
34
Afwas verzamelen
2 personen
35
Dieetvragen beantwoorden
36
Koffie en thee afsluiten
2 personen
37
Restanten veilig verpakken
2 personen

Nazorg

38
Servies afwassen
4 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Keuken schoonmaken
3 personen
42
Zaal schoonmaken
3 personen
43
Apparatuur reinigen en opbergen
2 personen
44
Restanten verdelen of koelen
2 personen
45
Sleutels en zaal controleren
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel

Servies

Ontbijtbordenaantal 70
Kommenaantal 70
Mokkenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Theelepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Botervlootjesaantal 8
Broodmandenaantal 8
Schaaltjesaantal 16

Apparatuur

Koffieapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Koks messenaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Bewaarbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Tafelbordjesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteiltjesaantal 3
Sponzenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging met een duidelijke uiterste aanmelddatum, bijvoorbeeld 10 dagen voor het ontbijt. Vraag daarin meteen naar allergieën en andere dieetwensen; losse reacties achteraf raken snel kwijt.
Maak na de deadline één definitieve gastenlijst en controleer de dieetlijst nogmaals. Gebruik die lijst voor boodschappen, allergenenkaart en tafelschikking, in plaats van op het laatste moment aantallen te schatten.
Test koffieapparaten en waterkokers uiterlijk de dag ervoor met volle kannen. Controleer ook of er genoeg mokken, ontbijtborden, kommen, messen, vorken en theelepels zijn voor het maximale aantal gasten.
Bewaar gekoelde boodschappen direct in koelkasten of koelboxen en bereid brood, beleg, eieren en fruit in een vaste volgorde. Zet het buffet pas klaar nadat de tafels zijn opgesteld en gedekt, zodat schalen en broodmanden niet in de weg staan.
Plan op de ochtend zelf minimaal 60 minuten voor zaalopbouw, tafels dekken, ventileren en koffiezetten. Wijs één vrijwilliger aan voor ontvangst en één voor het buffet; zo blijven vragen over dieetwensen weg bij de keuken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een kerkelijk ontbijt voor te bereiden?: Reken op ongeveer 2 tot 3 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen en het indelen van vrijwilligers. Reserveer op de dag zelf minstens 60 minuten voor zaalopbouw en nog 30 minuten voor het klaarzetten van buffet en koffie.
Wanneer moet je dieetwensen voor een kerkelijk ontbijt verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het ontbijt. Controleer de definitieve lijst nog één keer voordat je boodschappen doet en maak er een allergenenkaart van.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerkelijk ontbijt?: Voor een ontbijt met ongeveer 30 gasten zijn minimaal 5 vrijwilligers praktisch: één voor ontvangst, twee voor keuken en buffet en twee voor zaalopbouw en opruimen. Bij grotere groepen voeg je per 15 gasten ongeveer één vrijwilliger toe.
Wanneer moet je boodschappen doen voor een kerkelijk ontbijt?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal brood, fruit en gekoelde producten bij voorkeur de dag ervoor. Bewaar gekoelde boodschappen direct in de koelkast of koelbox en controleer op de ochtend zelf de houdbaarheid en dieetindeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.