Checklist voor een kerkelijk jeugdkamp

Een kerkelijk jeugdkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en een programma. Je regelt tegelijk deelnemersinformatie, ouderlijke toestemming, medische gegevens, vervoer, maaltijden, slaapplaatsen en een veilig dagritme. Begin met datum, locatie en leiding en werk daarna toe naar een gecontroleerde deelnemerslijst. Controleer in de laatste week het weer, de boodschappen, het kampeermateriaal en de EHBO-set. Met deze checklist houd je overzicht over de 60 voorbereidingstaken en 42 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampdatum en locatie vastleggen
2 personen
Reservering kamplocatie maken
Vergunningen en voorwaarden controleren
Begeleiders en leiding vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische gegevens verzamelen
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Noodcontacten bundelen
Programma en groepsindeling maken
3 personen
Bijbelprogramma voorbereiden
2 personen
Spellen en activiteiten uitwerken
3 personen
Vervoer en chauffeurs regelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Bederfelijke boodschappen koelen
2 personen
Kampeermateriaal verzamelen
3 personen
Materialen per activiteit sorteren
3 personen
EHBO-set controleren
Deelnemersinformatie versturen
Locatie en sanitair inspecteren
2 personen
Tenten opzetten
6 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Keuken en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluid en verlichting testen
2 personen
Activiteitenmateriaal klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Bagage naar tenten begeleiden
4 personen
Kampregels en veiligheid uitleggen
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
Sport- en buitenspellen begeleiden
6 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
5 personen
Tafels dekken
3 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
5 personen
Bijbelmoment begeleiden
2 personen
Avondsnacks uitdelen
2 personen
Avondronde langs de tenten
4 personen
Nachtwacht instrueren
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies en kookmateriaal afwassen
4 personen
Tenten schoon en droog maken
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven houdbare voorraad opbergen
2 personen
Wasgoed en doeken wassen
2 personen
Deelnemersfoto's veilig delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Biertafelsetsaantal 4

Kamperen

Groepstentenaantal 8
Grondzeilenaantal 8
Haringenaantal 80
Scheerlijnenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Soeplepelsaantal 6
Scharenaantal 4

Keuken

Kookpannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Touwtrektouw

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Naamstickersaantal 70
Stiftenaantal 20
A4-papieraantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Reflectiehesjesaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier uiterlijk 6 weken voor vertrek. Vraag daarin meteen dieetwensen, medische gegevens, noodcontacten en toestemming van ouders of verzorgers op; ontbrekende formulieren zorgen vaak pas bij vertrek voor vertraging.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf de groepsindeling en het programma. Plan naast spellen en sportactiviteiten ook vaste momenten voor het Bijbelprogramma, maaltijden, rust en corvee, zodat leiding niet ter plekke hoeft te improviseren.
Controleer de kamplocatie minstens 1 week voor aankomst op slaapplaatsen, sanitair, stroom, kookmogelijkheden en regels rond vuur of geluid. Noteer ook waar de EHBO-set ligt en hoe je bij een noodgeval hulp inschakelt.
Sorteer materialen per activiteit in afzonderlijke bakken of tassen. Leg bijvoorbeeld pionnen, voetballen en springtouwen bij elkaar en controleer per groepstent de grondzeilen, haringen en scheerlijnen voordat alles wordt ingeladen.
Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen voor vertrek en koel bederfelijke producten direct. Tel herbruikbare bekers, borden en bestek per deelnemer plus minimaal 10 procent reserve; voor 40 mensen zijn dat dus minstens 44 sets.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerkelijk jeugdkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en leiding. Open het aanmeldformulier ongeveer 6 weken voor vertrek en plan de definitieve deelnemerslijst, groepsindeling en vervoersindeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Wat moet er op een aanmeldformulier voor een jeugdkamp staan?: Vraag minimaal naam, leeftijd, ouder- of voogdgegevens, noodcontact, medische informatie, dieetwensen en toestemming voor deelname. Geef een sluitingsdatum, bijvoorbeeld 4 weken voor vertrek, zodat je daarna ontbrekende gegevens kunt navragen.
Wanneer controleer je het weer voor een jeugdkamp?: Bekijk de weersverwachting 7 dagen vooraf voor de eerste aanpassing van het programma en opnieuw 24 uur voor vertrek. Neem bij wisselvallig weer extra aandacht mee voor droge slaapplaatsen, partytenten, warme dranken en een alternatief binnenprogramma.
Hoeveel drinken en servies heb je nodig op een jeugdkamp?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur, afhankelijk van temperatuur en activiteit. Neem voor servies minimaal één beker, bord en bestekset per deelnemer plus 10 procent reserve; bij 30 deelnemers zijn dat 33 sets.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.