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Checkliste für die Organisation eines kirchlichen Jugendcamps

Ein kirchliches Jugendcamp braucht früh klare Zuständigkeiten, vollständige Teilnehmerdaten und einen belastbaren Ablauf. Beginne mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, medizinische Angaben, Einverständniserklärungen, Gruppen- und Programmplanung. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Transport, Verpflegung, Zelte, Erste-Hilfe-Material und die Ausstattung vor Ort.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Campdatum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Campingplatz reservieren

  • Genehmigungen und Bedingungen prüfen

  • Begleiter und Leitung festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Medizinische Daten erfassen

  • Einverständniserklärungen prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Notfallkontakte bündeln

  • Programm und Gruppeneinteilung erstellen

    3 Personen

  • Bibelprogramm vorbereiten

    2 Personen

  • Spiele und Aktivitäten ausarbeiten

    3 Personen

  • Transport und Fahrer organisieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste finalisieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Verderbliche Einkäufe kühlen

    2 Personen

  • Campingmaterial zusammenstellen

    3 Personen

  • Materialien nach Aktivität sortieren

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Set prüfen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Veranstaltungsort und Sanitäranlagen inspizieren

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Küche und Ausgabestelle einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Ton und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Material für Aktivitäten bereitstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Gepäck zu den Zelten begleiten

    4 Personen

  • Campleitregeln und Sicherheit erklären

    2 Personen

  • Kennenlernspiel anleiten

    4 Personen

  • Sport- und Outdoorspiele begleiten

    6 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Abendessen vorbereiten

    5 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    5 Personen

  • Bibelmoment begleiten

    2 Personen

  • Abendsnacks verteilen

    2 Personen

  • Abendrunde entlang der Zelte

    4 Personen

  • Nachtwache einweisen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr und Kochmaterial abwaschen

    4 Personen

  • Zelte sauber und trocken machen

    4 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene haltbare Vorräte verstauen

    2 Personen

  • Wäsche und Tücher waschen

    2 Personen

  • Teilnehmerfotos sicher teilen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • BiertischgarniturenAnz. 4

Campen

  • GruppenzelteAnz. 8
  • BodenplanenAnz. 8
  • HeringeAnz. 80
  • AbspannleinenAnz. 20

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • SuppenkellenAnz. 6
  • ScherenAnz. 4

Küche

  • KochtöpfeAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 8

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 4
  • VolleyballAnz. 2
  • FrisbeesAnz. 6
  • KegelAnz. 20
  • SpringseileAnz. 8
  • Tauziehseil

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • NamensaufkleberAnz. 70
  • StifteAnz. 20
  • A4-PapierAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 8
  • WarnwestenAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 4
  • SpülbürstenAnz. 4
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Campingplatz mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Verfügbarkeit, sondern auch Bedingungen, Sanitäranlagen, Feuerstellen und die zulässige Gruppengröße.
  • Schließe die Anmeldung nicht ohne medizinische Daten, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen ab. Bündele Notfallkontakte in einer Liste und halte sie während des gesamten Camps erreichbar.
  • Plane Programm und Gruppeneinteilung spätestens 2 Wochen vor Beginn. Sortiere Materialien für Bibelprogramm, Spiele und Sportaktivitäten getrennt, damit vor Ort niemand nach Fußbällen, Frisbees oder dem Tauziehseil suchen muss.
  • Kontrolliere Transport und Fahrer mindestens 7 Tage vorher. Verschicke dann die Teilnehmerinformationen mit Abfahrtszeit, Treffpunkt, Packhinweisen und einer erreichbaren Kontaktperson.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor dem Start und passe Zelte, Beleuchtung und Aktivitäten an. Kühlboxen und verderbliche Einkäufe gehören erst kurz vor der Abfahrt in die Kühlung; das Erste-Hilfe-Set kontrollierst du vor dem Beladen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein kirchliches Jugendcamp anmelden?
Öffne die Anmeldung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Camp. So bleiben mindestens 2 Wochen, um fehlende medizinische Angaben, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen nachzufassen.
Was muss auf die Teilnehmerliste für ein Jugendcamp?
Neben Name und Gruppe gehören Kontaktdaten, Notfallkontakt, medizinische Hinweise und Ernährungswünsche darauf. Aktualisiere die Liste spätestens 7 Tage vor Beginn und nimm eine gedruckte Version mit.
Wann soll man Zelte und Campingmaterial prüfen?
Prüfe Gruppenzelte, Bodenplanen, Heringe und Abspannleinen mindestens 7 Tage vorher. Sortiere das Material nach Zelt oder Aktivität und kontrolliere vor der Abfahrt, ob alles trocken und vollständig ist.
Wann sollte man die Wettervorhersage für ein Jugendcamp prüfen?
Sieh 48 Stunden vor Beginn und nochmals am Abreisetag nach. Bei Regen oder starkem Wind brauchst du rechtzeitig einen angepassten Ablauf, sichere Abspannungen und gegebenenfalls einen Plan für Innenräume.

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