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Checklist pour organiser un camp de jeunes de l’église

Un camp de jeunes de l’église demande plus qu’un lieu et des tentes. Il faut coordonner les inscriptions, les autorisations parentales, les informations médicales, les accompagnateurs, le transport, les repas et le programme biblique. Cette checklist de 60 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’inspection du site. Utilisez-la aussi pour vérifier les détails souvent oubliés, comme la chaîne des contacts d’urgence, les aliments à réfrigérer et l’éclairage du soir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu du camp

    2 personnes

  • Faire la réservation du site de camp

  • Vérifier les permis et les conditions

  • Enregistrer les accompagnateurs et l'encadrement

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Collecter les informations médicales

  • Vérifier les formulaires d’autorisation

    2 personnes

  • Établir la liste des participants

  • Regrouper les contacts d’urgence

  • Créer le programme et la répartition des groupes

    3 personnes

  • Préparer le programme biblique

    2 personnes

  • Concevoir les jeux et activités

    3 personnes

  • Organiser le transport et les chauffeurs

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Finaliser la liste de courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Réfrigérer les courses périssables

    2 personnes

  • Rassembler le matériel de camping

    3 personnes

  • Trier le matériel par activité

    3 personnes

  • Vérifier la trousse de premiers secours

  • Envoyer les informations aux participants

  • Inspecter le lieu et les sanitaires

    2 personnes

  • Monter les tentes

    6 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Aménager la cuisine et le point de distribution

    3 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Tester le son et l'éclairage

    2 personnes

  • Préparer le matériel d’activité

    3 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d'accueil

    2 personnes

  • Enregistrer les participants

    3 personnes

  • Guider les bagages vers les tentes

    4 personnes

  • Expliquer les règles du camp et la sécurité

    2 personnes

  • Animer le jeu de présentation

    4 personnes

  • Animer les jeux sportifs et de plein air

    6 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le repas du soir

    5 personnes

  • Dresser les tables

    3 personnes

  • Servir le dîner

    5 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Débarrasser la vaisselle

    3 personnes

  • Encadrer le programme du soir

    5 personnes

  • Animer un moment biblique

    2 personnes

  • Distribuer les en-cas du soir

    2 personnes

  • Ronde du soir dans les tentes

    4 personnes

  • Briefer la garde de nuit

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Laver la vaisselle et le matériel de cuisine

    4 personnes

  • Nettoyer et sécher les tentes

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    5 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger le stock non périssable restant

    2 personnes

  • Laver le linge et les serviettes

    2 personnes

  • Partager les photos des participants en toute sécurité

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tablesqté 6
  • Chaisesqté 60
  • Ensembles de tables de bièreqté 4

Camping

  • Tentes collectivesqté 8
  • Bâches de solqté 8
  • Piquetsqté 80
  • Haubansqté 20

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 70
  • Assiettesqté 70
  • Couvertsqté 70
  • Louches à soupeqté 6
  • Ciseauxqté 4

Cuisine

  • Casserolesqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Saladiersqté 4
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4

Équipement

  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphone

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 4
  • Lampes LEDqté 8

Matériel de sport

  • Ballons de footballqté 4
  • Volley-ballqté 2
  • Frisbeesqté 6
  • Cônesqté 20
  • Cordes à sauterqté 8
  • Corde de tir à la corde

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Étiquettes nominativesqté 70
  • Marqueursqté 20
  • Papier A4qté 2

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Lampes de pocheqté 8
  • Gilets réfléchissantsqté 10

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Seauxqté 4
  • Brosses à vaisselleqté 4
  • Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par le lieu, la date et les conditions d’accueil avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez notamment les permis, les sanitaires disponibles et les possibilités d’abri en cas de pluie.
  • Fixez une date limite pour les formulaires d’autorisation et les informations médicales, idéalement 7 à 10 jours avant le départ. Préparez ensuite une liste finale des participants et un dossier séparé pour les contacts d’urgence.
  • Ne laissez pas le transport pour la dernière semaine. Confirmez les chauffeurs, les véhicules, les horaires et les groupes de passagers au moins 5 jours à l’avance.
  • Pour les repas, recueillez les allergies et régimes alimentaires dès l’inscription. Faites les courses 1 à 2 jours avant le camp, puis réfrigérez immédiatement les produits périssables et répartissez le matériel de cuisine par repas.
  • Préparez le matériel par activité plutôt que dans une seule pile. Les tentes collectives, bâches, piquets, jeux de sport, enceintes, microphone, lampes LED et guirlandes lumineuses doivent être vérifiés avant le chargement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp de jeunes de l’église ?
Commencez au moins 8 à 12 semaines avant le départ. Réservez d’abord le site et fixez la date, puis prévoyez suffisamment de temps pour les inscriptions, l’encadrement, le transport et les achats.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un camp d’église ?
Envoyez les invitations environ 6 semaines avant le camp et laissez 2 à 3 semaines pour les inscriptions. Fixez une date limite claire pour recevoir les autorisations, les informations médicales et les besoins alimentaires.
Combien d’accompagnateurs faut-il prévoir pour un camp de jeunes ?
Le nombre dépend de l’âge des jeunes, des règles locales et du site, mais établissez la répartition des groupes au plus tard 2 semaines avant le départ. Gardez aussi une liste écrite des contacts d’urgence et des responsabilités de chaque accompagnateur.
Quand préparer les repas et le matériel du camp ?
Finalisez la liste de courses environ 7 jours avant le départ et faites les achats 1 à 2 jours avant. Triez le matériel, vérifiez la trousse de premiers secours et chargez les équipements la veille pour éviter les oublis le matin du départ.

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