Zo organiseer je een kenniswedstrijd zonder last-minute stress

Begin met de spelopzet en werk daarna in vaste volgorde naar de uitvoering. Bepaal eerst het thema, aantal rondes, teamgrootte en speelduur; reserveer vervolgens de locatie en open de inschrijving. Terwijl de deelnemerslijst groeit, schrijf en controleer je de vragen en maak je de presentatie, antwoorden en puntentelling. In de laatste week test je laptop, projector, microfoon en kabels en leg je alle quizmaterialen per tafel klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Quizthema en rondes bepalen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Uitnodiging opstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Inschrijvingen verwerken
7
Deelnemers bevestigen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Quizvragen schrijven
3 personen
10
Quizvragen controleren
2 personen
11
Antwoorden en puntentelling maken
2 personen
12
Teams samenstellen
2 personen
13
Prijzen aanschaffen
14
Presentatie met vragen maken
2 personen
15
Techniek testen
2 personen
16
Antwoordformulieren printen
17
Deelnemerslijst printen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Prijzen inpakken
20
Quizmaterialen sorteren
2 personen
21
Dranken koelen
22
Materialen naar locatie brengen
2 personen
23
Zaal openen
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen
26
Quiztafels nummeren
2 personen
27
Projector en scherm opstellen
2 personen
28
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
29
Quizpresentatie testen
2 personen
30
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
31
Buffettafels inrichten
2 personen

Event

32
Welkomstbalie bemannen
2 personen
33
Deelnemers registreren
2 personen
34
Teams naar tafels begeleiden
2 personen
35
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
36
Opening en spelregels toelichten
37
Quizronde presenteren
2 personen
38
Antwoorden innemen
2 personen
39
Tussenstanden verwerken
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
43
Finaleronde presenteren
2 personen
44
Eindstand controleren
2 personen
45
Winnaars bekendmaken
46
Prijzen uitreiken
2 personen
47
Afscheidsdrankjes serveren
2 personen
48
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

49
Apparatuur uitschakelen
2 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
53
Zaal schoonmaken
3 personen
54
Materialen inpakken
2 personen
55
Materialen terugbrengen
2 personen
56
Koelboxen schoonmaken
57
Afval naar inzamelpunt brengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Servettenhouderaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Quizmateriaal

Antwoordformulierenaantal 100
Pennenaantal 80
Teamnummerkaartenaantal 15
Scoreformulierenaantal 20
Jurytafelsignalenaantal 4
Rekenmachinesaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het schrijven van de quizvragen uiterlijk 3 weken vooraf. Laat de antwoorden en puntentelling daarna door iemand controleren die niet aan de vragen heeft meegeschreven.
Open de inschrijving met een sluitingsdatum van 7 dagen voor de quiz. Gebruik de definitieve deelnemerslijst om teams samen te stellen en dieetwensen voor eten en drinken te verzamelen.
Test de volledige presentatie minstens 3 dagen vooraf op de laptop, projector, het projectiescherm en de speakers. Controleer ook de HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen; een losse adapter wordt vaak pas op de avond zelf gemist.
Maak per team een set met antwoordformulieren, pennen, teamnummerkaarten en scoreformulieren. Print daarnaast ongeveer 10 procent extra formulieren, zodat een fout of ontbrekend exemplaar geen vertraging veroorzaakt.
Open de zaal 90 minuten voor de start. Zet eerst tafels en stoelen klaar, richt daarna de registratietafel in en koel dranken; zo houd je tijd over voor een laatste techniek- en geluidscheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een kenniswedstrijd organiseren?: Reken op 3 tot 4 weken voor een quiz met meerdere rondes en teams. Reserveer de locatie en bepaal de spelopzet in week 1, werk de vragen en presentatie in week 2 en 3 uit en gebruik de laatste 3 dagen voor testen, printen en sorteren.
Hoeveel quizvragen heb je nodig voor een kenniswedstrijd?: Voor een avond van ongeveer 2,5 uur kun je uitgaan van 6 tot 8 rondes met 8 tot 10 vragen per ronde. Plan daarnaast tijd voor uitleg, invullen, nakijken, pauze en de prijsuitreiking; schrijf dus niet alleen vragen, maar ook antwoorden en een puntentelling.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kenniswedstrijd versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de quiz en laat inschrijven tot 7 dagen vooraf. Bevestig deelnemers daarna zo snel mogelijk, zodat je teams, antwoordformulieren, zitplaatsen en eventuele dieetwensen definitief kunt maken.
Wanneer test je de techniek voor een kenniswedstrijd?: Doe een volledige test 3 dagen voor de quiz en herhaal een korte controle bij het openen van de zaal, 90 minuten voor aanvang. Test niet alleen de presentatie, maar ook beeld, geluid, microfoon, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.