Kenniswedstrijd organiseren: een praktische checklist

Een kenniswedstrijd organiseren vraagt meer dan alleen goede vragen bedenken. Je regelt eerst het thema, de rondes en de locatie, daarna de inschrijvingen, teams en dieetwensen. In de laatste week controleer je quizvragen, presentatie en puntentelling en test je laptop, projector, speakers en microfoon. Op de dag zelf richt je de registratietafel in, zet je tafels en stoelen klaar en sorteer je alle quizmaterialen. Met deze checklist werk je in de juiste volgorde en voorkom je last-minute zoekwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Quizthema en rondes bepalen
2 personen
Locatie reserveren
Uitnodiging opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Inschrijvingen verwerken
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Quizvragen schrijven
3 personen
Quizvragen controleren
2 personen
Antwoorden en puntentelling maken
2 personen
Teams samenstellen
2 personen
Prijzen aanschaffen
Presentatie met vragen maken
2 personen
Techniek testen
2 personen
Antwoordformulieren printen
Deelnemerslijst printen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen inpakken
Quizmaterialen sorteren
2 personen
Dranken koelen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Quiztafels nummeren
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Quizpresentatie testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Buffettafels inrichten
2 personen

Event

Welkomstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Teams naar tafels begeleiden
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Opening en spelregels toelichten
Quizronde presenteren
2 personen
Antwoorden innemen
2 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Finaleronde presenteren
2 personen
Eindstand controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheidsdrankjes serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
Afval naar inzamelpunt brengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Servettenhouderaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Quizmateriaal

Antwoordformulierenaantal 100
Pennenaantal 80
Teamnummerkaartenaantal 15
Scoreformulierenaantal 20
Jurytafelsignalenaantal 4
Rekenmachinesaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het schrijfwerk ruim voor de quizavond: maak de vragen, antwoorden en puntentelling eerst en laat de quizvragen daarna nog door iemand controleren. Zo ontdek je onduidelijke formuleringen voordat de presentatie wordt gemaakt.
Open de inschrijving pas nadat thema, locatie en rondes vaststaan. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bevestig de deelnemers kort voor de quiz, zodat je teams en catering op aantallen kunt afstemmen.
Test de volledige techniek uiterlijk één dag vooraf met de laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabel, speakers en microfoon. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; een losse adapter of lege batterij houdt anders de start op.
Leg per team een vaste set klaar met antwoordformulieren, pennen, teamnummerkaarten en scoreformulieren. Sorteer daarnaast de quizmaterialen per ronde, zodat de presentator tijdens de quiz niet hoeft te zoeken.
Begin op de dag zelf met de zaalindeling en registratietafel voordat deelnemers binnenkomen. Zet tafels, stoelen en kapstokken klaar, koel dranken en breng prijzen, formulieren en presentatie in dezelfde volgorde naar de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kenniswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met thema, rondes en locatie. Open de inschrijving ongeveer 3 tot 4 weken voor de quiz en reserveer de laatste week voor controle, techniek en printwerk.
Wanneer moet ik de quizvragen schrijven en controleren?: Schrijf de vragen uiterlijk 2 weken voor de kenniswedstrijd en controleer ze uiterlijk 7 dagen vooraf. Maak daarna de antwoorden, puntentelling en presentatie; zo houd je nog tijd over om fouten te herstellen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kenniswedstrijd op te bouwen?: Reken op 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, registratietafel, techniek en materialen, afhankelijk van de locatie. Open de zaal minstens 90 minuten voor de start, zodat je ook een volledige test kunt doen.
Wat moet ik op de dag van een kenniswedstrijd klaarleggen?: Leg per team antwoordformulieren, pennen, teamnummerkaarten en scoreformulieren klaar. Controleer daarnaast laptop, projector, scherm, HDMI-kabel, speakers, microfoon en presentatie vóór de eerste deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.