Checklist voor een goed georganiseerde Kennisrally

Een Kennisrally vraagt meer voorbereiding dan alleen quizvragen maken. Je legt vooraf het programma, de rondes, routeopdrachten, teams en puntentelling vast, zodat deelnemers op de dag zelf meteen kunnen starten. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde uit te voeren. Vooral teamindeling, printwerk, antwoordsets en een technische test worden vaak te laat geregeld. Plan daarom een aparte controle op de locatie voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaalreservering bevestigen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Quizrondes samenstellen
3 personen
Vragen inhoudelijk controleren
2 personen
Antwoorden en puntentelling maken
2 personen
Routeopdrachten uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams indelen
2 personen
Teamindeling communiceren
Quizboekjes opmaken
2 personen
Quizboekjes en antwoordbladen printen
2 personen
Routekaarten printen
Antwoordsets klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Teamtafels nummeren
2 personen
Quizmateriaal per team klaarleggen
3 personen
Presentatietechniek testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams naar hun tafel begeleiden
2 personen
Spelregels en route uitleggen
Kennisronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Routeopdrachten begeleiden
4 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Antwoorden innemen en sorteren
3 personen
Finaleronde presenteren
2 personen
Scores controleren
3 personen
Winnaars bekendmaken

Nazorg

Servies en materialen verzamelen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedankbericht sturen
Uitslagen online publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Spelmateriaal

Antwoordbordjesaantal 12
Stiftenaantal 30
Pennenaantal 80
Stopwatchesaantal 6
Antwoordbussenaantal 12
Scorebordenaantal 12
Teamnummerkaartenaantal 12
Klembordenaantal 12
Rekenmachinesaantal 6

Decoratie

Teamtafelbordjesaantal 12
Welkomstbord
Tafelkledenaantal 12
Prijsbekersaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkaraffenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Boodschappen

Tips

Leg het programma en de tijd per ronde uiterlijk twee weken vooraf vast. Controleer daarna alle vragen inhoudelijk en maak één definitieve versie van de antwoorden en puntentelling.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen niet pas in de laatste week. Sluit de inschrijving bijvoorbeeld 7 dagen voor de Kennisrally, zodat je teams kunt indelen en de teamindeling tijdig kunt communiceren.
Print quizboekjes, antwoordbladen en routekaarten minimaal 2 dagen vooraf. Leg per team een complete set klaar met antwoordbordjes, stiften, klembord en teamnummerkaart; zo hoef je op de dag zelf niet meer te sorteren.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers op de locatie voordat je tafels opbouwt. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen, en houd powerbanks achter de hand voor routeopdrachten.
Open de locatie minstens 90 minuten voor aanvang. Nummer de teamtafels, richt de registratietafel in, zet dranken koud en controleer of quizmateriaal, antwoordbussen en scoreborden op hun vaste plek liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Kennisrally organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de zaal, datum en het programma. Reserveer de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, teamindeling, dieetwensen en het definitief maken van het printwerk.
Hoeveel tijd kost het om een Kennisrally op te bouwen?: Plan minstens 90 minuten voor het openen van de locatie, het opstellen van tafels en stoelen, de registratietafel en het klaarleggen van teammateriaal. Voeg 30 minuten toe als je routeopdrachten of extra techniek moet controleren.
Wanneer moet ik de quizboekjes en routekaarten printen?: Print quizboekjes, antwoordbladen en routekaarten 1 tot 2 dagen vooraf, nadat vragen en antwoorden definitief zijn gecontroleerd. Print enkele extra exemplaren voor beschadigde of zoekgeraakte bladen.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een Kennisrally?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de geplande duur. Maak hapjes vooraf klaar en houd rekening met de verzamelde dieetwensen, zodat je bij de ontvangst direct kunt aangeven wat geschikt is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.