Wat heb je nodig voor een kennismakingsavond?
Voor een kennismakingsavond heb je meer nodig dan koffie en wat hapjes. Regel vooraf ook naamkaartjes, voldoende zitplaatsen, een ontvangsttafel en apparatuur voor de uitleg en kennismakingsronde. Reken voor de inkoop met het definitieve aantal deelnemers plus ongeveer 10% reserve. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je hapjes en dranken niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Reken per deelnemer op 2 tot 3 drankjes in het eerste uur en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet gekoelde dranken, waterkannen en glazen vóór ontvangst klaar; gebruik koelboxen als er geen koelkast in de ruimte is.
- Plan voor koffie en thee ongeveer 1 kop per persoon tijdens de avond, plus 10% reserve. Zet minstens één koffiezetapparaat of waterkoker en voldoende thermoskannen klaar als de groep groter is dan 15 deelnemers.
- Maak voor elke deelnemer een naamkaartje en neem 10% extra mee voor last-minute aanmeldingen of verkeerd ingevulde kaartjes. Leg naamkaartjeshouders op de ontvangsttafel, naast de afgedrukte deelnemerslijst.
- Voor hapjes is 4 tot 6 kleine porties per persoon passend voor een avond met een kennismakingsronde. Gebruik aparte serveerschalen en opscheplepels voor dieetvriendelijke hapjes en controleer de verzamelde dieetwensen vóór het buffet wordt klaargezet.
- Test draagbare speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk 30 minuten vóór de start. Zet tafels, stoelen en buffettafels eerder klaar, zodat de ontvangsttafel niet tegelijk met de dranken en hapjes hoeft te worden ingericht.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een kennismakingsavond?
- Reken op 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur en daarna ongeveer 1 per uur. Voeg 10% reserve toe en zet daarnaast water klaar in waterkannen.
- Hoeveel hapjes moet ik kopen voor een kennismakingsavond?
- Voor een avond met koffie, drankjes en een kennismakingsronde kun je 4 tot 6 kleine hapjes per deelnemer rekenen. Koop 10% extra en houd aparte hapjes beschikbaar voor bekende dieetwensen.
- Hoeveel naamkaartjes heb ik nodig?
- Maak één naamkaartje per aangemelde deelnemer en neem 10% extra mee. Bij 30 deelnemers zijn dat dus 33 kaartjes, zodat je ook een late aanmelding kunt opvangen.
- Wanneer moet ik de spullen voor een kennismakingsavond klaarzetten?
- Zet tafels, stoelen en decoratie minimaal 60 minuten vooraf klaar. Test geluidsapparatuur uiterlijk 30 minuten voor de start en zet koffie, dranken en hapjes pas vlak vóór ontvangst klaar.