Kartwedstrijd organiseren: checklist van start tot finish

Een kartwedstrijd organiseren vraagt meer dan alleen een kartbaan reserveren. Je moet vooraf het wedstrijdformat, reglement, startgroepen en betalingen vastleggen, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn. Op de dag zelf draait het om een geprinte deelnemerslijst, duidelijke startnummers, een korte briefing en werkende timingapparatuur. Deze checklist helpt je de 77 taken en 60 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kartbaan reserveren
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Betalingen controleren
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Prijzen bestellen
Catering bestellen
Uitslagenformulieren maken
Briefing voorbereiden
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst printen
Boodschappen doen
2 personen
Kisten en materialen verzamelen
3 personen
Apparatuur opladen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Catering koelen
2 personen
Route naar locatie controleren
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Timingapparatuur testen
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Karts en helmen controleren
3 personen
Briefingsruimte markeren
2 personen
Parkeer- en looproute markeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Registratiebalie openen
2 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Helmen en kleding uitgeven
3 personen
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Proefronde begeleiden
4 personen
Startopstelling controleren
3 personen
Eerste manche begeleiden
5 personen
Tussenstand registreren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede manche begeleiden
5 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Derde manche begeleiden
5 personen
Wedstrijdstand controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finaleopstelling maken
3 personen
Finale begeleiden
5 personen
Finale-uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Helmen en kleding innemen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Timingapparatuur inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Openstaande betalingen verwerken
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelrokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Kartsaantal 12
Reservekartsaantal 2
Racehelmenaantal 20
Racestartnummersaantal 20
Raceoverallsaantal 20
Ribprotectorenaantal 12
Startvlaggenaantal 3
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Rugnummerhesjesaantal 6

Apparatuur

Timingcomputer
Timingtranspondersaantal 20
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonaantal 2
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Fotocamera

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiebekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Kokshtmlessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Broodmessenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 2

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 6
Finishboog
Podiumblokkenaantal 3
Prijzentafel
Bannersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 8
Oordoppenaantal 50

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en reglement vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Vermeld bijvoorbeeld hoeveel heats er zijn, hoe de finale wordt bepaald en wanneer deelnemers aanwezig moeten zijn.
Controleer betalingen en dieetwensen niet pas op de wedstrijddag. Maak uiterlijk 7 dagen vooraf de definitieve deelnemerslijst en deel daarna de startgroepen en startnummers in.
Test timingcomputer, timingtransponders, laptop, printer en portofoons vooraf. Laad apparatuur en powerbanks de avond ervoor op en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Plan extra tijd voor de briefing en veiligheidscontrole. Zet helmen, raceoveralls, ribprotectoren en startnummers per startgroep klaar, zodat deelnemers niet tegelijk bij één tafel hoeven te wachten.
Controleer 1 dag vooraf de weersverwachting en route naar de kartbaan. Bij buitenwachten zijn partytenten, afzetlint, afvalbakken en voldoende zitplaatsen geen detail maar praktische opvang voor deelnemers en publiek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kartwedstrijd reserveren?: Reserveer de kartbaan bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Voor een drukke periode of een grotere groep is 10 tot 12 weken verstandiger, omdat starttijden en voldoende karts dan sneller volgeboekt zijn.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een kartwedstrijd definitief maken?: Maak de lijst uiterlijk 7 dagen voor de race definitief. Controleer dan ook betalingen en dieetwensen, deel startgroepen en startnummers in en print op de wedstrijddag een extra exemplaar.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de briefing bij een kartwedstrijd?: Plan minimaal 15 minuten voor de briefing en veiligheidsuitleg. Laat deelnemers daarnaast 20 tot 30 minuten vóór hun eerste heat aanwezig zijn voor registratie, omkleden en het passen van helm en ribprotector.
Wat moet ik de avond voor een kartwedstrijd controleren?: Controleer de weersverwachting, route, deelnemerslijst, startnummers, catering en alle apparatuur. Laad laptops, telefoons, portofoons en powerbanks op en leg reservekarts, kabels, stekkerdozen en printmateriaal klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.