Kartingwedstrijd organiseren: complete checklist

Een kartingwedstrijd organiseren lukt het soepelst als je eerst de baan, deelnemers en race-indeling vastlegt. Daarna regel je betaling, dieetwensen, deelnemersinformatie en parkeerinformatie, zodat niemand op de dag zelf hoeft te zoeken. Plan ook tijd voor registratie, catering en het ophangen van het wedstrijdschema. Deze checklist helpt je van reservering tot prijsuitreiking, inclusief materiaal zoals helmen, racepakken, startnummers en wedstrijdformulieren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Kartingbaan reserveren
Deelnemerslijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelname en betaling controleren
Raceformat en heats bepalen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Parkeerinformatie controleren
Wedstrijdindeling printen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Prijzen en bekers ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Telefoons en camera opladen
Cateringboxen inpakken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratiepunt inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Versiering en bewegwijzering ophangen
2 personen
Wedstrijdschema ophangen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Helmen en racekleding uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
Kwalificatieronde begeleiden
3 personen
Wedstrijdheats begeleiden
3 personen
Tussenstanden noteren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Foto's maken
Finale begeleiden
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Persoonlijke spullen verzamelen
2 personen
Racekleding en helmen innemen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen en foto's versturen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Kledingrek
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Telefoonladersaantal 3
Fotocamera

Sportmateriaal

Karthelmenaantal 24
Racepakkenaantal 24
Racehandschoenenaantal 24
Startnummersaantal 30

Decoratie

Kartingbanneraantal 2
Vlaggenlijnaantal 4
Naamkaartjesaantal 30
Pennenaantal 20

Organisatie

Clipboardsaantal 4
Wedstrijdformulierenaantal 40
Prijzenbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kartingbaan voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg daarna het raceformat en de heats vast, zodat je deelnemers vooraf een duidelijke planning kunt geven.
Verzamel aanmeldingen, betalingen en dieetwensen in één overzicht. Controleer dit uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd en neem een actuele deelnemerslijst mee naar de registratie.
Stuur deelnemersinformatie niet pas op de wedstrijddag. Vermeld de starttijd, parkeerinformatie, kledingafspraken en het tijdstip waarop deelnemers aanwezig moeten zijn voor registratie.
Richt een registratiepunt in met naamkaartjes, pennen, clipboards en wedstrijdformulieren. Print de wedstrijdindeling vooraf en hang het schema op zodra tafels, stoelen en bewegwijzering staan.
Koel dranken op tijd en pak cateringboxen, bekers, borden en bestek apart in. Laad telefoons en camera op en controleer vóór vertrek of prijzenbekers, medaillelinten en startnummers aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kartingwedstrijd organiseren?: Leg de datum en kartingbaan bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en geef deelnemers minimaal 2 weken om zich aan te melden en te betalen.
Wanneer moet ik de heats en wedstrijdindeling maken?: Bepaal het raceformat zodra je de verwachte groepsgrootte kent, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Maak de definitieve wedstrijdindeling na de sluiting van de aanmeldingen en print die uiterlijk de dag ervoor.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de voorbereiding op de wedstrijddag?: Reserveer minimaal 90 minuten voor registratie, tafels en stoelen, catering, bewegwijzering en het ophangen van het wedstrijdschema. Laat deelnemers daarna op tijd binnenkomen voor controle en uitleg vóór de eerste heat.
Wat moet ik op de dag zelf controleren bij een kartingwedstrijd?: Controleer vóór de start de deelnemerslijst, betalingen, naamkaartjes, startnummers, wedstrijdformulieren en de benodigde karthelmen, racepakken en handschoenen. Controleer ook of dranken gekoeld zijn en prijzenbekers en medaillelinten klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.