Karatetoernooi organiseren: checklist en planning

Een karatetoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen een sporthal en een wedstrijdschema. Je regelt tegelijk deelnemers, categorieën, scheidsrechters, juryleden, vrijwilligers en een veilige wedstrijdvloer. Begin met de datum, zaal en het reglement; werk daarna toe naar inschrijvingen en de indeling van de wedstrijddag. Deze checklist helpt je om de 73 taken in een logische volgorde af te werken en voorkomt dat formulieren, beschermingsmateriaal of medailles pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Sporthal reserveren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Scheidsrechters benaderen
Juryleden benaderen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestiging versturen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Wedstrijdschema maken
3 personen
Prijzen en medailles bestellen
Banners en bewegwijzering maken
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
2 personen
Scoreformulieren afdrukken
2 personen
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
Wedstrijdschema publiceren
Sporthalindeling uitwerken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en medailles ophalen
Materialen verzamelen
3 personen
Kleding en uitrusting controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Sporthal openen
2 personen
Vloer controleren
2 personen
Matten leggen
6 personen
Wedstrijdvelden afzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Jurytafels inrichten
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Geluid testen
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Weging en controle uitvoeren
3 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen
Juryleden instrueren
2 personen
Deelnemers briefing geven
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Katawedstrijden begeleiden
8 personen
Kumitewedstrijden begeleiden
8 personen
Scores verwerken
3 personen
Wedstrijdvelden wisselen
4 personen
Pauzes aankondigen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Prijswinnaars controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Slotwoord verzorgen
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Matten verwijderen
6 personen
Sportmateriaal sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Sporthal schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Karate-tatami mattenaantal 80
Wedstrijdveldmarkeringenaantal 4
Rode wedstrijdriemenaantal 8
Blauwe wedstrijdriemenaantal 8
Rode borstbeschermersaantal 12
Blauwe borstbeschermersaantal 12
Hoofdbeschermersaantal 12
Scheenbeschermersaantal 12
Handschoenenaantal 12
Trapbeschermersaantal 12
Startnummersaantal 120
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Handtellersaantal 12
Scorebordenaantal 4
Rode vlaggenaantal 8
Witte vlaggenaantal 8
Borstels voor mattenaantal 4

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 2
Jurytafelsaantal 4
Cateringtafelsaantal 4
Stoelenaantal 80
Prijsuitreikingstafel
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Koelboxenaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 8
Theelepelsaantal 50

Decoratie

Toernooibanneraantal 2
Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Podiumblokkenaantal 3
Prijsbekersaantal 24
Medaillesaantal 72
Linten voor medaillesaantal 72
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg minimaal 8 tot 12 weken vooraf de datum, sporthal, wedstrijdcategorieën en het wedstrijdreglement vast. Scheidsrechters en juryleden hebben daarna genoeg tijd om hun beschikbaarheid te bevestigen.
Open de inschrijving zodra categorieën en reglement definitief zijn. Vraag meteen toestemmingsformulieren en dieetwensen uit, zodat je niet vlak voor het toernooi ontbrekende gegevens hoeft na te jagen.
Maak uiterlijk 1 week vooraf een vrijwilligersindeling met vaste rollen voor inschrijving, matten, scoreverwerking, catering en opruimen. Plan per wedstrijdveld voldoende mensen in voor wissels en pauzes.
Controleer 2 tot 3 dagen vooraf alle wedstrijdmaterialen: tatami, veldmarkeringen, rode en blauwe beschermingsmiddelen, scoreborden, vlaggen, fluitjes en stopwatches. Test ook de laptop, printer, microfoon, geluidsinstallatie, verlengsnoeren en stekkerdozen.
Werk de sporthalindeling uit vóór je de definitieve deelnemerslijsten en het wedstrijdschema afdrukt. Reserveer herkenbare plekken voor inschrijftafels, jurytafels, catering, prijsuitreiking, afvalbakken en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een karatetoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de sporthal reserveren, scheidsrechters en juryleden vastleggen, inschrijvingen openen en ontbrekende toestemmingsformulieren opvolgen.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een karatetoernooi?: Maak een voorlopige planning zodra de inschrijving sluit en werk het definitieve schema uiterlijk 1 week voor het toernooi af. Zo kun je deelnemerslijsten, scoreformulieren en de halindeling op tijd afdrukken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een karatetoernooi?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de inschrijving, 1 materiaalverantwoordelijke per wedstrijdveld, juryondersteuning en 2 tot 3 mensen voor catering en opruimen. Het precieze aantal hangt af van het aantal velden en deelnemers.
Wanneer bestel je medailles en prijzen voor een karatetoernooi?: Bestel prijzen en medailles zodra de wedstrijdcategorieën definitief zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Haal ze uiterlijk enkele dagen voor het toernooi op en controleer aantallen en categorieën.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.