Organiser un tournoi de karaté, étape par étape

Un tournoi de karaté demande plus qu’un gymnase et des tatamis. Il faut fixer les catégories, encadrer les inscriptions, prévoir les arbitres et transformer le règlement en planning compréhensible pour chaque participant. Cette checklist de 73 tâches t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tables, de la sonorisation et des zones de compétition. Elle sert aussi de contrôle final pour éviter les oublis fréquents le jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le gymnase
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Contacter les arbitres
Contacter les membres du jury
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des matchs
3 personnes
Commander les prix et médailles
Créer des bannières et la signalétique
2 personnes
Imprimer les listes de participants
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
2 personnes
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
Publier le programme des matchs
Élaborer l’agencement du gymnase
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier les vêtements et l’équipement
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le gymnase
2 personnes
Vérifier le sol
2 personnes
Poser les tapis
6 personnes
Balisage des terrains de compétition
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Tester le son
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Effectuer la pesée et le contrôle
3 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Briefer les membres du jury
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Encadrer les compétitions de kata
8 personnes
Encadrer les combats de kumite
8 personnes
Saisir les scores
3 personnes
Changer les terrains de compétition
4 personnes
Annoncer les pauses
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les gagnants
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Prononcer le discours de clôture
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Retirer les tapis
6 personnes
Trier le matériel de sport
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis tatami de karateqté 80
Marquages du terrain de compétitionqté 4
Rubans de compétition rougesqté 8
Ceintures de compétition bleuesqté 8
Bavoirs rougesqté 12
Protège-tétons bleusqté 12
Protège-têtesqté 12
Protège-tibiasqté 12
Gantsqté 12
Protections d’escalierqté 12
Numéros de départqté 120
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Compteurs manuelsqté 12
Panneaux de scoreqté 4
Drapeaux rougesqté 8
Drapeaux blancsqté 8
Brosses pour tapisqté 4

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables du juryqté 4
Tables de cateringqté 4
Chaisesqté 80
Table de remise des prix
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Glacièresqté 4
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 50

Décoration

Bannière du tournoiqté 2
Panneaux de signalisationqté 12
Nappesqté 8
Blocs de podiumqté 3
Coupesqté 24
Médaillesqté 72
Rubans pour médaillesqté 72
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et réserve le gymnase avant d’ouvrir les inscriptions. Garde une marge pour l’installation des tatamis, des tables et de la signalétique le matin du tournoi.
Écris le règlement avant d’inviter les clubs : catégories, conditions de participation, protections obligatoires et déroulement des matchs doivent être clairs dès le formulaire d’inscription.
Prévois les arbitres, le jury et les bénévoles séparément. Pour chaque poste, indique un responsable et un horaire ; une répartition faite la veille laisse trop peu de temps pour corriger les absences.
Ne publie pas le planning des matchs avant d’avoir vérifié les inscriptions, les catégories et les autorisations. Imprime aussi les listes de participants et les feuilles de score, même si le classement est géré sur ordinateur.
Organise une vérification du matériel la veille : tatamis, chronomètres, compteurs, panneaux de score, drapeaux, protections, microphone, rallonges et multiprises. Teste la sonorisation avant l’arrivée des compétiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un tournoi de karaté ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. La réservation du gymnase, le règlement, les arbitres et l’ouverture des inscriptions doivent être réglés avant la communication du programme.
Combien de temps laisser pour les inscriptions ?: Prévois une période de 3 à 4 semaines, puis réserve encore 7 jours pour traiter les dossiers incomplets, vérifier les autorisations et confirmer les besoins alimentaires des participants.
Que faut-il imprimer pour un tournoi de karaté ?: Imprime les listes de participants, les feuilles de score, le règlement utile aux responsables et les documents d’autorisation nécessaires. Prévois quelques exemplaires supplémentaires, idéalement 10 % de plus que le nombre prévu.
Quand préparer le matériel du tournoi ?: Rassemble et contrôle le matériel la veille, puis installe les tatamis, les marquages, les tables et la signalétique le jour même avec une arrivée 2 à 3 heures avant le premier match.

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