Zo organiseer je een karaokeavond zonder technische stress

Begin met datum, locatie en het aantal gasten; die bepalen hoeveel stoelen, glazen, hapjes en microfoons je nodig hebt. Regel de karaokeapparatuur vroeg en test alle aansluitingen uiterlijk één dag vooraf. Verzamel liedjes en dieetwensen bij de aanmeldingen, maak daarna een realistisch programma en richt de ruimte in met een duidelijke karaokehoek. Op de avond zelf loopt het vooral mis wanneer kabels, drank en zangers niet klaarstaan voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Karaokeapparatuur reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Programma en tijdschema maken
2 personen
8
Karaokeliedjes verzamelen
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Voorraad servies controleren
11
Technische aansluitingen controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Verse producten inkopen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Groenten en fruit snijden
2 personen
17
Koude schotels klaarmaken
2 personen
18
Koffie- en theestation inrichten
19
Karaokesysteem testen
2 personen
20
Reservekabels klaarleggen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Karaokehoek inrichten
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Licht en sfeer instellen
26
Buffet en dranktafel klaarzetten
2 personen
27
Inschrijflijst klaarleggen

Event

28
Gasten ontvangen
2 personen
29
Jassen en tassen aannemen
30
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
31
Karaokeregels uitleggen
32
Zangers inschrijven
33
Eerste karaokeoptredens begeleiden
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Gebruikt servies verzamelen
37
Pauzesnacks aanvullen
38
Karaokeblokken aankondigen
39
Geluidsniveau controleren
40
Warme hapjes serveren
3 personen
41
Buffet opruimen
2 personen
42
Laatste liedjes aankondigen
43
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Karaokeapparatuur uitschakelen
2 personen
45
Etensresten veilig opbergen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Decoratie verwijderen
2 personen
51
Apparatuur en kabels inpakken
2 personen
52
Karaokeapparatuur retourneren
53
Restvoorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 45
Tafelsaantal 6
Kledingrek
Tafelkledenaantal 6

Servies

Glazenaantal 60
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 50
Serveerkommenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Karaokesysteem
Draadloze microfoonsaantal 2
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Kabelbindersaantal 20

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 4
Sfeerlampenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpomp
Slingersaantal 6
Plakstripsaantal 2
Tafeldecoratieaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Opslagbakkenaantal 8
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweil en emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het karaokesysteem en de draadloze microfoons zodra datum en locatie vaststaan; controleer of je ook een laptop, projectiescherm, HDMI-kabel en verlengkabels nodig hebt.
Maak na de aanmeldingen een zangerslijst en plan per optreden ongeveer 5 minuten. Bij 20 deelnemers heb je voor één ronde dus circa 100 minuten nodig, exclusief pauzes.
Test het geluid, beeld en de microfoons uiterlijk 24 uur vooraf met precies de laptop en kabels die je gebruikt. Leg reservekabels, stekkerdozen en kabelbinders zichtbaar klaar.
Koel dranken enkele uren voor aanvang en houd ruimte vrij voor koelboxen. Zet koffie en thee apart van de karaokehoek, zodat wachtende zangers niet bij het scherm of de kabels staan.
Richt de karaokehoek eerst in en plaats daarna tafels en stoelen eromheen. Laat minimaal één vrije doorgang naar het scherm en werk kabels langs de rand van de ruimte weg.

Veelgestelde vragen

Hoeveel liedjes heb je nodig voor een karaokeavond?: Reken op ongeveer 5 minuten per optreden, inclusief wisselen. Voor 20 deelnemers met één nummer per persoon heb je dus circa 100 minuten aan liedjes nodig; verzamel daarnaast 10 tot 20 reservekeuzes.
Hoe lang van tevoren moet je karaokeapparatuur reserveren?: Reserveer de apparatuur zodra de datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 2 tot 4 weken vooraf. Test het volledige systeem uiterlijk 24 uur voor de avond.
Hoe maak je een tijdschema voor een karaokeavond?: Plan per zanger ongeveer 5 minuten en voeg na elke 5 tot 6 optredens een pauze van 10 tot 15 minuten toe. Bevestig de aanmeldingen uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat je het programma op tijd kunt afronden.
Hoeveel drank en hapjes heb je nodig voor een karaokeavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de avondduur. Voor hapjes werkt ongeveer 4 tot 6 kleine porties per persoon per uur; houd dieetwensen apart en zichtbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.