Karaokeavond organiseren: checklist en planning

Een karaokeavond staat of valt met een goed werkende installatie en een programma waarin iedereen aan de beurt komt. Leg eerst datum, locatie en apparatuur vast; controleer daarna aansluitingen, microfoons, scherm en liedjes. Verzamel dieetwensen op tijd en bevestig aanmeldingen, zodat je hapjes, drank en servies kunt afstemmen op het aantal gasten. Met deze checklist werk je van voorbereiding naar een geteste karaokehoek, gekoelde drank en een overzichtelijk tijdschema.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Karaokeapparatuur reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Karaokeliedjes verzamelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Voorraad servies controleren
Technische aansluitingen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Groenten en fruit snijden
2 personen
Koude schotels klaarmaken
2 personen
Koffie- en theestation inrichten
Karaokesysteem testen
2 personen
Reservekabels klaarleggen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Karaokehoek inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Licht en sfeer instellen
Buffet en dranktafel klaarzetten
2 personen
Inschrijflijst klaarleggen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Jassen en tassen aannemen
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
Karaokeregels uitleggen
Zangers inschrijven
Eerste karaokeoptredens begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
Pauzesnacks aanvullen
Karaokeblokken aankondigen
Geluidsniveau controleren
Warme hapjes serveren
3 personen
Buffet opruimen
2 personen
Laatste liedjes aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Karaokeapparatuur uitschakelen
2 personen
Etensresten veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur en kabels inpakken
2 personen
Karaokeapparatuur retourneren
Restvoorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 45
Tafelsaantal 6
Kledingrek
Tafelkledenaantal 6

Servies

Glazenaantal 60
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 50
Serveerkommenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Karaokesysteem
Draadloze microfoonsaantal 2
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Kabelbindersaantal 20

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 4
Sfeerlampenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpomp
Slingersaantal 6
Plakstripsaantal 2
Tafeldecoratieaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Opslagbakkenaantal 8
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweil en emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek minimaal één dag vooraf: test het karaokesysteem, de laptop, HDMI-kabel, microfoons en het projectiescherm samen. Leg reservekabels, verlengkabels, stekkerdozen en kabelbinders klaar voordat de gasten arriveren.
Maak het programma niet pas op de avond zelf. Verzamel vooraf de karaokeliedjes en werk met een inschrijflijst, zodat je per ronde meerdere zangers hebt en niemand lang hoeft te wachten.
Controleer het aantal aangemelde gasten voordat je boodschappen doet. Stem borden, glazen, bestek, serveerkommen en serveertangen daarop af en houd extra servies achter de hand voor morsen of onverwachte gasten.
Bereid koude schotels, gesneden groenten en fruit vooraf en zet dranken kort voor aanvang gekoeld klaar in koelboxen. Richt het koffie- en theestation apart in, zodat mensen niet door de karaokehoek hoeven te lopen.
Bouw de karaokehoek eerst op en plaats daarna tafels en stoelen eromheen. Houd microfoonstandaards, kabels en stekkerdozen uit de looproute; stel lichtslingers en sfeerlampen zo in dat het scherm goed zichtbaar blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een karaokeavond organiseren?: Leg datum, locatie en karaokesysteem bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken van tevoren en rond de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de avond af.
Hoe test ik karaokeapparatuur voor een karaokeavond?: Test uiterlijk de dag ervoor de laptop, HDMI-aansluiting, het scherm, beide draadloze microfoons en het geluid. Controleer ook alle verlengkabels en stekkerdozen en laat het systeem 15 minuten onafgebroken draaien.
Hoeveel liedjes heb ik nodig voor een karaokeavond?: Reken op 3 tot 4 minuten per liedje en plan ongeveer 8 tot 10 nummers per uur. Voor een avond van 4 uur heb je dus circa 32 tot 40 liedjes nodig, plus enkele reserveopties.
Wanneer moet ik hapjes en drank voor karaoke klaarzetten?: Zet gekoelde dranken 2 tot 3 uur vooraf koud en bereid koude hapjes dezelfde dag. Snijd groenten en fruit maximaal 4 uur voor aanvang; zet serveerschalen pas vlak voor ontvangst op tafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.