Checklist voor een geslaagde karaokeavond

Een karaokeavond valt of staat met een goede planning van de nummers en een getest geluidssysteem. Begin met de gastenlijst en verzamel dieetwensen, zodat je het programma en de hapjes op tijd kunt afstemmen. Test scherm, projector, laptop, speakers en microfoons vooraf en laad draadloze microfoons volledig op. Op de dag zelf richt je eerst de karaokehoek, het buffet en de garderobe in; daarna houd je tijd over om gasten rustig te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma indelen
Karaokenummers verzamelen
Afspeellijst samenstellen
Apparatuur testen
2 personen
Microfoons opladen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen opstellen
2 personen
Karaokehoek inrichten
2 personen
Scherm en projector plaatsen
2 personen
Speakers aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Ingang en garderobe inrichten
Buffet klaarzetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
Afvalpunten plaatsen
Toiletten controleren

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Aanmeldingen afvinken
Karaokelijst beheren
Zangers aankondigen
Muziek en microfoons bedienen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Buffet opruimen
2 personen
Afvalzakken vervangen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Apparatuur opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Garderoberek
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Karaokeset
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Ballonpomp
Tafelkledenaantal 6

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Ijsemmersaantal 2
Scharenaantal 2
Flesopenersaantal 3

Schoonmaak

Bezem en blik
Dweil en emmer
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel karaokenummers uiterlijk een week vooraf en maak daarna één afspeellijst. Zo voorkom je dat gasten tijdens de avond lang zoeken naar nummers of dat dezelfde artiest meerdere keren achter elkaar komt.
Test de karaokeset, HDMI-kabel, projector en speakers minimaal één dag vooraf. Controleer ook het geluid op de plek waar de gasten zitten en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Richt de karaokehoek zo in dat er ruimte is voor de zanger én een vrije looproute. Zet microfoons, laptop en eventuele krukken binnen handbereik, maar houd kabels buiten het looppad.
Koel dranken enkele uren voor aanvang en zet een aparte plek klaar voor koffie, water en afval. Met glazen, flesopeners, ijsemmers en koelboxen voorkom je dat iedereen steeds in de keuken moet zijn.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst tafels en stoelen, daarna scherm en projector, vervolgens speakers en verlichting, en pas daarna buffet en versiering. Reserveer vóór de ontvangst nog 30 minuten voor een laatste geluidstest en controle van de toiletten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een karaokeavond voor te bereiden?: Trek ongeveer 2 tot 3 weken uit voor de gastenlijst, uitnodigingen en aanmeldingen. Plan de apparatuurtest en het verzamelen van de nummers uiterlijk 1 week vooraf; de opbouw op de dag zelf duurt meestal 2 tot 3 uur.
Wanneer moet ik de karaokenummers verzamelen?: Vraag gasten uiterlijk 7 dagen voor de karaokeavond om hun nummers door te geven. Maak daarna één afspeellijst en houd ruimte voor ongeveer 10 tot 15 spontane verzoeknummers.
Hoe lang van tevoren moet ik karaokeapparatuur testen?: Test de karaokeset, microfoons, laptop, projector en speakers minstens 24 uur vooraf. Doe op de avond zelf nog een korte controle van 15 tot 30 minuten, omdat kabels of instellingen tijdens de opbouw kunnen veranderen.
Hoe richt je een karaokehoek praktisch in?: Zet scherm en projector zo dat alle gasten het beeld kunnen zien en plaats de speakers niet direct naast de microfoons. Houd minimaal één vrije doorgang rond de karaokehoek en leg verlengkabels langs de rand van de ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.