Zo organiseer je een kampeerverhalenavond

Een kampeerverhalenavond staat of valt met een goede volgorde: eerst leg je het terrein en de deelnemers vast, daarna regel je eten, materiaal en techniek. Verzamel verhalen en dieetwensen ruim vóór de avond, zodat je het programma en de boodschappen kunt afstemmen. Op locatie draait het om duidelijke ontvangst, voldoende licht en een veilige vuurplaats. Met een korte terreincontrole, een test van speaker en microfoon en een klaarstaande koffie- en theepunt voorkom je de meeste stress.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampeerterrein reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Verhalen van deelnemers verzamelen
6
Route- en parkeerinformatie sturen
7
Definitieve bezoekerslijst maken
8
Weersverwachting controleren
9
Materialen verzamelen
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koud zetten
12
Soep en hapjes voorbereiden
3 personen
13
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
14
Verhalenkaartjes klaarleggen
15
Locatie en terrein inspecteren
2 personen
16
Tenten opbouwen
4 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Licht ophangen en plaatsen
2 personen
19
Geluid testen
2 personen
20
Veilige vuurplaats inrichten
2 personen
21
Informatieborden plaatsen
22
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen

Event

23
Gasten ontvangen
3 personen
24
Programma toelichten
25
Koffie en thee serveren
2 personen
26
Middagverhalen begeleiden
2 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Soep en brood serveren
3 personen
29
Avondverhalen begeleiden
2 personen
30
Vuur toezicht houden
31
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
32
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

33
Vuur volledig doven
2 personen
34
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
35
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
36
Terrein en toiletten schoonmaken
3 personen
37
Afval wegbrengen
2 personen
38
Materialen controleren en opbergen
2 personen
39
Geleende materialen retourneren
2 personen
40
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Zitbankenaantal 4
Kleedjesaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 50
Soepkommenaantal 50
Glazenaantal 60
Mokkenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2
Vuurkorf
Metalen vuurpook
Wateremmersaantal 2
Brandblusser

Keuken

Warmhoudpannenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Oplaadbare lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Verhalenkaartjesaantal 60
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 6
Tafellopersaantal 6
Dekensaantal 45

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het kampeerterrein en verstuur de uitnodigingen vroeg. Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen, aankomsttijd en of iemand een verhaal wil delen; verwerk reacties uiterlijk één week vooraf in een definitieve bezoekerslijst.
Stuur route- en parkeerinformatie uiterlijk drie dagen voor de avond. Vermeld ook waar gasten zich aanmelden, waar tenten mogen staan en hoe ze na donker veilig bij de sanitaire voorzieningen komen.
Plan de opbouw in deze volgorde: terrein inspecteren, partytenten en tafels plaatsen, stoelen en banken neerzetten, licht ophangen en daarna geluid testen. Trek hiervoor minstens 2 uur uit voordat de eerste gasten arriveren.
Bereid soep en hapjes vooraf en zet dranken pas kort voor ontvangst koud. Reken per aanwezige op één soepkom, één mok, één glas en één bestekset, plus ongeveer 10 procent extra voor breuk of morsen.
Maak het verhalenprogramma kort en zichtbaar op een krijtbord. Leg per deelnemer een verhalenkaartje klaar, test de draadloze microfoon vóór het donker wordt en houd dekens, zaklampen en oplaadbare lantaarns bij de hand.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een kampeerverhalenavond op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor het opbouwen van partytenten, tafels, stoelen, verlichting, koffiepunt en geluidsinstallatie. Plan daarnaast 30 minuten voor de terreincontrole en de test van speaker en microfoon.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kampeerverhalenavond versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf, zodat je het kampeerterrein en de boodschappen kunt afstemmen op het aantal deelnemers. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de avond.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een kampeerverhalenavond?: Voorzie per gast één kom soep en enkele hapjes, met ongeveer 10 procent extra. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet koffie en thee klaar voor de hele avond.
Wanneer moet ik de weersverwachting controleren voor een kampeerverhalenavond?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor de eerste beslissing over tenten en inrichting, en opnieuw 24 uur vooraf. Pas dan de kledinginformatie, verlichting, beschutte zitplaatsen en planning definitief aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.