Kampeerfestival organiseren: checklist en planning

Een kampeerfestival vraagt om meer voorbereiding dan alleen tenten neerzetten. Je regelt eerst datum, terrein, regels en programma, daarna de deelnemers, boodschappen en materialen. In de laatste week controleer je het weer, de tenten, stroom en reserveringen. Op de dag zelf werk je van terreininspectie en kampeerplaatsen markeren naar opbouw, inchecken en techniek. Met deze checklist zie je welke onderdelen je in welke volgorde afhandelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en terrein vastleggen
2 personen
Kampeerregels opstellen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Tenten controleren
2 personen
Kampeerplaatsen markeren
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Tenten opzetten
6 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Incheckbalie inrichten
2 personen
Podiumhoek inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buitenactiviteiten klaarzetten
3 personen
Kampvuurplaats voorbereiden
2 personen
Buffet voorbereiden
4 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Terrein bewegwijzeren
2 personen
EHBO-materialen klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Inchecken van bezoekers
3 personen
Kampeerplaatsen aanwijzen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Kampvuur aansteken
2 personen
Kampvuur bewaken
2 personen
Nachtverlichting controleren
Laatste ronde dranken
2 personen
Bezoekers informeren over sluiting
2 personen
Kampvuur veilig doven
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Tenten afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Beschadigde spullen apart zetten
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Loungebankenaantal 4
Picknickdekensaantal 12
Inchecktafel

Kamperen

Festivaltentenaantal 20
Slaaptentenaantal 40
Slaapmattenaantal 45
Slaapzakkenaantal 45
Piketpalenaantal 120
Haringenaantal 160
Scheerlijnenaantal 40
Zaklampenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Lantaarnsaantal 12
LED-lampenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Terreinbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Naamstickersaantal 150
Stiftenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 6
Badmintonsetsaantal 3
Touwtrektouwenaantal 2
Spelletjesaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koekenpannenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, terrein en kampeerregels uiterlijk 8 weken vooraf vast. Noteer ook waar festivaltenten, slaaptenten, partytenten en stroom mogen staan, zodat je de indeling niet op de opbouwdag hoeft uit te zoeken.
Verstuur uitnodigingen 6 weken vooraf en sluit aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het festival. Verzamel tegelijk dieetwensen, werk de deelnemerslijst bij en gebruik het aantal deelnemers voor eten, drinken, slaapplaatsen en herbruikbaar servies.
Controleer tenten, slaapmatten, slaapzakken, haringen en scheerlijnen minstens 7 dagen vooraf. Zet per kampeerplaats de benodigde materialen klaar en neem extra zaklampen en haringen mee voor deelnemers die iets vergeten.
Doe houdbare boodschappen 3 tot 5 dagen vooraf en koop versproducten pas 1 dag voor de start. Koel dranken vóór het inchecken in koelboxen en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op de geplande stroompunten passen.
Maak op de opbouwdag eerst het terrein, de kampeerplaatsen en de stroomvoorziening in orde. Bouw daarna tenten, partytenten, tafels en stoelen op; sluit speakers, mengpaneel en microfoons pas aan nadat de kabels veilig liggen en test het geluid vóór de eerste activiteit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kampeerfestival organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, terrein, kampeerregels en reserveringen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en rond de deelnemerslijst 10 dagen voor het festival af.
Hoeveel tenten heb ik nodig voor een kampeerfestival?: Reken per deelnemer op een eigen slaapplaats en controleer daarnaast of je aparte festivaltenten of partytenten nodig hebt voor programma, eten en beschutting. Controleer alle tenten en onderdelen 7 dagen vooraf, inclusief haringen en scheerlijnen.
Wanneer doe ik boodschappen voor een kampeerfestival?: Houdbare boodschappen regel je 3 tot 5 dagen vooraf; versproducten koop je bij voorkeur 1 dag voor de start. Koel dranken vóór het inchecken en stem hoeveelheden af op de definitieve deelnemerslijst en dieetwensen.
Wanneer bouw ik de geluidsapparatuur en verlichting op?: Leg eerst stroomvoorziening, verlengkabels en stekkerdozen veilig aan en bouw daarna speakers, mengpaneel en microfoons op. Test geluid en verlichting minstens 2 uur vóór het programma begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.