Festival au camping : la checklist pour tout préparer

Un festival au camping demande plus qu’un programme et quelques tentes. Il faut d’abord sécuriser le terrain, les réservations et les inscriptions, puis prévoir l’hébergement, les repas, l’électricité et l’accueil. Cette checklist de 72 tâches et 59 fournitures suit l’ordre utile, des premières décisions au montage sur place. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : besoins alimentaires, météo, éclairage des allées et matériel de camping incomplet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le terrain
2 personnes
Établir les règles du camping
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les tentes
2 personnes
Délimiter les emplacements de camping
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager le coin scène
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer les activités en plein air
3 personnes
Préparer l’aire de feu de camp
2 personnes
Préparer le buffet
4 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Balisage du site
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrement des visiteurs
3 personnes
Attribuer les emplacements de camping
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Allumer le feu de camp
2 personnes
Surveiller le feu de camp
2 personnes
Vérifier l’éclairage nocturne
Dernier tour de boissons
2 personnes
Informer les visiteurs de la fermeture
2 personnes
Éteindre le feu de camp en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Mettre de côté les articles endommagés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Canapés de salonqté 4
Couvertures de pique-niqueqté 12
Table d’enregistrement

Camping

Tentes de festivalqté 20
Tentes de couchageqté 40
Matelas de couchageqté 45
Sacs de couchageqté 45
Piquets de jalonnementqté 120
Piquetsqté 160
Haubansqté 40
Lampes de pocheqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Louchesqté 12
Ciseauxqté 4

Équipement

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lanternesqté 12
Lampes LEDqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux du siteqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Étiquettes nominativesqté 150
Marqueursqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Frisbeesqté 6
Sets de badmintonqté 3
Cordes de tir à la cordeqté 2
Jeuxqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Poêlesqté 3
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le terrain avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins deux semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Mettez à jour la liste des participants après chaque inscription. Utilisez-la pour répartir les emplacements, compter les tentes de couchage et ajuster les quantités de repas et de boissons.
Vérifiez les tentes, les piquets et les haubans quelques jours avant le départ. Une tente complète sans fixation adaptée ou sans matelas peut devenir un problème dès la première nuit.
Contrôlez l’alimentation électrique avant de raccorder la table de mixage, les haut-parleurs et l’éclairage. Prévoyez des rallonges et des multiprises adaptées, puis protégez les branchements de l’humidité.
Installez l’accueil, les tables, les chaises et les tentes de réception avant l’arrivée du groupe. Refroidissez les boissons à l’avance et gardez les produits frais pour le dernier moment afin d’éviter les courses urgentes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival au camping ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le terrain, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de vérifier le matériel.
Combien de temps faut-il prévoir pour monter un festival au camping ?: Prévoyez une demi-journée à une journée complète pour le montage, selon le nombre de tentes et d’installations. L’accueil, les tables, la scène, l’audio et l’éclairage doivent être testés avant l’arrivée des participants.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les boissons et les produits non périssables 2 à 3 jours avant le festival. Les produits frais se prennent idéalement le jour précédent ou le matin même, puis les boissons sont mises au frais dès leur arrivée.
Que vérifier la veille d’un festival au camping ?: La veille, vérifiez la météo, la liste des courses, les inscriptions et l’alimentation électrique. Contrôlez aussi les tentes, les lampes de poche, les fixations et le matériel audio avant de commencer l’installation.

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