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Campingfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Campingfestival braucht mehr Vorlauf als ein normales Fest: Gelände, Übernachtung, Programm und Strom müssen zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Gelände und Campingregeln, danach Anmeldungen, Verpflegung und Programm. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Einkäufe und Zelte. Am Aufbautag zählen markierte Stellplätze, ein klarer Check-in, funktionierende Tontechnik und eine Beleuchtung, die auch nach Einbruch der Dunkelheit reicht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Gelände festlegen

    2 Personen

  • Campingregeln aufstellen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte einkaufen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Zelte kontrollieren

    2 Personen

  • Campingplätze markieren

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Check-in-Schalter einrichten

    2 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Outdoor-Aktivitäten vorbereiten

    3 Personen

  • Lagerfeuerplatz vorbereiten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Gelände ausschildern

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher einchecken

    3 Personen

  • Campingplätze zuweisen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Aktivitäten begleiten

    4 Personen

  • Musik organisieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Lagerfeuer anzünden

    2 Personen

  • Lagerfeuer beaufsichtigen

    2 Personen

  • Nachtbeleuchtung kontrollieren

  • Letzte Getränkerunde

    2 Personen

  • Besucher über Schließung informieren

    2 Personen

  • Lagerfeuer sicher löschen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Audioausrüstung abkoppeln

    2 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Sanitäranlagen reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Beschädigte Gegenstände separat lagern

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verwerten

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Gelände übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 6
  • LoungebänkeAnz. 4
  • PicknickdeckenAnz. 12
  • Check-in-Tisch

Campen

  • FestivalzelteAnz. 20
  • SchlaftentsAnz. 40
  • SchlafmattenAnz. 45
  • SchlafsäckeAnz. 45
  • AbsperrpfostenAnz. 120
  • HeringeAnz. 160
  • AbspannleinenAnz. 40
  • TaschenlampenAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ScherenAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 10
  • LaternenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 20

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • GeländeschilderAnz. 12
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensaufkleberAnz. 150
  • StifteAnz. 12

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 3
  • FrisbeesAnz. 6
  • BadmintonsätzeAnz. 3
  • TauziehseileAnz. 2
  • SpieleAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • PfannenAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • SchwämmeAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • GummihandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Campingregeln spätestens mit der Einladung fest. Nenne dabei Anreise, Stellplätze, Ruhezeiten und was Teilnehmende selbst mitbringen müssen, damit Rückfragen nicht kurz vor dem Festival gebündelt kommen.
  • Aktualisiere die Teilnehmerliste laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Termin. So kannst du die Mengen für frische Produkte und Getränke vor dem Einkauf anpassen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungstag. Kontrolliere dann besonders Partyzelte, Abspannleinen, Heringe und die trockene Unterbringung von Technik und Schlafsachen.
  • Baue den Check-in-Schalter vor dem Bühnenbereich auf und markiere die Campingplätze, bevor die ersten Gäste eintreffen. Ein sichtbar beschrifteter Weg spart am Anreisetag deutlich mehr Zeit als spätere Einzel-Erklärungen.
  • Teste Stromversorgung, Verlängerungskabel, Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und Beleuchtung mindestens zwei Stunden vor Programmbeginn. Getränke sollten zu diesem Zeitpunkt bereits gekühlt sein; Kaffee und heißes Wasser brauchen einen getrennten, sicheren Stellplatz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Campingfestival organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Gelände, Reservierungen und Programm. Verschicke die Einladungen danach und plane die finale Teilnehmerzahl spätestens 7 Tage vor dem Termin ein.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Campingfestival?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich ausreichend Wasser ein und kühle die Getränke spätestens am Vortag.
Wann sollte ich die Zelte für ein Campingfestival aufbauen?
Baue Festival- und Schlafzelte möglichst am Vortag auf. Kontrolliere sie am Veranstaltungstag noch einmal auf Heringe, Abspannleinen und trockene Innenflächen, bevor die Gäste ankommen.
Was muss am Tag des Campingfestivals zuerst erledigt werden?
Beginne mit einer Geländekontrolle, markierten Campingplätzen und der Stromversorgung. Danach stellst du Check-in, Tische und Stühle auf und testest Ton und Beleuchtung mindestens 2 Stunden vor dem Programm.

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