Kampeerderstreffen organiseren: checklist en planning

Een kampeerderstreffen vraagt om meer voorbereiding dan alleen een kampeerterrein reserveren. Je regelt tegelijk de deelnemers, route, stroompunten, maaltijden, verlichting en de inrichting van het terrein. Begin met de locatie, het programma en de aanmeldingen; werk daarna toe naar boodschappen, materialen en de opbouw. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van dieetwensen en naamkaartjes tot koeling, bewegwijzering en de barbecue.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampeerterrein reserveren
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Stroompunten reserveren
Weersverwachting controleren
Definitieve route delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemersinformatie printen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Aanmeldpunt inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Salades en brood voorbereiden
4 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Geluid controleren
2 personen

Event

Aanmeldpunt bemannen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Kennismakingsronde begeleiden
Kampeerplaatsen rondleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Buffet openen
2 personen
Eten en servies aanvullen
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Eten veilig opruimen
2 personen
Barbecue doven en reinigen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Verlichting en stroom verwijderen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Barbecuesaantal 3
Barbecuetangenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Buitenlampenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Tafelkledenaantal 10
Routebordenaantal 8
Kledinghakenaantal 30

Organisatie

Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20
Polsbandjesaantal 70

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 8
Handvegersaantal 3
Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Veiligheid

Brandblussersaantal 3
Hittebestendige handschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het kampeerterrein en de stroompunten zodra je een datum hebt. Controleer daarna hoeveel aansluitingen beschikbaar zijn en waar verlengkabels en stekkerdozen veilig kunnen liggen.
Leg het programma en de definitieve route uiterlijk een week vooraf vast. Deel de route samen met aankomsttijden, contactinformatie en praktische deelnemersinformatie, zodat wijzigingen niet op het laatste moment ontstaan.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en controleer de lijst opnieuw voordat je boodschappen doet. Reken bij salades, brood en barbecue niet alleen op het aantal deelnemers, maar houd ook rekening met vegetarische en allergievrije porties.
Plan de terreinopbouw op een apart moment vóór de ontvangst. Zet partytenten, tafels, stoelen, verlichting, het aanmeldpunt en de bewegwijzering eerst klaar; daarna kun je buffet, bar en barbecue overzichtelijk inrichten.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor en op de ochtend zelf. Zorg dat partytenten, buitenlampen, koelboxen, servies en afvalbakken op hun plek staan voordat de eerste kampeerders aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kampeerderstreffen organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het terrein, programma en de uitnodigingen. Reserveer stroompunten en verzamel dieetwensen zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen.
Wanneer moet ik de definitieve route voor een kampeerderstreffen delen?: Deel de definitieve route uiterlijk 7 dagen voor het treffen. Zo hebben deelnemers tijd om hun reis te plannen en kun je eventuele wegwerkzaamheden of wijzigingen nog verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kampeerderstreffen?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van tenten, tafels, stoelen, verlichting, aanmeldpunt en catering. Bij een groot terrein of meerdere stroompunten reserveer je beter een halve dag.
Wanneer moet ik boodschappen en dranken regelen voor een kampeerderstreffen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten 1 dag vooraf. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor, zodat ze bij de start goed koud zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.