Checklist voor een goed georganiseerd kampeerclubtreffen

Een kampeerclubtreffen vraagt meer voorbereiding dan alleen kampeerplaatsen reserveren. Je regelt tegelijk de deelnemers, maaltijden, route, materialen en de inrichting van het terrein. Begin met datum en locatie, verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen en werk toe naar een duidelijke opbouw en ontvangst. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van gekoelde boodschappen tot verlichting en informatie voor deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Kampeerplaatsen reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en route delen
Maaltijdplanning maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Terrein en ondergrond controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Informatietafel inrichten
Koelboxen vullen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Welkomsttafel bemannen
Koffie en thee serveren
2 personen
Kampeerplaatsen aanwijzen
2 personen
Kennismakingsronde begeleiden
Kampeerervaringen bespreken
2 personen
Buitenspel begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groenten en salades voorbereiden
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Dinerbuffet opstellen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Kampvuur voorbereiden
2 personen
Kampvuur begeleiden
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Kampvuur veilig doven
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
2 personen
Keukenmateriaal schoonmaken
3 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Bierbankenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiemokkenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Scharen en serveertangenaantal 8

Keuken

Barbecueaantal 2
Kooktoestellenaantal 2
Grote kookpannenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Watercontainersaantal 3
Snijplankenaantal 5
Keukenmessenaantal 5
Thermoskannenaantal 5
Opslagbakken met dekselaantal 12

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 4
Led-lantaarnsaantal 6

Decoratie

Welkomstbanner
Vlaggenlijnenaantal 4
Informatiebordenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Emmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Droogrekkenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kampeerplaatsen zodra datum en locatie vaststaan. Vraag bij de aanmelding meteen naar het aantal personen, dieetwensen en eventuele bijzonderheden, zodat je de maaltijdplanning niet achteraf hoeft aan te passen.
Deel programma, route en praktische aankomstinformatie uiterlijk een week vooraf. Druk daarnaast een deelnemerslijst en belangrijke informatie af; op een kampeerterrein werkt een papieren overzicht ook als telefoonbereik tegenvalt.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en bepaal waar partytenten, tafels en stoelen komen te staan. Kijk ook naar de ondergrond voordat je materialen, verlichting en informatieborden opbouwt.
Plan boodschappen en koelopslag niet los van elkaar. Vul de koelboxen pas wanneer de opslag klaarstaat en gebruik opslagbakken met deksel voor droge voorraad, servies en materialen die buiten blijven staan.
Maak voor de ontvangst een korte bezetting: één persoon bij de welkomsttafel en iemand voor koffie en thee. Zet informatieborden, de banner, bekers en thermoskannen klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kampeerclubtreffen organiseren?: Leg datum, locatie en kampeerplaatsen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor het treffen, zodat je maaltijden en boodschappen kunt berekenen.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een kampeerclubtreffen controleren?: Controleer de verwachting 5 tot 7 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend van de opbouw. Gebruik die controle om partytenten, extra verlichting en de indeling van het terrein tijdig aan te passen.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een kampeerclubtreffen?: Reken per deelnemer op minimaal één bord, één kom, één beker en één bestekset. Voor koffie en thee heb je daarnaast één mok per persoon nodig; plan 10 procent extra voor verlies, vuil servies of onverwachte deelnemers.
Wanneer doe ik de boodschappen voor een kampeerclubtreffen?: Doe houdbare boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal gekoelde producten zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag zelf. Zorg dat koelboxen en opslagbakken al klaarstaan voordat je de boodschappen naar het terrein brengt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.