Kampeerbeurs organiseren: complete checklist
Een kampeerbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en tenten neerzetten. Je regelt tegelijk exposanten, bezoekersregistratie, demonstraties, catering, stroom en de logistiek rond laden en lossen. Begin met datum, locatie en beursindeling; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en plaatsverdeling. In de laatste week controleer je drukwerk, badges, apparatuur en voorraad. De 73 taken en 83 benodigdheden in deze checklist geven je per fase houvast, zodat je op de beursdag niet nog naar verlengkabels, bewegwijzering of extra stoelen hoeft te zoeken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Beursindeling uitwerken
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Exposantenplaatsen toewijzen
2 personen
Parkeerinformatie voorbereiden
Programma samenstellen
2 personen
Demonstraties vastleggen
2 personen
Plattegrond opmaken
Borden en badges ontwerpen
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers inplannen
Leveranciers bevestigen
Drukwerk laten maken
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Exposantenstands markeren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Informatiemateriaal uitstallen
2 personen
Demonstratieruimte inrichten
3 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposantenstands controleren
2 personen
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Registratieteam instrueren
Veiligheidsroutes controleren
2 personen
Event
Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Demonstratie kampeeruitrusting begeleiden
2 personen
Workshop tentopzetten begeleiden
2 personen
Vragen bij informatiebalie beantwoorden
2 personen
Bezoekersstromen controleren
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Verlichting controleren
Avondprogramma aankondigen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Deuren sluiten
2 personen
Nazorg
Exposanten laten afbouwen
4 personen
Tentoonstellingsmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting demonteren
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opslaan
2 personen
Borgmaterialen controleren
Verloren voorwerpen registreren
Bezoekersberichten beantwoorden
Exposanten bedanken
Facturen en bonnen verzamelen
Foto's en bestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 80
- Statafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 6
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Stroomhaspelsaantal 4
- Laptopsaantal 3
- Tabletsaantal 3
- Betaalterminalsaantal 3
- Printersaantal 2
- Beeldschermenaantal 4
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Powerbanksaantal 6
- Portofoonsaantal 8
- Oplaadstationsaantal 4
- USB-sticksaantal 4
- Reservebatterijenaantal 24
- Gereedschapskoffersaantal 3
- Hameraantal 4
- Schroevendraaiersetsaantal 3
- Steekwagensaantal 2
- Laddersaantal 2
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Buitenlampenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Schenkkannenaantal 6
- Koelmattenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 18
- Bannerrakkenaantal 6
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Plantenbakkenaantal 8
- Prikbordenaantal 6
- Folderhoudersaantal 12
- Naamkaartjesaantal 120
- Polsbandjesaantal 400
- Exposantenbadgesaantal 80
- Printpanelenaantal 20
- Programmabordenaantal 6
- Routepijlenaantal 20
- Informatiebannersaantal 8
- Whiteboardsaantal 4
- Stiftenaantal 12
- Plakbandaantal 12
- Tie-wrapsaantal 100
- Schaaraantal 6
- Pennensetsaantal 12
- Notitieblokkenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Vuilnisbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Handdesinfectieaantal 8
- Toiletborstelsaantal 4
Kampeermateriaal
- Demonstratietentenaantal 4
- Slaapzakkenaantal 6
- Kampeerstoelenaantal 8
- Campingtafelsaantal 4
- Kooktoestellenaantal 3
- Kampeerlampenaantal 8
- Koelboxen voor demoaantal 4
- Rugzakkenaantal 6
Tips
- Plan de laad- en loszone vóór je de stands indeelt. Zet afzetpalen en afzetlint klaar en geef exposanten een duidelijk tijdstip waarop ze kunnen opbouwen, zodat bezoekersroutes vrij blijven.
- Maak de beursindeling op schaal en noteer per stand de benodigde tafelruimte, stroom en demonstratieplek. Controleer dit uiterlijk één week vooraf met de exposantenlijst; wijzigingen op de opbouwdag veroorzaken snel opstoppingen.
- Open het aanmeldformulier minstens vier weken voor de beurs en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag dieetwensen meteen uit, zodat de catering niet pas enkele dagen voor de beurs aangepast hoeft te worden.
- Test registratie, betaalterminals, printers, microfoons en beeldschermen vóór opening. Leg per registratiepunt een opgeladen tablet of laptop, een powerbank en een reserveverlengkabel klaar.
- Tel servies, stoelen, verlichting en stroommateriaal bij de voorraadcontrole fysiek na. Neem voor koffie en thee meer kopjes en glazen mee dan je eerste telling aangeeft, omdat exposanten en vrijwilligers de hele dag blijven gebruiken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kampeerbeurs organiseren?
- Begin minimaal acht weken vooraf met datum, locatie en beursindeling. Exposanten uitnodigen en bezoekersregistratie openen kan daarna; plan de definitieve plattegrond, catering en het drukwerk uiterlijk één week voor de beurs.
- Hoe maak ik een indeling voor een kampeerbeurs?
- Teken eerst entree, registratie, looproutes, stands, demonstraties en catering op schaal. Houd minimaal één vrije hoofdroute aan en controleer per exposant stroom, tafels, stoelen en eventuele ruimte voor een marktkraam of partytent.
- Wat moet ik regelen voor exposanten op een kampeerbeurs?
- Stuur uitnodigingen met aanmeldtermijn, opbouwtijd, parkeerinformatie en regels voor stroom en demonstraties. Wijs plaatsen toe zodra de aanmeldingen verwerkt zijn en stuur de definitieve standindeling uiterlijk zeven dagen vooraf.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kampeerbeurs?
- Plan minimaal één vrijwilliger voor registratie, één voor de vloer en één voor praktische ondersteuning tijdens de opbouw en opening. Bij meerdere registratiepunten of gelijktijdige demonstraties heb je per extra punt of activiteit minstens één extra persoon nodig.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!