Organiser un Salon du camping sans rien oublier

Un Salon du camping demande de coordonner les exposants, les visiteurs, les démonstrations et la logistique du lieu. Cette checklist de 73 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’à l’installation des stands. Elle couvre aussi les inscriptions, la restauration, le stationnement, l’accueil et le matériel technique. Prévoyez davantage de temps pour les réponses des exposants, l’impression des supports et la mise en place le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer le plan du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Attribuer les emplacements des exposants
2 personnes
Préparer les informations de stationnement
Établir le programme
2 personnes
Documenter les démonstrations
2 personnes
Réaliser le plan du site
Concevoir les badges et les plaques
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Planifier les bénévoles
Confirmer les fournisseurs
Faire réaliser les imprimés
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Baliser les stands des exposants
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer le matériel d’information
2 personnes
Aménager l'espace de démonstration
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Vérifier les stands des exposants
2 personnes
Préparer le coin café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
Contrôler les itinéraires de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner la démonstration de matériel de camping
2 personnes
Animer l'atelier de montage de tente
2 personnes
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier l'éclairage
Annoncer le programme du soir
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

Démonter les stands des exposants
4 personnes
Rassembler le matériel d'exposition
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Vérifier le matériel de caution
Enregistrer les objets trouvés
Répondre aux messages des visiteurs
Remercier les exposants
Rassembler les factures et les reçus
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Imprimantesqté 2
Écransqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 4
Clés USBqté 4
Piles de rechangeqté 24
Boîtes à outilsqté 3
Marteauqté 4
Jeux de tournevisqté 3
Diablesqté 2
Échellesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 6
Carafesqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 8

Décoration

Nappesqté 18
Supports de bannièreqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Bacs à plantesqté 8
Panneaux d’affichageqté 6
Présentoirs à brochuresqté 12
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 400
Badges des exposantsqté 80
Panneaux d'affichageqté 20
Panneaux du programmeqté 6
Flèches de directionqté 20
Bannières d’informationqté 8
Tableaux blancsqté 4
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Sets de stylosqté 12
Blocs-notesqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Matériel de camping

Tentes de démonstrationqté 4
Sacs de couchageqté 6
Chaises de campingqté 8
Tables de campingqté 4
Appareils de cuissonqté 3
Lampes de campingqté 8
Glacières pour la démonstrationqté 4
Sacs à dosqté 6

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis laissez au moins 6 à 8 semaines pour constituer la liste des exposants, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
Fermez la répartition des stands avant de préparer le plan et les badges : gardez une marge pour les exposants qui ajoutent une table, un écran ou une prise électrique.
Demandez les régimes alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur au moins 7 jours avant le salon. Cela évite de corriger les quantités au dernier moment.
Préparez les informations de stationnement et la zone de chargement avant l’arrivée des exposants. Le jour J, délimitez cette zone avec des poteaux et du ruban pour éviter les blocages.
Testez la veille les rallonges, multiprises, enrouleurs, écrans, micros et terminaux de paiement. Prévoyez des batteries externes et quelques câbles de rechange pour les démonstrations et l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Salon du camping ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’inviter les exposants, d’ouvrir les inscriptions, de confirmer les fournisseurs, de finaliser le programme et de faire imprimer les supports.
Quand envoyer les invitations aux exposants ?: Envoyez-les au moins 6 semaines avant le salon, puis relancez les contacts sans réponse après 10 à 14 jours. Fixez une date limite d’inscription pour pouvoir attribuer les emplacements et préparer les badges.
Quand commander la restauration pour un Salon du camping ?: Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et confirmez la commande environ 7 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite le nombre définitif de participants 48 heures avant, si le fournisseur le permet.
Que faut-il préparer la veille du salon ?: Mettez en place les tables, chaises, tentes, marquages et équipements qui peuvent rester sur place, puis testez l’alimentation électrique et le matériel audiovisuel. Gardez l’ouverture du lieu, le balisage de la zone de chargement et l’accueil des premiers exposants pour le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.