Zo organiseer je een kampeerbeurs

Begin met de datum, locatie en omvang van de kampeerbeurs. Werk daarna de beursindeling uit en nodig exposanten uit voordat je het programma en de bezoekersregistratie definitief maakt. Plan tijdig demonstraties, catering, parkeerinformatie en vrijwilligers. Op de beursdag draait veel om een duidelijke laad- en loszone, werkende stroomvoorziening en een plattegrond die bezoekers én exposanten snel op weg helpt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Beursindeling uitwerken
2 personen
3
Exposantenlijst samenstellen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
10
Exposantenplaatsen toewijzen
2 personen
11
Parkeerinformatie voorbereiden
12
Programma samenstellen
2 personen
13
Demonstraties vastleggen
2 personen
14
Plattegrond opmaken
15
Borden en badges ontwerpen
16
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
17
Vrijwilligers inplannen
18
Leveranciers bevestigen
19
Drukwerk laten maken
20
Voorraad controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen klaarzetten
3 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Laad- en loszone afzetten
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Exposantenstands markeren
2 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Stroompunten aansluiten
2 personen
29
Verlichting ophangen
2 personen
30
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Informatiemateriaal uitstallen
2 personen
33
Demonstratieruimte inrichten
3 personen
34
Exposanten ontvangen
3 personen
35
Exposantenstands controleren
2 personen
36
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
37
Hapjes klaarzetten
2 personen
38
Registratieteam instrueren
39
Veiligheidsroutes controleren
2 personen

Event

40
Deuren openen
2 personen
41
Bezoekers registreren
3 personen
42
Programma uitdelen
2 personen
43
Exposanten ondersteunen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Demonstratie kampeeruitrusting begeleiden
2 personen
49
Workshop tentopzetten begeleiden
2 personen
50
Vragen bij informatiebalie beantwoorden
2 personen
51
Bezoekersstromen controleren
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
53
Verlichting controleren
54
Avondprogramma aankondigen
55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
56
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

57
Exposanten laten afbouwen
4 personen
58
Tentoonstellingsmateriaal verzamelen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Verlichting demonteren
2 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Restvoorraad opslaan
2 personen
68
Borgmaterialen controleren
69
Verloren voorwerpen registreren
70
Bezoekersberichten beantwoorden
71
Exposanten bedanken
72
Facturen en bonnen verzamelen
73
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Stroomhaspelsaantal 4
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Betaalterminalsaantal 3
Printersaantal 2
Beeldschermenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Reservebatterijenaantal 24
Gereedschapskoffersaantal 3
Hameraantal 4
Schroevendraaiersetsaantal 3
Steekwagensaantal 2
Laddersaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Buitenlampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Schenkkannenaantal 6
Koelmattenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Bannerrakkenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 10
Plantenbakkenaantal 8
Prikbordenaantal 6
Folderhoudersaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Polsbandjesaantal 400
Exposantenbadgesaantal 80
Printpanelenaantal 20
Programmabordenaantal 6
Routepijlenaantal 20
Informatiebannersaantal 8
Whiteboardsaantal 4
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 12
Tie-wrapsaantal 100
Schaaraantal 6
Pennensetsaantal 12
Notitieblokkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handdesinfectieaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Kampeermateriaal

Demonstratietentenaantal 4
Slaapzakkenaantal 6
Kampeerstoelenaantal 8
Campingtafelsaantal 4
Kooktoestellenaantal 3
Kampeerlampenaantal 8
Koelboxen voor demoaantal 4
Rugzakkenaantal 6

Tips

Bepaal eerst hoeveel exposantenplaatsen, bezoekers en demonstraties de locatie aankan. Houd ruimte vrij voor looproutes, marktkramen, partytenten, tafels en een aparte laad- en loszone.
Nodig exposanten uit met een duidelijke sluitingsdatum voor aanmeldingen, bijvoorbeeld vier weken voor de beurs. Verwerk daarna dieetwensen, plaatsvoorkeuren en benodigde stroom voordat je de indeling vastlegt.
Maak de bezoekersinformatie uiterlijk twee weken vooraf af. Vermeld parkeerinformatie, openingstijden, programmaonderdelen en een eenvoudige plattegrond; laat borden, badges en ander drukwerk daarna direct produceren.
Test registratie, betalingen en presentaties minstens één dag voor opening. Controleer laptops, tablets, printers, betaalterminals, beeldschermen, microfoons en verlengkabels afzonderlijk in plaats van pas bij het opbouwen.
Plan de opbouw terug vanaf het openingstijdstip. Zet tafels en stoelen eerst op hun plaats, controleer stroomhaspels en stekkerdozen, plaats daarna de stands en bewegwijzering en houd een korte briefing voor vrijwilligers.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een kampeerbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken voor de beurs met datum, locatie en exposanten. Open het aanmeldformulier ongeveer 8 weken vooraf en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 4 weken voor de beurs.
Wanneer nodig je exposanten uit voor een kampeerbeurs?: Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 10 weken voor de beurs, zodat exposanten hun plaats en materialen kunnen plannen. Bevestig de definitieve standindeling uiterlijk 3 weken vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kampeerbeurs?: Reken op minimaal 4 uur voor een kleine beurs en 6 tot 8 uur wanneer je meerdere tenten, marktkramen, demonstraties en registratiepunten opbouwt. Laat stroom en techniek de dag ervoor testen.
Wanneer moet je catering voor een kampeerbeurs bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 3 weken vooraf en geef de definitieve aantallen en dieetwensen 7 dagen voor de beurs door. Plan koffie, water en servies per bezoekerspiek, niet alleen op basis van het totale aantal aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.