Campingmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Campingmesse steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller, Besucher und Helfer. Beginne mit Termin und Ort, bevor du Aussteller einlädst oder Anmeldungen öffnest. Danach folgen Standplanung, Programm, Parkinformationen, Catering und Drucksachen. In den letzten Tagen zählen vor allem geprüfte Technik, vollständige Materialien und ein genauer Aufbauplan. Diese Checkliste deckt die Vorbereitung bis zum Öffnen der Location ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Messeaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
Aussteller einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
Ausstellerplätze zuweisen
2 Personen
Parkinformationen vorbereiten
Programm zusammenstellen
2 Personen
Vorführungen dokumentieren
2 Personen
Grundriss erstellen
Schilder und Badges entwerfen
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einplanen
Lieferanten bestätigen
Drucksachen anfertigen lassen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone absperren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Messestände markieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Informationsmaterial auslegen
2 Personen
Demonstrationsraum einrichten
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Ausstellerstände kontrollieren
2 Personen
Kaffeepunkt vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
Sicherheitswege kontrollieren
2 Personen

Event

Türen öffnen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Vorführung der Campingausrüstung begleiten
2 Personen
Workshop zum Zeltaufbau begleiten
2 Personen
Fragen am Informationsschalter beantworten
2 Personen
Besucherströme kontrollieren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
Abendprogramm ankündigen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Türen schließen
2 Personen

Nachbereitung

Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
Ausstellungsmaterial sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestände lagern
2 Personen
Sicherungsmaterialien überprüfen
Verlorene Gegenstände erfassen
Besucheranfragen beantworten
Aussteller bedanken
Rechnungen und Belege sammeln
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 3
KartenterminalsAnz. 3
DruckerAnz. 2
BildschirmeAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8
LadestationenAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24
WerkzeugkofferAnz. 3
HammerAnz. 4
SchraubendrehersetsAnz. 3
SackkarrenAnz. 2
LeiternAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
AußenlampenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 6
KühlmattenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
BannerständerAnz. 6
WimpelkettenAnz. 10
PflanzkübelAnz. 8
PinnwändeAnz. 6
ProspekthalterAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
ArmbänderAnz. 400
AusstellerbadgesAnz. 80
DrucktafelnAnz. 20
ProgrammschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 20
InformationsbannerAnz. 8
WhiteboardsAnz. 4
StifteAnz. 12
KlebebandAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
SchereAnz. 6
StiftesetsAnz. 12
NotizblöckeAnz. 12

Catering

Einkäufe

Reinigung

MülleimerAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HanddesinfektionsmittelAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Campingausrüstung

DemozelteAnz. 4
SchlafsäckeAnz. 6
CampingstühleAnz. 8
CampingtischeAnz. 4
KochgeräteAnz. 3
CampinglampenAnz. 8
Kühlboxen für DemoAnz. 4
RucksäckeAnz. 6

Tipps

Lege die Messeaufteilung fest, bevor du Ausstellerplätze vergibst. Plane Wege, Notausgänge, Ladezone und ausreichend Abstand zwischen Marktständen, Tischen und Sitzbereichen ein.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Ausstellerliste, Standgrößen und wichtige Angaben feststehen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens beim Anmeldeschluss, damit das Catering nicht nachträglich geändert werden muss.
Schicke Parkinformationen zusammen mit der Einladung oder spätestens 7 Tage vor der Messe. Weise auf Zufahrt, Lade- und Entladezeiten sowie die Besucherregistrierung hin.
Teste 1 bis 2 Tage vorher jedes Kartenterminal, jeden Drucker, Laptop und Bildschirm. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Mikrofone, Lautsprecher und Powerbanks vor dem Einpacken.
Teile den Aufbau in feste Zeitfenster ein: Location öffnen, Ladezone absperren, Tische und Stühle aufstellen, Beschilderung anbringen und Technik anschließen. Plane mindestens 60 Minuten Reserve vor dem Einlass ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Campingmesse organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Ausstellerliste. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 6 Wochen vor dem Messetag laufen, damit Standplanung und Catering rechtzeitig feststehen.
Wann sollte man die Aussteller zu einer Campingmesse einladen?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Setze den Anmeldeschluss auf ungefähr 3 bis 4 Wochen vorher, damit du Plätze, Programm und Drucksachen zuverlässig planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Campingmesse?: Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden ein, bei vielen Marktständen oder Zelten eher 4 bis 5 Stunden. Die Location sollte mindestens 60 Minuten vor der Besucherregistrierung vollständig kontrolliert werden.
Was muss man bei einer Campingmesse am Veranstaltungstag prüfen?: Kontrolliere vor dem Einlass Standzuweisungen, Schilder, Badges, Parkhinweise, Ladezone und Besucherregistrierung. Teste außerdem Strom, Beleuchtung, Mikrofone, Lautsprecher, Kartenterminals und Drucker mindestens 30 Minuten vor Beginn.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.