Checklist voor een goed georganiseerd kampeerautotreffen

Een kampeerautotreffen vraagt om meer voorbereiding dan alleen een terrein reserveren. Je moet vooraf weten hoeveel kampeerauto’s komen, waar ze staan, welke stroompunten beschikbaar zijn en hoe je route en programma deelt. Regel dieetwensen en boodschappen voordat je naar het terrein rijdt, en richt op de dag zelf eerst parkeren en registratie in. Deze checklist bevat 47 taken en 36 spullen, zodat je de voorbereiding, opbouw en ontvangst in een vaste volgorde kunt uitvoeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampeerterrein reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerindeling maken
2 personen
Programma en route delen
Stroompunten controleren
2 personen
Aanmeldlijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Servies en materiaal verzamelen
3 personen
Weersverwachting controleren
Locatie vrijmaken
3 personen
Parkeerborden plaatsen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Barbecue opstellen
2 personen
Buffettafels klaarmaken
3 personen

Event

Aanwezigheid registreren
2 personen
Gasten naar parkeerplaatsen wijzen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Rondleiding langs campers begeleiden
2 personen
Hapjes op tafel zetten
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue bereiden
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Afval tussentijds verwijderen
Verlichting controleren
Restanten veilig koelen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Campingeigendommen controleren
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten verdelen of afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Gasbarbecueaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele opladersaantal 2
Muziekspeakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Welkomstbord
Parkeerbordenaantal 8
Pionnenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen niet alleen op naam, maar noteer ook het aantal personen, dieetwensen en eventuele stroombehoefte. Met een actuele aanmeldlijst voorkom je dat je bij de registratie opnieuw moet uitzoeken wie waar hoort te staan.
Maak de parkeerindeling vóór aankomst en zet parkeerborden op herkenbare punten. Plan daarnaast iemand bij de ingang die gasten naar hun plaats wijst; dat voorkomt opstoppingen tussen kampeerauto’s.
Controleer de stroompunten op het terrein voordat je verlengkabels en stekkerdozen verdeelt. Neem ook mobiele opladers en powerbanks mee, zodat registratie, route-informatie en communicatie niet afhankelijk zijn van één aansluiting.
Koel dranken pas nadat de boodschappen zijn gecontroleerd en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Zet koelboxen en afvalbakken dicht bij de ontmoetingsplek, maar niet direct naast de barbecue.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag vóór het treffen en opnieuw op de ochtend zelf. Bouw partytenten en verlichting op vóór de eerste gasten arriveren, zodat registratie en buffettafels ook bij regen bruikbaar blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kampeerautotreffen organiseren?: Reserveer het kampeerterrein bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf, vooral als je meerdere plaatsen en stroompunten nodig hebt. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 6 weken voor de bijeenkomst, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en de parkeerindeling.
Hoeveel stroompunten heb ik nodig bij een kampeerautotreffen?: Tel eerst het aantal kampeerauto’s met stroombehoefte op en controleer hoeveel aansluitingen het terrein werkelijk heeft. Houd per aansluiting rekening met één verlengkabel en neem minimaal 2 extra stekkerdozen of kabels mee voor verlichting, koffiezetapparaten en registratie.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een kampeerautotreffen doen?: Controleer de boodschappenlijst 2 dagen vooraf en doe de houdbare boodschappen dan. Koop gekoelde producten en ijs uiterlijk op de ochtend van het treffen, zodat dranken en ingrediënten niet onnodig lang buiten de koeling staan.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een kampeerautotreffen?: Plan voor iedere aangemelde gast een stoel als iedereen tegelijk zit en voeg bij voorkeur 10 procent reserve toe. Zet de buffettafels en registratietafel apart van de klaptafels voor eten en drinken, zodat de ontvangst niet vastloopt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.