Checklist voor een kamermuziekconcert organiseren

Een kamermuziekconcert staat of valt met details die je niet op het podium wilt oplossen. Leg eerst locatie, datum, musici en repertoire vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en het programma. In de laatste week controleer je de zaalindeling, materialen, catering en bezoekerslijst. Op de concertdag zelf werk je van een lege zaal naar een speelklaar podium: stoelen, lessenaars, bladmuziek, ontvangst en drankjes in een vaste volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Concertdatum bevestigen
Musici vastleggen
Repertoire vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Programmatekst schrijven
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Musici-informatie verzamelen
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Programma laten drukken
Bezoekerslijst bijwerken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Programma's sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Instrumenten ontvangen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Entreetafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
Musici laten inspelen
2 personen
Entree bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Concert begeleiden
2 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afscheidsgarderobe bemannen
2 personen
Instrumenten inladen
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 76
Cateringtafelsaantal 4
Entreetafel
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 6
Muzieklessenaarlampenaantal 6
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-werklampenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Theelepelsaantal 60
Serveerbladenaantal 6
Waterkaraffenaantal 8

Keuken

Koffieautomatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Serveerbestekaantal 8
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 7
Bloemstukkenaantal 6
Richtingsbordenaantal 6
Programmastandaardsaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de zaalindeling vóór je stoelen en tafels klaarzet. Houd ruimte vrij voor muzieklessenaars, instrumenten, de entree- en cateringtafel en een duidelijke looproute naar de zitplaatsen.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en bepaal daarna pas de cateringhoeveelheden. Zo voorkom je dat je op de concertdag nog moet bijbestellen of aparte opties moet improviseren.
Controleer muzieklessenaars, lessenaarlampen, verlenghaspels en stekkerdozen minstens 3 dagen vooraf. Test verlichting en aansluitingen in de zaal, niet alleen thuis.
Werk de bezoekerslijst bij tot vlak voor aanvang en leg programma’s gesorteerd bij de entree. Zet richtingsborden, garderoberekken en kledinghangers neer voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Open de locatie ruim vóór de ontvangst: plaats eerst tafels en stoelen, ontvang daarna de instrumenten en leg als laatste de bladmuziek klaar. Koel dranken pas nadat de koeling, glazen, karaffen en flessenopeners op hun plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kamermuziekconcert organiseren?: Leg de locatie, concertdatum, musici en repertoire bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma en locatie definitief zijn, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kamermuziekconcert?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het concert. Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je bezoekerslijst, programma’s en cateringhoeveelheden nog kunt afronden.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een kamermuziekconcert?: Zet voor iedere bevestigde bezoeker 1 stoel klaar en houd 5 tot 10 procent extra stoelen achter de hand. Controleer daarna of de zaalindeling voldoende ruimte laat voor musici, lessenaars, entree en looproutes.
Hoeveel drank heb ik nodig bij een kamermuziekconcert?: Reken tijdens het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, verdeeld over water, koffie en andere dranken. Koel de dranken vooraf en zet waterkaraffen en glazen klaar voordat het publiek binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.